新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革探讨

刘庆平

摘 要：档案作为事业单位日常工作的重要依据，其管理工作也是事业单位管理工作的重要组成部分。新形势下，为满足国家社会经济发展对事业单位工作日益提高的要求，需要事业单位不断实现档案管理工作模式的优化与创新。本文首先分析了事业单位档案管理中存在的问题，之后阐述了新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革的有效策略，发挥档案管理的优势作用，提高事业单位管理工作的整体水平。

关键词：事业单位档案管理;管理创新;服务模式改革

事业单位的档案记载着单位成立以来的各种事项的开展过程，在事业单位各项工作的决策中发挥着至关重要的作用。新形势下，传统的事业单位档案管理人才能力不足、管理体制缺失以及管理模式相对单一和落后，已经无法适应时代和社会发展的需要。因此，事业单位需要全面落实档案管理创新与服务模式的创新与改革，进而充分发挥档案管理的服务职能，有效提高事业单位内部的工作效率和质量，促进单位的健康发展。

1 事业单位档案管理中存在的问题

1）缺乏对档案管理工作的重视程度。长时间以来，事业单位始终将发展业务和服务工作作为单位工作的重点，认为档案管理工作并不能为单位直接创造经济与社会效益，因而缺乏对档案管理工作重要性的认识与重视程度。这种错误的观念导致事业单位在档案管理工作上的资金、人力和物力资源投入不足，造成档案管理工作的效率和质量难以提升的局面。同时，单位内部缺乏有效的档案管理制度，并未明确规定档案管理人员的岗位职责，导致档案管理工作环节和流程缺乏合理性，极大降低了档案管理服务工作的水平。

2）档案管理人员的能力和素质普遍偏低。事业单位内部的档案资料种类与数量较为繁杂，因此，单位的档案管理工作具有较强的系统性和专业性，对于管理人员的能力提出了更高的要求。但根据对当前事业单位档案管理工作情况的调查结果来看，大部分单位的档案管理人员年龄普遍较大，他们缺乏档案管理的专业知识与能力，且对待工作的态度与行为举止散漫，缺乏责任心，进而导致档案管理工作的效率和质量较低。同时，档案管理人员通常由其他岗位人员兼职完成，极大增加了人员的工作量，且这些兼职人员通常缺乏对档案管理基本操作流程的了解，导致档案的分类、整理与保存工作缺乏规范性与合理性。

3）档案管理方式手段单一。受传统管理思维的影响，当前大部分事业单位的档案管理工作仍然采用纸质档案管理方式，造成档案资料经常性的缺失，对事业单位的发展造成不利影响。事业单位在档案管理工作上的投入不足，将现代化信息技术手段应用在其他业务领域，导致档案管理的数字化程度较低，且缺乏专业的档案管理硬件与软件设施，不利于档案管理服务水平的提升。

2 新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革的有效策略

1）采用信息化手段丰富档案服务内容。随着国家科学技术的不断发展，现代化信息技术的广泛应用给事业单位的各项管理工作提供了诸多便利。为实现事业单位档案管理模式的创新与升级，需要单位依据现代化信息时代发展的需求，采用现代信息化手段不断丰富档案服务的内容，扩大档案服务范畴。首先，管理人员需要依据事业单位发展的实际情况，制定完善的档案管理工作计划，明确各项环节具体采取的服务模式类型，并制定出服务模式实施的详细计划，保证档案管理工作按照计划全面落实。其次，管理人员需要建立专门的档案管理服务工作网站和平台，有效提高档案管理服务工作的效率和质量。该网站与平台采用开放的形式为单位员工提供更加便利的服务，保证各阶层员工能够全面细致的查询到所需要的档案资料，提高档案资料的利用率。此外，通过建立电子档案管理体系，将传统的纸质档案转化为数字化形式，利用网络信息技术进行加工处理，能够及时将新增的档案信息进行收集与整理，并利用互联网的强大存储能力，实现档案资料的储存与共享，提高档案管理服务工作的数字化水平。

2）提高档案管理人员的专业能力和职业素养。档案管理工作作为事业单位内部的基础性管理工作，对于单位整体的管理水平具有至关重要的意义。管理人员的工作能力与职业素养对于档案管理工作的效率和质量产生着直接影响，因此，事业单位需要提高对管理人员的教育培训力度，全面提高档案管理人员的专业能力和职业素养。首先，单位需要设立专门的档案管理工作部门，负责对单位所有档案资料的收集、归档与整理工作，为单位其他工作人员对档案资料的查询与利用工作提供更大的便利。事业单位需要招聘更多专业的档案管理人才，要求应聘者不仅需要熟练掌握档案管理专业理论知识和技能，还需要其具备较强的计算机网络技术操作与运用能力，组建专业的档案管理团队。同时，定期组织档案管理人员进行专业教育培训工作，既要强化对档案管理专业知识的学习力度，还要加强对管理人员的思想政治教育，提高他们的思想觉悟，引导其树立正确的工作态度，明确自身的管理职责，保证档案管理工作得到全面有效的实施。单位需要建立档案管理的岗位制度，提高档案管理工作的规范化和标准化程度，将档案管理工作与员工的绩效考核标准相挂钩，激发档案管理人员的工作积极性和主动性，对自身的行为进行有效约束与管理，鼓励员工不断提高自身的学习能力，吸收与借鉴更多优秀单位档案管理工作的实践经验，并结合事业单位工作的特点，有效提升档案管理工作的合理性和有效性。

3）制定健全的档案管理方法。传统档案管理方法与模式的单一在很大程度上降低了档案资料的利用率，不利于档案管理水平的提升，进而制约了事业单位健康良性的发展。因此，单位一方面要制定健全的档案管理方法，另一方面要不但强化档案管理工作的执行力度，以严格的规章制度约束管理人员的行为，有效提高档案管理工作的效率和质量。单位需要引导档案管理人员树立积极正确的档案服务理念，以热情的态度对待档案管理工作，并利用现代化信息技术提高档案管理工作水平。在此过程中，需要管理人员在日常工作中不断优化与完善档案管理工作的流程，并按照人员、财务、经营、活动、发展等方面内容对事业单位的档案进行分类，进而有效提高档案内容的专业化程度，提高档案管理的专业水准。

4）完善档案管理机制，提高档案资料的利用率。事业单位通过建立完善的档案管理机制，能够有效提高档案资料的利用率，同时保证档案的安全性与完整性。由于事业单位采用现代化信息技术手段进行档案管理，在档案管理网络平台运行的过程中，容易遭受恶意病毒软件和不法分子的入侵，进而导致档案资料丢失问题。因此，单位需要不断完善档案管理机制，建立功能全面的档案管理自动化系统，并提高系统对风险的防御能力，避免档案信息被窃取问题的发生。同时，不断强化软件的兼容性与系统运行的稳定性，确保档案管理各环节工作顺利开展。实现档案管理自动化系统与办公自动化系统功能的对接，扩大电子文件的检索范圍，有效简化了档案检索与借阅的流程，为事业单位工作效率的提升提供了有力的技术支持。

3 结语

档案管理工作在提高事业单位整体的管理水平中发挥着至关重要的作用。当前阶段，由于事业单位领导管理人员缺乏对档案管理工作的重视程度，导致档案管理人员的能力和素质偏低，且管理方法和模式相对单一和落后。因此，新形势下，事业单位需要不断优化与改进档案管理创新与服务的模式，提高管理人员的专业能力和职业素养，以制度为依据有效提高档案管理工作的规范化程度，进而有效促进事业单位的繁荣发展。

参考文献

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