有关如何建设基层数字档案室的思考

张敏

摘 要：基层数字档案室建设是时代发展的必然趋势，也是提高基层档案管理水平的重要举措。本文在简要分析基层数字档案室建设现状的基础上，探讨了基层数字档案室建设路径。

关键词：基层数字档案室;建设;思考

新时期，社会各领域处于转型发展的关键时期，基层档案管理亦是如此，唯有重视基层数字档案室的建设，才能为提高基层档案管理水平和工作效率提供保障。如何在实践中，加快建设基层数字档案室已经成为基层档案管理相关人员重点思考问题。基于此，本文对“如何建设基层数字档案室”展开深层次分析具备一定的现实意义和实践价值。

1 基层数字档案室建设现状分析

1.1 地区发展失衡

因经济社会发展和历史等因素，对基层数字档案室建设造成了一系列影响，当中不乏积极影响，也不乏消极影响。现阶段，我国大部分基层档案管理受制于经济条件影响，大部分以纸质档案为主要载体进行管理，数字化建设程度亟需提高。尤其是一些偏远地区的基层档案管理工作，档案收集、整理、利用等一系列操作，均是以人工方式进行操作，无法满足当前用户对档案资源的个性化需求和多样化需求[1]。而经济发达地区，基层档案管理部门基本实现了档案数字化管理，且在日常管理中开始正常运转，为用户提供了高质高效档案服务。正因如此，我国基层数字档案室建设出现了不均衡性。

1.2 信息整理工作难度大

现如今，我国基层档案管理工作中，产生了大量冗余数据，一定程度上浪费了大量空间资源，且不利于档案管理水平和档案资源利用率的提高。因此，基层数字档案室建设过程中，需重视数字档案资源归档材料的再加工，以此减少档案资源重复问题。部分基层档案管理工作虽实现了电子档案形态，但是由于不受制于档案资源存储空间限制，造成数字档案资源重复和冗余，集中体现在基层普法性文件在不同部门档案中重复出现、部分档案室内外实现数字化，从而使得大量档案信息资源冗余[2]。另外，部分档案信息资源因业务工作需求，出现了交叉归档问题，从而引起档案信息冗余和重复问题。正因如此，基层数字档案室建设中，因档案信息资源重复和冗余，使得档案信息整理工作难度加大，不利于基层数字档案室建设。

1.3 缺乏统一标准和专业人才

新时代，各级政府机关虽意识到数字档案室建设的重要性，并且在部门工作中开展了档案数字化工作，建立了数字档案室。但是数字档案室建设过程中，因缺乏统一标准和信息接口，致使不同地区数字档案室建设各自为政，各自使用不同的档案管理系统，甚至出现了不同档案存储系统，这种情况下，档案信息资源共享成为一大难题，且会给异构档案资源互通产生巨大负面影响，从而不利于档案信息资源利用率的提高[3]。

基层数字档案室建设，需大量具备专业素质的人才提供保障。但是近些年来各级部门虽高度重视数字档案管理工作，但是作为国家政策的执行者的基层档案管理部门来说，在建设基层数字档案室时，出现了严重问题，即缺乏专业人才，尤其是当前部分基层领导人员尚未意识到基层数字档案室建设重要性，致使档案管理人员工作积极性受到显著影响，一定程度上影响到基层数字档案室建设。除此之外，基层档案管理部门面临人员专业知识结构和职业道德素质缺乏问题，同时基层档案管理人员本身就缺乏学习和培训机会，对当代数字化技术的应用缺乏认知，从而给基层数字档案室建设产生了重大负面影响。

2 基层数字档案室建设路径分析

2.1 建立合理的数字档案管理机制

首先，基层数字档案室建设过程中，需建立基层数字档案室建设的组织领导，且将基层数字档案室建设纳入基层工作总体规划当中，进行整体规划和统筹设计，严格遵循分步实施原则，逐步推进基层数字档案室建设工作。其次，确定基层数字档案室人员编制，明确岗位职责的前提下，配备和基层数字档案室建设相应的高素质专业性人才，为顺利推进基层数字档案室建设工作提供人才保障[4]。再次，完善基层数字档案室建设制度，依据基层数字档案室建设工作需求，立足于基层数字档案室建设现状，建立完善的基层数字档案室建设相关制度和相关规范。例如：电子档案信息资源归档制度、数字档案资源使用管理制度、档案数字化管理流程等，为推动基层数字档案室建设提供制度保障。

2.2 加强基层数字档案室软硬件平台建设

基层数字档案室建设过程中，除了完善制度之外，还需要重视基层数字档案室软硬件平台的建设，具体包括两个方面的内容：首先，依据基层数字档案室建设需求，配备齐全的计算机网络硬件设施和设备，在保证档案信息资源安全的基础上，构建局域网，并接入到基层数字档案管理系统中。计算机网络硬件设备和设备是收集、整理、存储档案资源的重要物质基础。因此，基层单位需结合自身实际情况，遵循节约成本、便捷等原则，为基层配备齐全的计算机硬件设备，具体包括大数据存储运、计算机终端、档案信息数字扫描仪等[5]。档案信息资源作为一类特殊的资源，具有重大利用价值，且具备海量化特征。因此，基层数字档案室建设时，需密切关注数字档案的安全程度。基于此，基层单位可考虑采用SAN 、 基于大数据技术的存储构架海量存储设备等进行存储档案资源。其次，建设基层数字档案室软件平台。基层单位档案信息化建设过程中，数字档案管理软件平台是档案数字管理的重要组成部分，也是实现档案数字化管理的前提，尤其是在档案信息资源采集、整理、存储等一系列操作中，管理软件发挥着重要作用。因此，基层单位需重视基层数字档案软件建设，具体到实践行动中，具体包括业务功能需求、标准化规范建设、软件平台设计、系统开发和测试等多个环节，是一项复杂的系统工程，基层单位受制于条件不足，无法直接完成基层数字档案软件建设任务。因此，档案管理部门需在基层数字档案室建设平台设计和研发方面，进行适当的拓展，加强一些关键软硬件设施和系统维护的建设。

2.3 统一标准和培育专业人才

新时期政府单位需深刻认识数字档案室建设的重要性的基础上，在实践行动中重视数字档案室建设，且在建设中，需统筹考虑区域经济发展状况，加强顶层设计，制定统一标准和信息接口，有机整合各地区数字档案室建设，为实现档案信息资源共享提供保障，同时为异构档案资源互通提供保障，从而有效提高档案信息资源利用率。除此之外，基层数字档案室建设，需大量具备专业素质的人才提供保障。针对基层单位人才不足问题，有必要加强基层数字档案室建设重要性宣传，使得基层领导干部意识到数字档案管理工作的重要性，促使其为基层数字档案室建设中积极提供方便。同时，加强基层档案管理人才培育，不断传授计算机、大数据、档案管理等领域的最前沿知识，有效提升档案管理人员综合素质。同时，强化档案管理人员职业道德教育，促使其自觉规范做好档案管理工作，以此推动基层数字档案室建设。

3 结语

总之，基层数字档案室建设是提高基层档案管理水平的重要举措。因此，基层单位有必要立足于基层数字档案室建设现状，积极构建完善的基层数字档案室建设管理制度，并重视标准的统一和人才的培育，以此加快基层数字档案室建设。

参考文献

[1]吴尚芸.如何建设基层数字档案室[J].兰台内外，2019（23）：52-53.

[2]何美华.基层公安机关数字档案室建设思考[J].办公室业务，2018（10）：181-182.

[3]卢雅楠.基层数字档案室的建立与探索[J].兰台世界，2017（S1）：9.

[4]王春晓，张建铭.基层科研所数字档案室建设思路研究[J].兰台世界，2017（07）：40-42.

[5]朱妍霖，王琳.基層数字档案室建设之我见[J].四川档案，2016（03）：27-28.