新时期事业单位档案管理创新思路研究

刘素云

【摘要】随着我国社会不断发展进步，事业单位在社会中所占有的比重越来越大，同时其档案管理工作也面临着更为严峻的挑战，建立一个科学合理的档案管理体系也变得格外重要，将创新思路与事业单位档案管理工作进行结合也是新的趋势。基于此，本文首先对事业单位档案管理工作的现状进行了阐述，分析了新时期事业单位档案管理工作存在的一系列问题，并提供了相应的创新思路，以此为有关的研究人员提供一定的参考依据。

【关键词】新时期;事业单位;档案管理;创新思路

对于事业单位来说，传统的档案管理方式已经难以满足人们对归档工作效率的需求，无法在规定时间造成档案管理工作的情况也越来越多，同时，由于不可避免的因素，档案丢失的情况也同样容易出现。除此之外，有一部分事业单位档案管理人员在工作过程中由于过分关注管理的时长，从而在很大程度上忽略了档案管理的创新性，这也在很大程度上阻碍了档案管理工作的开展。因此，随着时代的不断发展，为了改变这一现状，事业单位相关研究人员开始探索一个具有较高创新思路的档案管理方式。

一、事业单位档案管理工作现状

对于传统的事业单位档案管理工作来说，其所使用的方法都是让单位的工作人员对纸质版的档案进行收集和整理工作，这些纸质版档案都具有许多的缺陷，比方说字迹模糊不清、文件内容不完整或者不准确等等，这些都在一定程度上给事业单位的档案管理工作造成了极大的阻碍。在这之后，随着档案管理理念的改变，原本的档案管理制度逐渐变得无法适应事业单位的改变，其归纳和整理工作也越发不规范。对于事业单位来说，许多管理人员都忽视了它的重要性，甚至认为它是不必要的，在这些人为因素的影响下，事业单位有关部门对档案管理工作的重视程度也变得越来越低，这同样也严重阻碍了档案管理工作的规范性。除此之外，信息技术开始被应用在我国的各个行业之中，但是由于人们忽视了事业单位档案管理工作，现在所使用的依然是传统的纸质档案模式，都使得档案管理工作的效率更为低下。

二、新时期事业单位档案管理存在的问题

（一）监管机制不健全。就目前来看，我国的事业单位经常会存在管理工作混乱的情况，其中也包括档案管理工作，这在很大程度上归因于我国事业单位缺乏一个健全的监管机制，同样的，由于一部分单位虽然有一个较为健全的管理制度，但是其相应的管理工作却没有跟上，这样一来，制度的完善也并没有什么用。对于具有合理管理制度的单位来说，如果办公人员无法做到严格遵守，那么就需要相应的监督，因此，监管制度的健全显得格外重要。

（二）管理手段缺乏创新。随着现代科技的不断发展进步，大数据时代的到来，新时期事业单位档案管理工作的管理模式也逐渐变得更为复杂，这使得档案管理工作的难度也大大增加，尽管如此，仍然有许多事业单位没有将信息技术与档案管理工作进行有效的结合，其管理模式依然属于人工管理。就目前来看，人工管理模式对于大规模的信息整理来说还存在许多的不足，就能使得档案管理工作效率下降。同时，事业单位档案管理的方法也缺乏创新，更不用说其薄弱的理论基础。随着当前形势的复杂，管理制度和手段仍然无法适应时代的发展，这都在一定程度上对档案管理工作的进程产生影响，严重时甚至会给国家带来损害。

三、新时期事业单位档案管理创新思路

（一）创新档案管理理念。在新时期，事业单位岗位管理创新思路值得人们重视，所以，事业单位的管理人员应该转变传统的档案管理理念，将档案管理工作落到实处，同时转变事业单位档案管理人员的传统理念，不断学习具有创新思路的档案管理方法，才能不断地促使自我进步，将全新的创新理念事业单位档案管理工作相结合起来。同时，管理人员还应该互相学习、不断进步，并且在事业单位上层领导的激励下，管理人员还可以主动学习专业自我，将新的管理方法带入到工作之中，与同事共同合作。

（二）运用信息化档案管理手段。在过去，传统的事业单位的手段较为落后，往往需要管理人员花费较长的时间才能够完成工作，同时其工作效率并不高，因此，相关管理人员应该积极结合当前的信息技术，真正将其落实到事业单位档案管理工作之中，同时，相关人员也应该做到与时俱进，应用计算机完成档案的收集整理和分类的工作，这能够在很大程度上节约档案管理的工作时长。同时，在提高事业单位档案的保密性方面，信息技术也具有较大的作用，它从而可以对档案进行加密处理，防止其内容泄露。所以，事业单位档案管理人员应该积极结合互联网技术，紧跟时代步伐，做到用先进的管理方式取代落后的管理方式，发挥信息技术的绝对优势。比方说，管理员可以将档案放置在不同的文件夹中，然后进行保存、备份、加密以及上传等等操作，这在很大程度上都给予了管理人员足够的方便，也可以有效提高其工作效率。

（三）落实档案管理制度。在早期，事业单位档案管理过程中往往缺乏相应的规章制度和监管机制，这使得管理人员难以在最短的时间内完成档案的归纳和整理工作，同时，由于缺乏相应的整理规章制度和规范化的整理流程，许多档案的摆放都十分混乱，在需要时难以做到迅速的查找，这个不仅影响档案查找效率，对档案的管理效果也有极其负面的影响。因此，新时期事业单位应该落实档案管理制度，主要包括以下几方面：第一，在进行档案管理工作之前，相关人员应该根据具体的整理工作量制定相应的独立计划，并且在整理过程中，对于表现出色的工作人员应该给予一定的奖励，从而做到真正调动档案管理人员的工作积极性。第二，事业单位在进行管理时，管理人员也应该按照相应的管理流程来进行工作，对于违反规定的人员应该设置相应的处罚依据，这样才能够做好事业单位档案管理工作。

（四）创新档案管理服务方式。就目前来看，事业单位要想对档案管理工作进行创新，同时也应该关注其档案管理的服务方式，管理人员也应该积极使用信息技术来完成档案管理工作，也可以使用在线服务系统向其他部门发送有关的档案信息，这不仅对事业单位档案管理工作进行了创新，同时也充分利用了在线服务功能，在一定程度上提高了档案管理的工作效率。除此之外，档案管理人员也可以利用在线服务系统对档案信息进行整理和归纳，检索和查找有关的档案，分析资料以及文件等等。因此，新时期事业单位档案管理需要对服务方式进行创新。

四、结语

综上所述，事业单位档案管理工作较为复杂，严重时甚至关系到国家利益，就目前来看，随着时代的发展，某些传统的档案管理经验已经无法满足人們的需求，在新时期下，传统的档案管理手段逐渐被人们抛弃，事业单位要想获得长久发展，就应该不断对其管理工作进行创新。本文首先对事业单位档案管理工作现状进行了分析，然后从监管机制不健全、管理手段缺乏创新两个方面对新时期事业单位的管理存在的问题进行了探讨，同时提出了相应的创新思路，包括创新档案管理理念、运用信息化档案管理手段、落实档案管理制度以及创新档案管理服务方式四个方面，从而保证事业单位档案管理工作的顺利进行。

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