国外一流大学图书馆机构改革的经验与启示

张利青　徐军华

摘 要 文章研究了哈佛大学图书馆与麻省理工学院图书馆的改革过程及特点，两所图书馆分别设置了“关系组+职能部门”型组织结构与按职能划分型组织结构。我国高校图书馆在进行机构改革时应自上而下设置合理机构，以用户为中心、教学研为重点，并运用监督和评估机制，及时反馈调节。

关键词 高校图书馆  图书馆机构改革  哈佛大学图书馆  麻省理工学院图书馆

分类号 G251.2

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2020.02.013

Structural Reform in Academic Libraries of Foreign Leading Universities

Zhang Liqing， Xu Junhua

AbstractThe article studies the reform process and characteristics of the Harvard University Library and the Massachusetts Institute of Technology Library. The two libraries have respectively set up a “relationship group + functional department” organization structure and a functional division structure. In the process of institutional reform， Chinese academic libraries should set up reasonable institutions from top to bottom， take users as the center and focus on teaching and research， and use supervision and evaluation mechanisms to get timely feedback and make adjustment.

Keywords Academic library. Structural reform of library. Harvard University Library. MIT Library.

高校圖书馆作为教学和科研服务的重要学术机构，其管理与变革长期以来备受关注。图书馆通过机构改革优化内部组成要素，适应信息技术、用户需求、学科发展等外部因素的变化，以实现管理优化，促进创新与持续发展。2018年12月，宾夕法尼亚大学图书馆召开主题为“图书馆管理方法研究所Ⅱ：组织（Library Management Skills InstituteII： The Organization）”的会议，讨论图书馆如何通过变革更好地发挥组织角色[1]。Rafael Ramirez在《国际图联趋势报告2018》中指出，图书馆面临管理和服务的困境，需要制定机构和部门的战略以面对未来的挑战。2018年11月，我国第十一届图书馆管理与服务创新论坛围绕“开拓新时代视野支撑双一流建设”这一主题，探讨新环境下图书馆的创新转型和可持续发展策略[2]。为促进我国高校图书馆的发展，本文通过研究哈佛大学图书馆和麻省理工学院图书馆机构改革的过程与特点、机构设置的现状，总结其经验与启示。

1 研究现状

国外（美国和加拿大）于20世纪80年代开始关注图书馆机构改革的实践与理论研究[3]。国外学者主要关注图书馆机构改革的背景、意义及措施等。环境变化带来的创新压力是高校图书馆的改革动力[4]，图书馆通过机构改革能够提高工作效率、员工敬业度和包容性[5]。在对改革措施研究中，图书馆机构改革解决知识管理中的组织结构改善问题[6]，Kotter的“八步过程理论”也被应用到高校图书馆的机构重组过程的研究中[7]。此外，国外学者也对高校图书馆机构改革的后续评估工作展开研究。Browning等分析了科罗拉多大学图书馆的机构重组后的评价过程和指标[8]。Bruce L. Keisling以路易斯维尔大学的Ekstrom图书馆为例，考察了机构重组和服务革新中的评估过程[9]。

国内对于高校图书馆管理与变革也进行了研究，其中贾东琴通过中外高校图书馆机构改革历程比较研究，分析了高校图书馆机构设置的变化及特点，发现目前国外高校图书馆传统的二分式或三分式组织模式已经被多元模式所替代[10];此外，作者还通过对中外高校图书馆组织机构设置情况的比较分析，指出了两者机构设置的差异[11]。陈雁从中美研究性大学图书馆入手研究机构设置，发现大学图书馆的学术研究特质[12]。解利军通过组织机构优化研究，总结出高校图书馆机构设置模式[13]。相关学者还通过对国外高校图书馆的机构设置进行案例研究，总结其特点或经验，如泽维尔大学图书馆机构改革[14]、加拿大麦克马斯特大学图书馆机构改革[15]、哈佛大学图书馆[16]。部分学者对国外高校图书馆进行了实地调研与学习[17]，还有部分学者以案例形式比较分析了图书馆机构重组过程，如董珊珊、刘华比较分析了堪萨斯大学图书馆和香港科技大学图书馆的机构重组过程[18]。

综上所述，在研究主题上我国学者对国外图书馆机构改革的过程研究较少;在研究对象上我国学者对国外著名大学图书馆机构改革的关注不多;在研究内容上我国学者对新机构成立之后的评估研究不足。因此，笔者认为有必要对国外一流高校图书馆的机构改革的过程展开进一步研究，分析其改革动因、改革过程、改革成效，为我国高校图书馆机构改革提供更多启示。

2 研究设计

2.1 案例选取

在国外高校图书馆的机构改革中，美国高校最具代表性和影响力。笔者选取了哈佛大学图书馆、麻省理工学院图书馆为研究对象。哈佛大学图书馆早在2009年为提高自身服务水平与可持续发展能力，开展了自上而下的改革，在机构改革方面有着丰富的经验。哈佛大学图书馆也称其进步的改革措施为全球高校图书馆缔造了标准[19]。麻省理工学院图书馆始建于1862年，主要由5个分馆组成，分别是：Hayden（科学与人文）、Barker工程、Lewis音乐图书馆、Dewey（社会科学与管理）和Rotch（建筑与规划）。馆内收藏有印刷和多媒体资源500多万件、300多万册印刷材料、17000多份期刊和40多个数据库，并在2002年推行了新型数字图书馆系统“DSpace”。在2015年10月，麻省理工学院成立特别工作组进行图书馆改革，以推动知识传播、创造和发展，引领高校图书馆变革潮流，立足图书馆现状，对图书馆未来的发展与变革做出计划与指导。

2.2 研究思路与方法

文章主要运用美国图书馆专家John Novak和Annette Day的图书馆重组“五步过程理论”。“五步过程理论”来源于1995年美国学者Kotter提出的“八步过程理论”[20]，即将高校图书馆改革与重组分为驱动因素、分析判断、沟通改革计划、实施改革和持续的评估五个阶段。本文将哈佛大学图书馆和麻省理工学院图书馆机构改革的过程分为五个方面进行分析（如图1所示），综合运用文献调研法、案例分析法、对比分析法进行研究，并分析了改革后两所高校图书馆机构设置的特点，以期总结世界一流大学图书馆机构重组经验。

3 国外一流大学图书馆机构改革過程

3.1 驱动因素

技术的进步与发展改变了图书馆传统的工作流程与模式，同时也使图书馆用户的信息需求与资源方式发生了变化。2016年10月，麻省理工学院图书馆发布《“图书馆未来”特设工作组报告》，指出图书馆不仅要满足用户需求，而且要对接现有程序和项目，使用新技术提升数据运营与服务能力[21]。经费是影响高校图书馆改革的另一重要因素。受经济形势影响，哈佛大学、麻省理工学院等美国高校经费减少，图书馆的经济压力增大。在机构改革以前，哈佛大学图书馆拥有众多分馆，采用的是分散管理模式，各馆之间缺乏统一的调度和分配，容易造成资源的重复建设，因此机构改革势在必行。另外，领导者意识也是图书馆机构改革的重要推动力。麻省理工学院图书馆馆长兼工作组负责人ChrisBourg曾指出：“麻省理工学院图书馆渴望做一些能成为其他图书馆模范的事情”“工作组花费大量的时间规划图书馆未来，这是一个巨大的发展机会”[22]。

3.2 分析和判断

2009年，哈佛大学成立了19人特别工作组。2010年12月，在改革实施工作组成立一年之后，哈佛大学校长德鲁·福斯特（DrewG.Faust）宣布正式成立图书馆理事会（The Harvard Library Board），作为图书馆重组的责任机构和重组后的行政领导层[23]。2011年，新一届教务长艾兰·加伯（Alan M.Garber）继续推进图书馆机构重组进程。2012年2月，哈佛大学图书馆正式开始实施机构重组，重组工作由高级副教务长和图书馆理事会的首席执行理事负责。

麻省理工学院于2015年10月由秘书长Martin A. Schmidt任命图书馆馆长Chris Bourg建立并领导图书馆未来发展的特设工作组。工作组在2015年秋季正式开展工作，通过各种正式与非正式机制收集意见，通过参考麻省理工学院图书馆2014年发布的三年期发展报告及广泛收集图书馆用户建议，历时一年完成了对麻省理工学院图书馆现状的调研及问题分析，并提出未来图书馆改革与发展的规划与建议。

3.3 沟通改革计划

2012年9月，哈佛大学图书馆将各个分馆的资源和服务进行无缝整合，正式启用了新的图书馆门户网站。馆员能够通过网络了解各项工作的进展（Isite以及Harvard Wiki内部网）[24]。哈佛大学图书馆机构重组之后，岗位主要根据实际需要进行调整，虽然在机构重组之前，哈佛大学图书馆就提出提前退休奖励计划，并要求馆员重新填写简历和技能以便重新安排岗位，但仍因改革措施过于激进，引起馆员及学生的强烈不满和反对。

麻省理工学院图书馆特别工作组由30名成员组成，包括在校教师和研究员、研究生和本科生、图书馆及办公室与信息系统的工作人员。特别工作组下分为三个行动小组：社区和关系组、发现与利用组、管理与可持续发展组。2015年9月至2016年6月，工作组召开了二十多项会议与论坛，开展工作计划的讨论，并积极与各学院进行交流与沟通，广泛了解用户的需求信息。另外，麻省理工学院图书馆在2015年10月成立图书馆未来特别工作组时，建立了一个意见库（idea bank），向在校全体教职工、学生和校友广泛征求建议，校外人员也可通过电子邮箱反馈意见。在意见与建议征求期间，麻省理工学院图书馆一共收集到69个想法和10份电子邮件。

3.4 实施改革

哈佛大学图书馆与麻省理工学院图书馆在机构重组中主要有以下措施：内部机构调整、建立新的组织机构、与其他部门合作或合并。2012年8月，哈佛大学图书馆完成机构改革，把图书馆分为五个关系组和四个职能部门。麻省理工学院图书馆则以职能划分型组织结构为基础、以学科为中心，划分为行政部门、学术服务部门、馆藏部门和技术部门，以及发展部、执行部和出版社。

3.5 持续的评估

2013年，哈佛大学图书馆在其年度报告中系统说明了改革之后的图书馆发展状况，对机构改革的效果进行评估。在评估中，哈佛大学图书馆不仅对新机构设立之后的经费使用状况、工作服务情况进行评估，还结合了教、学、研服务情况，综合评估图书馆的用户服务能力和科研支持能力。

麻省理工学院图书馆每隔三年就会收集校内教师、本科生、研究生和研究人员的反馈信息，以此不断改进图书馆的馆藏建设与服务。麻省理工学院图书馆的意见库持续收集用户意见，通过用户反馈对机构重组的效果进行评估，了解组织机构重组之后用户的体验，充分体现了麻省理工学院图书馆以用户为中心的变革理念。同时，麻省理工学院图书馆人力资源部在2016年底也对馆员与行政人员进行了人事评估，进行了人事调整，以优化图书馆的人力资源配置，提高图书馆工作效率与服务水平。

4 机构设置结构分析

4.1 “关系组+职能部门”型组织结构

1998年，哈佛大学图书馆为了有效适应数字时代的技术进步与发展，建立起数字化创新部[25]，在一定程度上推动了图书馆数字馆藏的建设，并为用户使用馆内数字资源提供便利，使图书馆资源重复建设、数字资源采集技术与组织机构设置不协调的问题得以有效缓解。2010年底，哈佛大学图书馆宣布将进行组织结构的重新设计。在2012年机构重组之后，哈佛大学图书馆设立了关系组制度，如图2所示。

4.2 职能划分型组织结构

麻省理工学院图书馆为了顺应未来图书馆发展趋势，引领其他高校馆的变革，从2015年始就着手机构设置改革，从“中心馆+分馆”逐渐发展到以职能划分组织结构为基础、以学科为中心的模式，将功能相似的部门进行集中（如图3所示）。同时，麻省理工学院科研合作范围扩大，学生、教师及其他人员与剑桥大学和波士顿大学社区，以及更广泛的全球学者社区的联系愈发密切，这样的组织机构分工更加明确，能够促成图书馆更好地完成对内对外服务及科研支持服务。另外，麻省理工学院图书馆建立了信息科学和学术交流研究与发展中心。通过与各学院和研究中心合作，使图书馆能够利用自身的资源与信息服务能力促进跨学科研究，助力扩大学术交流。

5 国外一流大学图书馆机构改革的启示

5.1 合理设置组织机构，自上而下变革

首先，高校图书馆需要立足自身需求，结合实际情况进行顶层设计，构建合理、科学、符合自身发展需求的组织机构。哈佛大学图书馆和麻省理工学院图书馆采用了不同的组织结构方式，哈佛大学图书馆主要为解决分馆管理问题组建了“关系组+职能部门”型的组织结构，而麻省理工学院则从图书馆业务功能角度出发，按照职能的差异形成了新的组织结构。

高校图书馆在机构改革过程中，领导者的理解和支持决定了图书馆机构改革是否成功。2009年以来哈佛大学校长、历任教务长及图书馆馆长都密切关注提高哈佛大学图书馆支持教、学、研的能力，积极推动自上而下的变革。Chris Bourg自2014年受任麻省理工学院图书馆馆长，积极推动图书馆组织机构的改革，并且各部门负责人以身作则，亲身支持并参与改革，以此激励和动员员工。因此，若高校图书馆进行机构重组，必须首先加强相关领导人的图书馆管理创新意识，审时度势，适时推动高校图书馆的发展。

5.2 以用户为中心，教学研服务为重点

一直以来，两所国外一流大学图书馆始终坚持以用户为中心，将用户需求摆在首位，这既贯穿于机构重组的全过程，更渗透于图书馆管理与服务的各个方面。两所高校图书馆为满足新时期用户新的信息需求，以便更好地支持科研创新，在重组的过程中，重视调动用户的参与积极性，并完善建议与反馈方式。新机构建立后，哈佛大学图书馆对其用户服务能力和科研支持能力进行了综合评估，麻省理工学院图书馆也注重收集用户的信息反馈。

两所大学的改革都是为了建设世界一流图书馆，而建设一流图书馆的根本目的和两所大学一贯的宗旨一致，都是为了教学研服务[26]。高校图书馆机构改革应当以提升教学研服务为重点，鼓励图书馆建立学科服务中心，或者与各学院展开合作，积极联系与交流，以便开展更好的学科服务。

5.3 建立监督与评估机制，及时反馈与调节

哈佛大学与麻省理工学院成立了专门的图书馆改革小组，通过广泛且全面的调查，制定了科学而有效的计划，促进了机构重组的成功，减小了圖书馆机构重组过程中的阻力。在重组中，通过建立专门的改革小组，高校图书馆能够实现在人力、资金上的合理安排，能够更加科学合理地制定计划，在改革中发现的问题也可以得到及时地处理。

评估是高校图书馆机构重组中必不可少的一个环节。哈佛大学图书馆与麻省理工学院图书馆在新的组织结构建立后，都及时进行了评估。对高校图书馆改革之后的新组织机构进行评估，有利于及时发现问题，并采取有效方案，将不利影响降到最低。通过评估，能够检验高校图书馆的改革措施是否节省了经费，是否有效地提高了图书馆的用户服务水平和工作效率。高校图书馆一方面可以从图书馆管理角度对新的组织机构进行评估，即从工作效率、资源优化配置、馆员素质等内部管理因素来评估机构重组的成效;另一方面可通过图书馆服务水平来反映机构改革的成效，即从用户满意度、科研支持能力、教学辅助情况等方面对图书馆机构改革的成效进行评估。

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张利青 华南师范大学经济与管理学院硕士研究生。 广东广州，510006。

徐军华 湘潭大学公共管理学院副教授、硕士生导师。

湖南湘潭，411105。

（收稿日期：2019-07-03 编校：曹晓文，陈安琪）