高校学生考勤工作PDCA模式的研究

涂佳佳

高校学生考勤工作PDCA模式的研究

涂佳佳

[深圳信息职业技术学院讲师]

学生考勤管理是高校学生管理的核心工作之一，对学生个人成长、高校学风建设、办学水平等都至关重要，本研究分析了高校考勤管理面临的挑战，通过合理规划、实践实施、严格监督和及时摘要四个阶段建立系统并探讨其应用。 PDCA循环理论是针对于高校的考勤管理项目以持续改善封闭的考勤管理系统。

高校；大学生考勤管理；PDCA模式

高等学校制定的学生考勤制度用于学生教育教学管理，这项管理制度不仅在时间和空间上对学生有一定的约束力，而且可以提高学生参加学校组织的教育教学活动的积极性。学生出勤率是学生心理和学习方式的跟踪者,它能反映学生的积极性、学习兴趣和课堂效果,是一个能及时发现学生心理问题的风向标。因此，高等学校的出勤率对保证学校的正常教育和教学质量至关重要。我从《中国期刊》专业数据库中抽取了2013年至2018年在国内发表的34篇学术论文,并以"高校出勤率"为关键词。其中94%的文章探讨了如何从信息化角度提升高校考勤管理的效率，陈玉婷等提出了高校采用打卡指纹识别等抑制缺课对强化教学管理起了一定作用，但不能从根本上将学生带回课堂[1]。鲜有学者从管理学的角度动态分析探究高校学生考勤工作，忽略了考勤管理中出现的形式单一、闭环型不够等问题。本文试从管理学的PDCA循环模式探讨高校学生考勤工作。

一、 PDCA循环管理模式的背景

PDCA（ｐｌａｎ－ｄｏ－ｃｈｅｃｋ－ａｃｔ）循环是）是一种全面质量管理体系运转的基本方式，由美国现代质量专家 Walter A．Shewhart提出，后由美国质量管理专家Edwards Deming博士将其内涵进一步延伸和普及，成为全面质量管理思想基础和方法依据。PDCA循环将质量管理活动分为：计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）四个阶段。每项工作均以计划为先，按计划实施，检查实施效果，最后对结果进行处理，从而形成一个相互关联并不断完善的封闭式管理系统。[2]

当今社会，我国很多企业和学者都采用PDCA循环来提高教育质量，培养优质人才，实现预期目标。李贞刚等[3]按照计划-实施-检查-改进的思路系统的构建了高校教学质量保障体系，以循环闭合为首要特征，在促进教学质量方面收到了良好效果。张绍丽等[4]为了提高高校研究生培养的质量，以学科交叉为核心，将全过程育人机制、全员参与机制和全方位协同机制建立了一个整体与局部，以“一”与“多”相循环的相互制约的机系。毕天睿[5]通过一系列高质量的绩效管理活动，研究了PDCA理论在高校专项资金管理有效性中的应用，有效保证了资金预期目标的有效性。然而大学生的出勤管理还存在很多问题，鲜有学者将PDCA管理模式引入学生出勤管理，忽略了考勤形式多样，全员参与和动态闭合循环机制的重要性。

二、PDCA循环理论在高校学生考勤中的应用

PDCA循环理论在质量管理活动中发挥重要作用。这不仅是现代企业的一般规则，也是现代企业管理的基本方法。考勤管理制度实质就是一个单独的项目，服务于学校教育管理工作。这种系统管理体系是遵守一般规律的体现,可以分为制定考勤管理计划（P）、执行考勤管理措施（D）、监督检查效果（C）、总结成效加以改进（A）四个阶段，和PDCA 管理循环四个阶段不谋而合。PDCA 循环模式之所以能够在高校学生考勤管理中有较好适应性，关键在于它有动态性，闭合性和标准化等优点。

（一） 动态性

PDCA 循环模式具有动态性，该循环不是一般的运动，而是有质量的向上发展，其核心在于其循环上升的特点。高校考勤管理作为一个系统工程，需要学校、教师、辅导员、考勤员及学生本身形成合力，不断改进，解决问题。在管理学中，对项目进行质量管理有三个阶段：质量控制、质量保证和质量提升。同样，考勤管理项目也有这三个阶段，通过PDCA动态的循环，一轮一轮不断地形成质量提升的封闭循环，能够推动高校考勤建设不断改进并朝着良性方向发展。

（二）闭合性

PDCA能不断循环上升发展的另外一个重要特征在于其闭合性，四个阶段紧密相连，缺一不可。一所高校的考勤建设是一个PDCA 循环过程，从每个学院到每个年级到每个班级再到每个学生的考勤制度循环就相当于不同层级的PDCA管理循环;同时，从学校、教师、辅导员、考勤员层面等又一个个小的循环。在循环之间形成一个环扣，通过前一个循环的每个循环被改进和增加，进入下一个层次，内部系统管理相互协调。

图1 PDCA循环大环带小环逻辑组合图

图2 戴明环“闭环管理”图

（三） 标准化

PDCA循环理论运用环环相扣的科学方法，及时修正错误，总结经验，将正确有效、标准化的做法固定下来，以此为依据制定相应的规章制度，并应用到下次循环中，能够保证循环循序稳定的正常运转，不会在某一环节出现差错影响考勤管理制度。

三、 ＰＤＣＡ模式下的高校考勤管理体系具体内容

（一） 制定考勤管理计划（P）

高校考勤管理是一个多层次相协调的活动，高校应当树立整体和全局意识，围绕学风建设的各个方面、各个环节、各个要素进行统筹设计，保证参与主体的多元性，也要保证标准体系的全面性。因此，基于PDCA模式构建的考勤管理体系要以学风建设为核心、全员参与为基础、过程监督为保证、以持续改进为抓手。为全方位查找问题、多角度剖析问题本源，笔者采用头脑风暴和访谈方法就学院考勤管理中的问题，向院领导、全院考勤员、部分任课教师发放问卷，并进行访谈，将意见归类，主要问题如下图。

图3：考勤管理存在的主要问题

（二）执行考勤管理措施（D）

在总体设计的基础上，制定科学支持措施，以确保出勤管理系统的顺利运作，这一点特别重要。特别是，计划和系统的生命在于实施。请假不规范和人工录入考勤问题通过严格考勤制度，规范请假格式及利用考勤软件设计等方式解决；在教师和辅导员层面，通过课堂内和课堂外齐抓共管来实现；针对考勤队伍建设缺乏常态化问题，要将考勤员培训和把召开考勤管理会议常态化纳入管理体系。

1.优化学校层面的制度化考勤管理

在学校层面，严格考勤制度，规范请假格式。传统的请假方式有口头请假、纸质请假、电话请假等方式，存在请假格式不规范、登记滞后等问题。对于以上问题，要求规范使用统一格式的请休假申请单，根据时间长短由各级领导签字审批后由考勤员存档。

另外，学校应充分利用校园网建设实现课堂考勤软件设计。大部分高校都了实现校园网覆盖，学生进入教室后，用手机连接校园网。可以有效利用校园网IP分布开展考勤管理。只有当学生的实时位置与课程中的位置相符时，校园网立即找到学生的位置，在线登录才有效。

2. 优化任课老师层面的考勤管理

良好的班风学风形成需要在课堂管理和学生管理两方面形成闭环。课堂管理应首先注重评估学生的学习过程，了解学生的知识、能力、兴趣和需求，并注重发展学生的潜力，因此教师必须不断提高他们的教学技能。将学生的迟到和旷课纳入形成性评价。通过将学生的考勤情况及时向学生公布，重视学生迟到对课堂的影响，做到对课堂管理形成闭环。

3.优化辅导员层面的考勤管理

在学生管理方面，如果一个学生偶尔缺勤，可以理解，但是如果多次缺勤，表面上是不遵守学校管理制度、个人纪律意识散漫的表现，其背后可能还有更深层次的问题，如师生关系不融洽、突遇家庭变故等。高校辅导员是大学生思想上的领路人，不仅应对学生严格要求，更应注重对学生的人文关怀和人格教育。因此辅导员要发挥主观能动性，深入了解学生，仔细分析学生缺课原因。

4.优化考勤员层面的考勤管理

加强考勤员队伍建设。考勤是班风班纪建设的基础，考勤员是班风建设的“守门人”，考勤结果也和学生奖励处分紧密相关，因此考勤队伍建设关系班级发展和学生的切身利益。考勤员队伍的常态化建设，主要从以下三个方面突破。

（1）组织不同类型的考勤管理员学习活动。结合各校实际情况和资源配置，对考勤员进行定期业务培训，开展多样化活动让考勤员从中汲取经验。考勤员必须熟知请假流程及手续办理，每周一将旷课情况及时发至班级微信群，并将发至班群的截图提交学院监察部负责人，每周五提交电子版和纸质版考勤表到学院，为及时对违纪学生处分提供参考。另外，提升考勤员的工作态度。最基本的就是要引导他们认识到大学最主要的任务是锻炼能力和激发智慧，而考勤员这项工作主要锻炼的是学生在书本上难以习得的可迁移能力。

（2）对接考勤工作应及时、准确。考勤员临时请假或者更换时，当值人员应提前上报，学校需及时推荐备选人员来对接工作。为保证后期值勤工作顺利进行，交接过程中，当值人员要缕清思路，向备选人员主动及时地强调考勤过程中的重要问题和关键环节。

（3）每半学年至少组织两次考勤管理制度工作会议。对于当年学期总结出来的重要观点和下一学年考勤管理制度有调整的地方，在会议上要及时汇报，务必准确传达。

（三） 严格监督检查阶段（C）

本阶段对上一阶段制定的计划和执行阶段的要求，检查考勤管理工作的具体执行情况。如：各学院是否通过学习考勤管理制度，不断更新管理办法；考勤管理工作是否有所成效，在考勤质量和检查方面都有一定标准；通过对方案实施过程中的原始记录和数据搜集的情况调查，违规人数是否减少，考勤质量是否提高。同时，学期末各学院学工办要根据考勤员工作情况评选优秀考勤员，做好考勤员的物质和精神激励，予以奖励并记入学生档案。另外，建立学校学生处不定期巡查到课率，二级学院常规检查，辅导员一日一查，进一步改善班风班纪，减少迟到旷课现象。而在教师课堂管理端口，将形成性评估与考勤进一步结合，更加关注学生本质上的成长。

（四）考勤管理工作的处理阶段（A）

考勤管理严格遵循PDCA循环的四个阶段，以改善管理中出现的问题，并将未解决的问题转移到下一个循环。制度统一化、公开化，全方位进行质量检测和满意度评价调查，对各位考勤员提出的问题，认真归纳总结，不足之处加以改进，进入下一循环。

经过一个PDCA循环，通过查漏补缺，制定《高校学生考勤管理工作细则》，在以后的日常工作运行中，将考勤制度信息化、网络化，并形成独立的信息系统平台。在考勤员管理端口，需要从质量控制到质量提升着手，并将其作为纳入个人领导力提升的重要途径；继续完善考勤员的激励和考勤工作的效果评价。

学生考勤管理是高校学生管理的核心工作之一，对学生个人成长、高校学风建设、办学水平等都至关重要，本文分析了高校考勤管理存在的问题，并探索将PDCA 循环理论运用于高校考勤管理项目，经过合理计划、切实实施、严格监督、及时总结四个阶段，建立系统、不断完善的闭合的考勤管理体系，是加强学校管理、推动学风建设的重要举措。

[1]陈玉婷，欧烨，李莹. 关于上海高校考勤机与学生到校情况及其改进对策的研究[J]. 亚太教育, 2015, 14（099）:21 -22.

[2]岳金霞，田娟娟. 高校学风建设PDCA模式的构建[J].中国石油大学学报，2013，29（4）:86-89.

[3]李贞刚，王红，陈强.基于ＰＤＣＡ模式的质量保障体系构建[J].高教发展与评估，2018，34（2）:34-40.

[4]张绍丽，郑晓齐.全面质量管理在学科交叉研究生培养机制中的创新应用[J].现代教育管理，2018,（5）:123-128.

[5]毕天睿. PDCA 理论在高校专项资金绩效管理中的应用[J].会计之友，2016,（3）:86-90.

本文系2019年度广东省高校思想政治教育课题：高职院校榜样育人的实践路径研究（项目编号：2019GXSZ102,项目主持人:涂佳佳），2019-2020年广东省青少年研究共建课题：基于特色高水平院校建设的“头雁领航”榜样育人培养模式研究（项目编号：2019GJ053,项目主持人:涂佳佳），广东省职业技术教育学会第三届理事会科研项目2019-2020年度立项课题（项目编号：201907Y100，项目主持人:涂佳佳）阶段性成果。

（责任编辑：赵永奎）