基于资源效益评价的采购策略制定——以中国科学院研究所图书馆为例

李朝阳，庞弘燊，覃筱楚

（1．岭南师范学院图书馆；2．广东沿海经济带发展研究中心；3．深圳大学图书馆；4．中国科学技术信息研究所；5．中国科学院广州生物医药与健康研究院）

电子资源建设的绩效需要被评价，从而确定所采购的电子资源是否具有可用性和有用性。［1］建立图书馆电子资源选择标准体系是图书馆选购的电子资源是否能够满足用户需求的核心和关键环节。［2］国际图书馆协会联合会（InternationalFederation of Library AssociationsandInstitutions，IFLA）定义图书馆绩效评价是图书馆正在做的（绩效）和其使命以及想要达到目标之间的比较。［3］肖珑等认为评价电子资源可以促进电子资源整体优化建设、提高电子资源利用率、了解用户需求、评价相关服务、使传统出版物建设得到合理调整。［4］电子资源效益科学的评估策略可以帮助图书馆更好地确立资源采购目标，便于图书馆决策层或决策部门制定采购战略规划，有利于电子资源、人力资源和技术的优化配置和有效运行，有利于明确用户需求与图书馆实际服务之间的差距，从而提升图书馆的服务水平，最大化发挥图书馆电子资源的作用。

1 基于资源效益评价采购策略制定的理论支撑

1.1 采购策略制定的前提、原则

随着数字资源采购成本的上升，采购经费越来越紧张。中科院下属各研究所图书馆的经费主要来源于财政拨款，一小部分来源于研究所的项目经费，因此对于资源效益评价的要求更为迫切，每一分钱都要产出效益、服务科研。国内学者对数字资源绩效评价原则进行了深入的探讨，提出了诸多原则，盛小平认为，数字图书馆馆藏评价原则包括可靠性、合理性、可用性、全面性、权威性、时效性和经济性等；［5］索传军认为，数字馆藏评价原则包括准确性、可靠性、科学性、实用性、全面性、可获得性、特色化与协调性、时效性、共享性和经济性等；［6］马费成提出，数字信息资源利用绩效评估的八项原则包括目标导向性、可行性和实用性、科学性和差别化、客观性和真实性、通用可比性和连续稳定性、经济性、公平性和公开化、定性和定量相结合。［7］可见，可用性、经济性原则为三者共同看重并着重强调。因此，在制定采购策略时，基于资源效益评价采购策略制定的原则应当用最优化经费支出保证资源利用率的最大化，同时保持适度的增长以满足主要用户的资源需求。

1.2 采购策略制定的原理

对数字资源绩效评价产生重要影响的理论有系统理论、GAP差距理论、可用性理论、效果评价理论、成本效益分析理论、用户满意度理论等来源于图情领域外的理论和文献资源保障理论、文献资源配置理论、文献资源共享理论、信息生命周期理论等来源于图情领域内的理论。显然，基于资源效益评价的采购策略需要遵循图情领域的重要理论，但在操作上更侧重于可用性理论、效果评价理论、成本效益理论和用户满意度理论。可用性理论多从有效性、易用性和满意度三个维度来对图书馆采购的资源进行效果评价。效果评价理论用于评价图书馆所采购的资源对用户价值大小和影响程度，在分析制定数字资源采购策略时，大致可以从7个方面入手：成本是否大于收益、是否以有限经费为用户提供了更多学科和类型的数字资源、是否填补了数字资源相关领域需求空白、是否降低了馆藏数字资源重复度和交叉度、是否提高了馆藏数字信息资源利用率、是否提高了用户数字资源利用满意度、是否支持经费紧张时数字资源采购取舍决策。成本效益理论为解决这些问题提供了很好的方法。用户满意度理论的运用有助于减小图书馆用户数字资源期望质量和感知质量之间的差距。

1.3 采购模式的选择

目前，主要有四种常用的采购模式：自主单独采购、集团采购、政府采购、资源用户驱动采购（Patron-Driven Acquistion，PDA）。这四种采购模式各有特点，相互补充，分别适用于不同类型的电子资源（见表1），在采购过程中，图书馆可根据自身经费现状和数据资源需求选择一个或多个采购模式，进行相应的组合及优化调整。如高校图书馆大多以自主采购为主，以集团采购、PDA为辅，公共图书馆一般以政府采购为主，中科院下属各科研院所图书馆主要以集团采购为主、自主采购与PDA为辅。

表1 四种常见资源采购模式对比

2 采购策略制定的参考要素和流程设计

2.1 图书馆采购策略制定的一般流程

（1）采购资源符合单位业务发展。张晓林分析了国家科学数字图书馆数字资源采购的技术要求，［8］强调数字资源的采购应该符合单位业务发展的需要。数字资源采购是馆藏数字资源建设的初始环节，应与其本身业务发展战略相适应，且能支撑业务发展各环节及需求。

（2）采购预算与使用成本。数字资源采购的数量取决于图书馆每年的采购经费，因此，图书馆应在综合考虑已选数字资源定价模式、年度使用价格、涨价幅度及单篇使用成本的基础上，保障原有数字资源采购经费按使用计划实施，并根据拟采购数字资源筹措经费及试用情况，决定是否纳入采购计划。

（3）采购资源的使用质量。在续订或新增采购时，图书馆应主要看重所采购数字资源的使用质量，如年度下载量和年检索量、内容质量、数据加工质量、数据格式、服务响应时间等，一般可对拟采用数字资源进行试用，再根据试用效果进行取舍。

（4）其他要素。如，能否对本馆已有纸本资源进行补充、能否提高本馆资源保障率、数字资源服务支持程度如何、长期保存的方式和许可使用方式如何、在电子资源使用过程中的知识产权纠纷等。

从以上四要素出发，大多数图书馆制定的采购策略流程见图1。下文以中国科学院研究所图书馆为例，说明科研院所图书馆如何从这四个要素出发进行采购策略的制定、选择和优化。

图1 制定采购策略的一般流程

2.2 中国科学院研究所图书馆采购策略制定的流程设计

中科院研究所科研人员所需的科技文献必须具备专业性、关联性、高效性、实用性等特点，而图书馆资源采购要对科研人员的需求予以满足。专业性决定了他们需要学科领域内最顶尖、最权威的科技文献资源；关联性决定了他们需要交叉学科的最具可靠性的关联科技文献资源，因此要分析科研人员的显性信息需求、预测隐性信息需求；高效性决定了他们所需的资源须即查即得、使用方便，最大限度地减少使用障碍；实用性能够保障科研人员科技文献使用效果，区别于一般搜索引擎所获取的文献信息。

中科院文献情报中心计划在全院科技文献资源保障体系建设规范的指导下，建立研究所科技文献资源保障分析与规划机制，促进研究所资源获取能力和成本效益综合最大化。目前，已初步建立了研究所资源保障分析方法，提出的保障方案符合科研人员对科技文献信息的需求，对研究所资源保障建设起到了积极的推动作用。优化后的中科院研究所图书馆在制定资源采购策略时主要从确定分析目标、资源需求分析、保障现状分析、保障方案规划等方面进行（见图2）。

图2 资源采购策略制定流程设计［9］

3 基于资源效益评价的中国科学院研究所图书馆资源采购策略制定

3.1确定分析目标——目标分析策略

制定资源采购策略的第一步是考虑采购的电子资源是否符合单位业务发展，需要明确研究所的科研特点、科研领域和发展方向，界定其所涉及的研究领域、学科布局和关联领域，对学科领域和关联领域的主要发文国家、发文机构和核心期刊进行调查。从需求调研、使用统计、问题收集等工作入手，对比分析本研究所的发文期刊、引文期刊和对高影响期刊的目标要求，并依据期刊使用频次对期刊的目标需求进行统计汇总和分析（见图3）。

图3 分析流程 ［9］

3.2资源需求分析——需求分析策略

中科院在集团采购中坚持“需求优先”，［10］资源需求分析是资源采购最重要的策略之一，系统、科学的需求分析有助于提高资源利用率。在采购策略制定之前，应广泛开展科研人员科技文献需求调研，掌握科研人员实际科技文献需求特点及其规律，为建立以需求为导向的电子资源保障体系提供依据。该阶段主要通过科研人员发文和引文需求分析、文献传递需求分析、问卷调查分析、与科研人员和学生座谈交流等方式调研一线科研人员的需求。

（1）需求调查。调查的主要内容包括科研用户的常用资源及获取渠道、所属学科的前沿领域及发展态势、获取资源的难易程度和行为特点、潜在的和个性化的需求。

（2）统计方法。统计本机构纸质书刊、文献传递、网络资源、OA资源库、电子资源数据库等方面的使用量，数字化科研情况下采用数字化期刊库统计数据。

（3）需求分析（见图4）。通过数据库和相关工具统计分析本科研机构使用的科技文献资源，关注本机构的现实需求；使用分析工具、主题分析和专家咨询等方法，对比同类型科研机构科技文献资源使用情况，发现本机构科研人员的潜在需求；分主题掌握全球高影响力的学科领域科技文献及期刊资源现状和利用趋势，保障最前沿领域的文献需求。

图4 科研用户电子资源需求分析

电子资源需求调研对象范围广泛：① 机构对象（本机构、同类机构）、人员对象（科研人员，研究生、本科生）；② 资源类型（中外文期刊、相关数据库）；③ 时间范围（近五年、完整年度范围、根据本机构专业变化情况限定时间范围）；④ 文种类型（中外文文献）；⑤ 分析工具（TDA、Endnote、Excel等工具以及WOS、EI、CNKI等数据库平台的分析功能）。

3.3保障现状分析——缺口发现策略

根据科技文献资源保障需求的调研结果来分析定位所需资源，同时考量所采购资源的采购模式、利用需求、服务支持需求、互操作和集成需求、长期保存需求、使用许可及知识产权纠纷等因素，分析现有资源的保障程度，并分析采购的电子资源是否存在缺口、缺口在何处、如何弥补（见图5）。如，中科院生物类研究所图书馆通过明确目标、需求调研、发现缺口的分析方法完成了《中科院广州生物医药与健康研究所科技文献资源保障年度分析报告》，从而分析目标机构科技文献需求的保障程度。

图5 分析用户电子资源缺口

3.4保障方案规划——规划布局策略

规划保障方案时要充分利用需求的调研结果，使资源利用效益最大化。Bertot等认为图书馆的服务与资源能达到六种效果：经济效果、学习效果、研究效果、信息交流效果、文化效果、社区效果，而这些效果体现的正是图书馆的价值；［11］任传荣等认为电子资源的学术效益评价反映了学术类电子资源对高校科研活动、学术研究产生的影响和效果。［12］因此，图书馆应根据资源需求分析和保障现状分析结果综合考虑，提出保障建议和方案，再根据本单位电子资源采购经费预算与使用成本的预算进行挑选，在保障资源最大化使用效益的前提下进行电子资源的采购。

4 资源效益评价与数字馆藏规划的平衡策略

4.1 电子资源馆藏最优规划方式

张丽英在考察了中科院多级分担的经费模式后，认为数据库采购经费可持续保障模式需要各利益主体树立生态观的思维，在数据库生态系统中保持各主体之间的利益平衡。［13］电子资源馆藏最优规划中着重考虑的因素包括电子资源馆藏量、学科覆盖面、重复程度、结构体系、分类组织、更新频率、用户使用评价，［14］12-13电子资源馆藏最优规划的过程体现的是电子资源馆藏所含信息由藏到用的过程，强调资源质量内容及覆盖面，在规划建设中必须注意学科、信息形式及各学科不同需求之间的平衡。

4.2 电子资源效益评价最优组合的方式

通常来说，电子资源的数量、质量与采购产生的效益成正比，即电子资源的数量多、覆盖面广、质量高，其电子资源建设效益就好。但实践中，电子资源采购的效益同时受到管理、技术和服务水平等因素的制约。因此，要从电子资源建设的影响要素出发，优化效益评价组合。① 采购资源符合单位业务发展和学科布局。图书馆的电子资源应当根据单位业务发展情况与学科布局等特点进行采购，以满足单位主要科研用户的信息需求，为单位或者图书馆各项业务服务的开展提供支持。② 最优化采购资源的经费预算并合理化维持使用成本。根据电子资源的定价模式、资源价格、年涨价幅度以及单篇全文下载（检索）成本等因素考虑选购电子资源，最优化使用经费，并使各电子资源的单篇使用成本维持在合理水平上。③ 准确评价采购资源的使用质量。在续订或者新增采购的电子资源时，能准确评价所采购电子资源的使用质量，如年度下载（检索）量、内容质量、功能完善度、使用便捷度、数据加工质量、数据格式、服务响应时间等，选取优质有效的电子资源进行采购。④ 充分考虑采购资源的其他要素，扬长避短。如，对本馆已有纸本资源的补充、对本馆的资源保障率及数据库商电子资源服务支持程度、长期保存方式和许可使用方式，以及在电子资源使用过程中的知识产权纠纷等。

4.3 资源效益评价与数字馆藏最优规划的平衡

数字馆藏最优规划强调电子资源质量内容及其覆盖的广度和深度，而资源效益评价更看重电子资源在使用过程中产生的效益是否最大化。如果能做到电子资源效益评价最优组合和数字馆藏最优规划的平衡，将能实现图书馆年度电子资源订购的最优配置，对节约电子资源采购经费、提高电子资源建设效益、有效满足用户需求都有重要的现实意义。① 强化“面向单位科研学科特点，面向一线科研用户需求”的电子资源选择理念与模式。根据单位业务发展情况和学科布局等进行电子资源的采选和订购，定期调研一线科研用户的需求，在资源选择过程中强调用户参与，分析用户现有、潜在与未来可能的信息需求与变化特点。② 制定科学系统的电子资源馆藏发展战略。利用电子资源使用统计分析工具分析电子资源实际使用情况，如数据库使用量、科研用户发文期刊和所在研究领域顶尖期刊、用户原文传递统计等。在续订或新增采购电子资源时，图书馆需要准确评价所采购电子资源的使用质量，同时，在最优化采购资源经费预算、合理化维持使用成本的情况下，最大化电子资源馆藏的采购数量，优化学科覆盖面、重复程度、体系结构。③ 综合其他因素考虑对电子资源馆藏的采选与效益评价。图书馆电子资源馆藏评价与图书馆所在科研机构自身特有的环境变量密切相关。横向看，各科研院所的师资力量、馆藏发展政策、用户结构、用户需求等因素决定了其建设数字馆藏的规模、质量等；纵向看，各科研机构处在不同的发展时期，其馆藏发展目标、用户结构也一直处于变化中。资源本身是否适合用户，要从资源存在到被组织传递、再到被用户利用的全过程来衡量。［14］25在兼顾馆藏电子资源的“藏”与“用”的过程中，要尽量保障电子资源的连续性采购，兼顾资源效益和数字馆藏的最优规划，使得电子资源馆藏适合用户需求和整体馆藏建设。