高中档案管理现代化建设研究

张平存

【摘要】21世纪信息技术在档案管理中得到全面推广和应用，取代了传统的信息传输渠道单一、资源共享网络不畅、档案资料收集效率不高的管理模式，逐步朝着规范化、信息化、现代化管理方向迈进，开辟了高中档案管理的崭新格局。因此，本文将结合高中档案现代化管理的理念精髓，针对档案管理现代化建设的有效策略展开全面论述。

【关键词】高中档案;现代化建设;有效策略

高中档案是广大任课教师教学实践、科研攻关的重要参考资源，是各级领导以及教务工作者开展各项工作的有力依据，同时也为学校精神文化建设、校园建设提供了真实、确凿的历史数据信息。随着信息技术的飞速发展，高中档案管理的现代化建设进程逐步加快，档案的实用价值也逐步得到切实体现。

一、顺应潮流，与时俱进

近年来，互联网、大数据、数字技术实现跨越式发展，推进了社会各行各业的信息化发展进程，同时，也使高中档案管理迎来了黄金发展期。在新形势、新背景下，高中档案管理人员如何突破传统的档案管理瓶颈，构建一个信息海量、资源共享、服务高效的现代化档案管理体系，是当前档案管理各项工作的重中之重。

（一）应用信息技术，简化办公流程。对于学校而言，档案管理的先进与否直接关系到整个学校基础管理工作的质量优劣，同时也牵涉学校的对外形象，因此，加快建设档案管理现代化体系迫在眉睫。目前，学校的档案管理已经建立了比较成熟的信息管理系统，档案管理人员应依托于现有的信息技术，不断创新管理模式，不断优化办公和精简办公流程，使档案管理实现信息化，办公流程实现自动化。比如在档案归档过程中，需要建立卷号，打印卷皮，档案管理人员在借助于计算机中的专用档案卷皮设计软件，事先预设好卷皮尺寸、页边距、字体、字号大小等技术参数，然后形成一个固定模式的电子模板，当涉及到打印卷皮的工作内容时，管理人员可以直接从存储硬盘当中调取电子模板，只需要改动文字与归档日期，就可以快速输出档案卷皮，既节省了建档、归档时间，同时，也统一了卷皮格式，大幅提升了工作效率。

（二）无纸化办公，共享式资源。信息技术的高速发展催生出一种新式的档案类型，即电子档案，该类型的档案具有信息存储量大、占用空间小、资源更新便捷高效等特点，受到档案管理人员的普遍青睐。电子档案的推广使用也逐渐淡化了纸质档案的实用功能，逐步形成了一个无纸化的办公环境，不但节省了购买纸张的投入成本，同时，也为档案查询、档案借阅提供了便捷渠道。比如过去，如果任课教师要查询往年的具有代表性的课程教案，需要翻阅大量的逐一核对教案的年限与具体日期，由于教案的归档名目具有较高的雷同率，教师在查询时，往往依次对档案名目进行筛选，浪费了大量的宝贵时间。而建立了电子图书以后，任课教师只需要在计算机系统中的查询栏内输入档案的名目、年限等信息，查询界面就会立即出现教师所需要的档案资料。此外，档案管理人员借助于互联网技术，网罗多方面档案资料，比如关于学校的时事报道信息、表彰通告，其他学校的管理经验、教学经验、科研信息等，都可以作为电子档案资料存储在档案管理系统或者云数据库当中。这种便捷高效的网络资源共享模式不仅丰富了学校档案室的馆藏内容，而且也对提升学校的管理水平、教学水平提供了全方位、多元化的信息资源。

（三）资源转换快捷，检索通道高效。学校档案管理人员可以借助于现代化的电子设备随时随地将现有的纸质档案转换为电子档案资源，比如扫描仪、数码照相机、数码摄像机等，这些高科技电子工具能够快速扫描或者提取纸质档案的内容，进而将纸质档案转换为图片格式、视频格式的电子档案，如果档案资料需要重新进行编辑，也可以将图片格式转换为word或者wps的可编辑文档格式，为档案管理人员提供了便利条件。而依托于大数据技术建立的档案数据库，能够同时存储巨量的档案信息，包括文字信息、图片信息、声音信息、视频影像信息等。档案查阅人员只需要登录档案信息系统，就可以直接在检索界面搜索到所需的内容。比如学校基建办需要查阅2016年度的学校教学楼扩建资料，查询人员登录系统后，进入资源检索界面，输入“教学楼扩建”“2016”等关键字词，检索界面就会立即出现该年度的档案资料，如果需要纸质资料作为参考，既可以查阅档案室的纸质档案，也可以通过打印的方式，直接输出所需的资料内容即可。

二、管理科学，拓宽视野

高中档案管理人员应始终具备信息化、数字化、科学化的现代化建设理念，并将这一理念渗透到实际工作当中，使管理人员树立高度的主人翁責任意识，不断拓宽视野，紧跟时代发展潮流，做到机制创新、理念创新、技术创新、服务创新、管理创新，为学校档案的现代化建设保驾护航。

（一）树立管理超前意识，提高专业技能水平。信息化技术在学校档案管理工作当中根深蒂固，而档案管理人员经过长时间的适应过程，也逐步对档案信息化管理产生了正确认知。由于档案信息管理系统接入互联网或者内部局域网，极易受到网络病毒、网络黑客或者内部人员的攻击，导致档案信息泄漏，给学校造成无可弥补的损失。基于此，各级管理人员应当树立档案管理的超前意识，凡事未雨绸缪，制订档案信息化管理的风险防范机制与应急事件响应机制，确保学校档案的安全性。比如在安全风险防范方面，档案管理人员可以协同信息技术人员设置系统的登录权限，通过身份证号码认证、指纹识别、刷脸识别、复杂密码认证等措施，限制学校以外的其他人登录系统，同时在系统内部设置一道坚固的防火墙，以阻挡网络病毒与黑客的入侵，避免学校重要信息的外漏。此外，档案管理人员必须不断学习新技术、新方法，通过内部培训、外部培训、远程培训等方式，夯实专业知识基础，提升专业技术水平，提高个人职业素养，打造一个高水准、高科技含量、高安全性能的现代化档案管理格局。

（二）模拟人工立卷，规避人为失误。计算机技术的迅猛发展衍生出诸多新功能，比如计算机系统的模拟功能，可以模拟人工立卷的工作流程，程序员只需要将档案管理人员的日常工作流程以程序代码的形式输入计算机系统当中，就可以实现这一模拟功能，该功能可以对档案立卷的全过程进行虚拟化的模拟操作，将人工操作的每一处细节通过可视化的模拟界面展现出来，管理人员可以清晰地观看模拟过程，进而及时查找出存在的问题，程序员根据问题点，对程序代码重新进行修改，保证模拟过程准确无误。这种模拟人工立卷的方法，能够有效避免人为失误情况的发生。比如在人工立卷时，由于档案管理人员的疏忽，在录入归档日期时，将2019年打成了2010年。如果不通过仔细检查，管理人员很难发现这一错误，而模拟人工立卷时，每录入一项内容时，系统内部的自动检测功能就会发挥实时监测作用，及时纠正错误，为归档资料的真实准确性提供了坚实保障。

（三）加大投入力度，做好巡视监督。学校档案属于涉密信息，因此，在安全管理方面必须加大投入力度，进一步完善档案管理的硬件设施，比如纸质档案的存储空间、信息化管理的终端控制机房、相关电子设备以及附属设施等。由于信息化管理需要计算机、网络通信工具、移动电子设备的支持，而任何一个电子产品均有使用年限及使用寿命，这就给信息技术管理人员以及档案管理人员提出了更高的要求，在日常工作当中，管理人员应不辱使命，对档案管理系统涉及的软件与硬件设施、设备进行巡视检查，如果发现系统故障，应及时予以解决，以防止档案信息泄漏。此外，由于档案查询人员的人为操作失误造成硬件损坏或者信息丢失的，必须层层追究责任，并根据学校内部的奖惩机制，对责任人进行严肃处理。

三、结束语

高中档案管理的现代化建设是一项长期而艰巨的任务，单单依靠于档案管理人员的个人能力远远不够，必须动员与集合全学校各级领导、教务人员以及广大教师的力量，用积极进取的精神、开拓长远的视角、现代科学的理念将档案管理工作做扎实、做精细。同时，充分发挥档案现代化管理模式的优势，为学校的各级领导、广大师生提供更加优质、高效、便捷的服务。

【参考文献】

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