新时期如何做好医院档案管理工作

刘菲

【摘要】党的十九大报告指出要实施健康中国战略，并强调人民健康是民族昌盛和国家富强的重要标志，这就使医院的建设走到了排头兵的位置。而在医院各项工作中，医院档案管理是其中重要的关键部分。凭借合理妥善的档案管理方法，不仅能为医院提供各类基础数据，同时可以为医院的建设和发展起到重要的推动作用。本文主要从医院的档案管理的基本特点、档案管理的特殊意义、目前存在的主要问题及解决措施四个方面进行阐述，希望为医院的档案管理工作奉献自己的一分力量。

【关键词】新时期;医院;档案管理

医院的档案管理，可以帮助医院做好各时期各阶段资料的积累，为医院的发展指明方向。在全面医改新形势的大环境下，整个医疗卫生工作也在不断地向前发展，其自身对档案管理的要求与标准正在逐渐地上升。通过相关研究也发现，其对于医院建设也越发重要。

一、医院档案管理的主要特点

医院档案管理的主要特点从两方面进行阐述：档案管理的真实性以及系统性。

（一）具有完整性以及客观的真实性。医院在实际发展过程中，档案收集是否完整且真实将直接影响各类数据的有效性和实用性。以人事档案的管理为例，档案材料的完整性、真实性直接影响人员职称晋升、干部选拔、工资评定、退休审批等与个人息息相关的各项工作。而医院的档案工作质量也会因为是否有科学合理的管理机制而受到制约，同时相关部门档案工作人员的专业能力也与档案工作的质量和效率进行挂钩。通过档案管理分析决策工作，可以清晰地展现在医院发展中的实际情况。所以，医院最终收集的资料是不是真实和完整的，将直接关系到在决策过程中数据指导的精确性，对相关部门在决策方面有着关键的指导作用。

（二）医院档案管理的系统性。医院档案可以分为文书档案、人事档案、病历档案、科技档案、会计档案和其他档案等。和其他行业的档案管理工作相比较，因为医院结构的特性，使形成档案材料的部门和科室众多，且各自都有一定的业务独立性，长期以来使用分散管理的方法，这样使得在医院中的档案管理也相对复杂。为保证医院的各类档案资料能完全归档，应该对档案的大致内容以及具体的移交时间等情况进行科学的划分。凭借科学合理的档案管理工作形成一定的系统性，有助于确保医院各项工作的顺利开展。

二、医院档案管理工作的重要意义以及相关问题

（一）医院档案管理工作的重要意义。通过档案管理工作能够将医院运行过程中各种有意义的数据都记录下来，形成档案的重要组成部分。同时，医院的档案资料对本行业的发展有着重要的价值和意义。日后在进行医院的决策工作方面有着关键的指导作用。同时，档案管理工作也是一种监督管理工作，对于医院工作质量的提高也有着积极作用。最后，医院的档案管理基于真实完整的数据资料，可以清晰地展现医院的实际发展情况，有着重要的参考作用。

（二）档案管理中主要存在的问题。首先，就目前的情况来看，医院档案管理工作人员的业务水平普遍不高，虽然有最基本的技能，但是对于档案管理工作的实际开展缺乏规范性的业务知识和专业技能，所以完成工作的质量不高。而且，档案管理工作过程较为枯燥，从事该工作的人员存在不稳定性，导致一部分档案管理人才的流失。另外，很多城市并没有建立完善的档案管理的机制，对于医院的档案管理也没有提出明确的要求与目标，导致实际的工作开展进度和质量参差不齐，也没有监督机制来监督档案工作的开展情况。其次，医院的档案管理工作并不是立竿见影的，这是一个资料长期积累的过程，因为见效慢，所以重视度就不够，致使档案管理工作发展缓慢甚至止步不前。最后档案的信息化管理应用还欠缺，许多基层单位都没有开展应用起来。

三、医院档案管理工作的创新改良途径

（一）加强对医院档案管理工作的重视。相关的部门需要充分意识到医院档案管理工作的重要意义。通过制定切实有效的政策和方针，来加大力度开展医院的档案管理工作。同时，需要做好监督职责，确保相关部门落实好档案管理工作，并考虑各项制度的预期执行情况。同时也由于资金的缺乏很大程度上阻碍了档案管理工作的开展，解决资金问题迫在眉睫。首先，相关部门应该加大资金投入，以支持医院档案管理工作，并做好预算方案，将投入的资金利用好。其次，相关管理层应引进先进的设备和管理方式，提高档案管理工作的质量和效率。

（二）充分利用信息化建设。随着计算机技术的不断高速发展，各类数据的数量正在呈现暴涨。在研究调查中，数据的产生量每年递增的数量大约会是过去一年的一半。以我院为例，仅2016-2019年4年中新增近300人，仅2019年1年就新增160人，增加量是前一年度的4.2倍，新增人数是历年之最。随之带来档案材料的收集、汇总、审核使档案工作人员压力倍增。而实现档案的信息化管理，将传统的档案手工管理模式优化为信息化管理，有效减少工作人员的工作强度，提高工作质量和效率。信息化的使用将采集到数据，通过人工智能的方式分析和总结，对数据规律的精准度大大提高。科学技术的每一次创新对档案管理来说都是一个巨大的冲击。在包含着巨大机遇的同时也是面临着严峻的挑战。如何适应整个社会的高速发展，这是档案管理人员需要不断深入研究的问题。工作人员在爆炸性的信息中要认真审阅，抓住真正有用的知识。利用各种丰富的信息资源主动学习实用的知识和技能，提高自身的综合素质和存在价值，以此不断推进医院档案管理工作的信息化进程。

（三）加强流程的规范性建设。档案管理部门需要充分制定相关的规章制度，把每一个环节中的工作都落实下去。做好档案工作的资料收集、整理、保管归档等等，确保每个环节都没有因为工作人员的大意疏忽而产生遗漏的现象，保障档案的真实性、完整性。同时，在整个环节的运行阶段需要有专业能力强的人员来进行指导，保证流程的规范与科学。对医院的资料收集工作要有追踪流程，形成完整真实的档案资料。在新形势下，档案管理应该充分借助智能化的科技手段，在智能化的应用中进行科学的分析、总结与处理。

（四）加强人才队伍建设，提升工作人员整体素质。医院的档案管理工作，主体是工作人员，这对人才的培养就显得尤为重要。第一，医院可以聘用、培养或引进档案管理的专业人才，进而提高工作效率。第二，由档案管理部门每年定期逐级对档案管理人员进行规范化管理的培训、考核，不断提升档案管理人员的专业素质：一方面可举办知识竞赛、技能大比武等多形式的活动，不断提高档案管理人员的工作积极性;另一方面，也可由上级部门组织各单位进行档案管理的交流活动，让大家“走出去，开眼界”，取他人之所长，补己之所短，全面推进各单位档案规范化管理进程。第三，提高档案管理的工资待遇和福利。医院的档案管理工作的枯燥导致了大量人才的流失，提高工资福利来留住人才也不失为一个办法。第四，单位中的档案部门需要营造良好的学习氛围，让工作人员多渠道、全方位开展学习选进的档案管理知识、技能，建设成学习型的管理部门。

四、结语

总而言之，档案管理工作在医院中有着深远的影响和极其重要的意义。虽然我国在目前的档案管理工作现状中存在着较多的问题，各个问题应该区分其本质原因进行解决，这也就进一步要求医院的档案管理工作者要不断提高专业能力与水平。同时管理层需要从加强对医院档案管理工作的重视、充分利用信息化建设、加强流程的规范性建设等方面入手，从而最终提高医院档案管理工作的效率以及质量。

【参考文献】

[1]赵靖.浅议新时期医院档案管理工作的现状与对策[J].黑龙江档案，2015（4）.

[2]萬志男.对新时期医院档案管理工作的几点思考[J].今日健康，2016，15（10）.