新形势下如何做好档案利用服务工作

赵文

摘 要：从我国现阶段档案利用作用以及档案利用现状来看，有效分析影响档案利用服务工作的原因，结合新形势下如何做好档案利用服务工作这一主要思想，笔者通过对档案利用服务工作的现状和原因进行深入分析探讨，得出结论并采取通过对强化服务意识、转变服务方式那有效为群众解决问题，进一步完善相关档案利用工作服务平台，使得相关档案利用服务工作公开透明化，接受群众的监督等等，让档案利用发挥其本身的最大价值，有效为人民群众提供服务。

关键词：档案利用;新形势下;原因与策略

档案利用主要是指档案利用者通过档案利用工作系统来寻找或者查询到相关有效、需求的档案信息，使得相关档案信息资源能够得以有效利用，是档案信息资源作用得到发挥，而在新形势下随着社会经济的不断高速发展，社会各方面对于档案信息资源需求越来越大，档案信息资源正以各种各样的形式出现在人们生活当中，档案信息资源已经成为人们生活当中的重要内容，同时，由于档案工作的最终目的是以达到档案需求者的目的，从新形势下各级政府部门以及事业单位进行相关档案利用服务工作，其最终的目的都是服务国家和人民，为实现我国档案利用服务工作现代化建设而努力。

1 档案利用服务工作在现实生活中的应用

档案利用服务工作可以通过多种方式来为相关档案资料需求者提供信息服务，例如，可以使得相关群众利用档案来证明亲属关系或者证明其他个人信息等，同时，工程师还可以利用相关基建档案信息资源来有效地进行建筑修缮工作，以及律师还可以利用相关档案来为案件诉讼提供有力的证据支持等等，档案信息资源是现阶段人们生活当中必不可少的一项资源，档案既能够呈现其真实性以其说服性，同时还能够有效的记录各方面最为原始的信息，从现阶段档案利用服务工作来看，各级政府以及相关事业单位开始对档案服务工作加以重视和不断完善，使得相关档案能够有效的传续下去，使其为相关需求者提供更好的便利，充分有效地来发挥档案其本身的作用和价值，有效满足人们对相关档案资源的需求，从而更好地为人民服务。

2 档案利用服务工作的现状及原因

1）遵循着旧的管理模式。从现阶段档案利用服务工作管理模式来看，大多数档案管理模式仍然遵循着旧的管理模式，利用现代化信息技术来进行档案管理工作还没有全部深入到位，许多档案馆仍然采取旧的管理模式，没有有效利用信息化技术，从而导致其被动的进行上门服务等工作，使得相关工作者工作量大但是效率却非常低的情况出现，同时也不能够及时有效地让档案资源需求者方便快捷的快速利用到所需的档案信息资源。

2）没有正确认识档案利用和档案的关系。由于在档案利用服务工作当中，经常涉及一些私人档案或者保密档案，由于档案内容较为敏感而不能够对外进行公开，这使得有部分档案工作者不能够正确认识档案利用和档案之间的关系，其认为档案保密与档案利用是相互排斥的，相关工作者过于在乎档案保密工作，从而导致档案不能够被有效利用，使得档案信息资源只是摆设，不能够有效发挥档案利用的社会价值，同时也有一些档案由于涉及保密信息，而相关工作者没有对保密档案进行归类和确认信息方向，从而导致社会各界不能够在相关档案馆寻求到自身所需或是所想利用的档案，这也使得相关档案不能够被有效利用，从而失去了其存在的意义。

3）馆内结构不够丰富。从现阶段大部分档案收藏馆内部的档案资源信息种类发布来看，主要是以党政机关单位的文件为主要文件，由于政府相关资料档案较为多，在某一事件或是某一地区的相关专门人民档案资料所占的比重较小，这在一定程度上使得馆内由于档案信息资源不够丰富，导致其在利用程度上十分之少，再者，由于馆内许多档案以文字性的纸质档案为主，而相关照片或是影像等档案所占比例不多，再利用相关资料过程当中就不能够有效地来进行分类寻找，同时由于现阶段信息技术的不断高速发展，纸质文字档案相关资源不能够有效地满足群众对于档案信息的需求，相关档案利用服务工作必须丰富其馆内的档案信息资源。

3 新形势下档案利用服务工作的重要性

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，是党和国家事业发展、社会治理过程中不可或缺的一项基础性、支撑性工作，是一个地区经济社会发展水平和文明程度的重要标志。档案工作是中国特色社会主义的一部分，档案工作也进入了一个新时代。在新形势下，我们档案服务部门如何创新服务方式提高文件利用服务能力和水平，对档案事业更好的地为党和国家为人民服务具有重要意义。

4 新形势下如何做好档案利用服务工作

1）强化服务意识，转变服务方式。为解决群众，尤其是上班族没时间前往查阅档案，设立假日服务岗可以方便群众，利用工作日中午、周六、周日等休息时间提供预约服务，市民可电话、网络等便捷方式预约，为老弱病残群众提供预约上门服务。设置AB岗，保证不空岗不缺位，任何情况都不延误工作的正常处理。

2）优化办事流程，服务便民利民。简化办事环节和手续，优化服务流程，明确标准，查询政府公开文件内容无需群众提供身份证明以外任何证明，让群众办事更简捷更方便。实现“一窗通办”，切实做到便民利民惠民。

3）主动接受群众监督，不断提升服务质量。印制办事指南，办事流程简便清晰，服务过程公开透明，切实保障群众的知情权、参与权和监督权。在服务窗口处放置意见薄、办事满意度测评表等，广泛征求办事群众对窗口服务质量的意见和建议，不断改进工作方法，提高文件、信息管理水平面，提升服务质量。

4）完善服务平台。多渠道提供咨询服务，指定专人提供咨询服务，并能够进行预约。电话、邮件咨询应做到畅通有效、回复及时。开发手机APP及微信公众号，紧跟时代发展潮流，拓展服务方式，让大众更加便捷地查阅和利用政府公开信息。

5）加强十九大精神学习和培训。加强十九大精神学習和培训可以很好的培养和不断提升档案工作者的职业操守、文化素养和专业能力。不断完善现场和非现场服务措施，服务态度热情诚恳，用语文明礼貌，服务方式简捷便利。

6）加强档案收集整理。对移交单位制定好时间，依照时间移交文件。文件收入库房后对一些利用率特别高的单位进行及时数字化工作，例如：人力社会资源保障局，每年利用率比较高，及时数字化可以缩短流程，不用调阅原件，直接窗口即可查阅打印，大大缩短了办事时间从而提高了效率。

5 结束语

档案的接收和管理工作最终的目的都是为了让相关档案能够被很好的利用，从而有效实现其存在的社会价值，档案利用服务工作可以通过强化服务意识来有效转变相关工作者的服务方式，并实现让群众监督方式来不断提高档案利用服务质量，在档案服务工作当中，最为重要的一点是加强相关档案收集整理工作，并做好相关档案宣传利用工作，使得人们更能直观和深入的了解到档案存在的社会价值以及其作用性和重要性，从而为档案工作发展奠下良好基础，促进相关档案服务工作的开展。

参考文献

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[2]黄存勋.走向公开：创新档案利用服务机制的最佳切入点[J].档案学通讯（1）：41-41.

[3]林敏，叶敏.谈青年档案工作者与档案利用服务理念——以广州军区档案馆档案利用服务工作为例[C].档案事业发展与青年档案工作者的责任：2010年全国青年档案工作者研讨会.2010.