高校教学档案管理存在的问题及对策

刘岩 赵林胜

【摘要】在高校当中进行档案管理对于保障高校日常工作顺利开展具有十分重要的意义。基于此，本文首先分析了档案管理工作的内涵，对当前档案管理工作当中存在的主要问题进行研究，并从四个方面提出了完善我国高校档案管理工作水平的方案，以供有关人士进行参考。

【关键词】高校教学;档案管理;方法策略

在高校当中建立科学的管理模式，构建高校的档案管理体系，是当今高校教学研究的重要课题。但是在当前的档案管理工作当中也存在着大量的问题，进行科学化的档案管理工作具有重大的挑战，因此，对档案管理工作当中的问题进行研究并提出相应的解决方案具有十分重要的意义。

一、档案管理概述

高校当中的人员和资料信息众多，资料管理开展的工作难度较大。高校当中的档案一般是以文字、图表、声音、视频组成，在高校的日常教学和科研工作开展的过程当中而形成。由于资料当中包含着大量的数据资源，在后期的应用当中价值较大，具有一定的指导意义和保存价值。高校当中的档案管理主要可以通过档案的实体化管理和档案信息的组织管理两个方面来进行。在档案的实体化管理当中，通过对资源信息直接进行审查与保存，用文本的形式将信息资源的实体进行保存。档案的信息组织主要包括对档案当中的信息进行收集、鉴定、分析、审核、保存等，通过电子化的信息平台进行高效化的分类与管理，在应用当中结合现代化的管理技术进行管理，采用先进化的技术手段，应用有效的管理工作制度，高效化处理各种信息。

二、高校档案管理当中存在的问题

我国高校的档案管理虽然已经借助现代化的科学技术有了很大程度的发展，但是管理的效果并不理想。经过对实际状况进行考察和分析，可以发现在高校档案管理工作当中主要存在着以下几个方面的问题：

（一）高校档案管理工作意识有待提升。在高校当中的领导阶层当中不少管理人员管理意识淡薄，对于高校當中的项目管理工作认识程度不够深入，认为档案管理工作只要能够解决现阶段的需要既达到了管理的技术标准。领导人员对于档案的管理质量审核程度不够，对于工作人员的工作状况了解较少，并没有将管理工作人员的工作水平归入到日常的管理工作日程当中。同时由于缺乏一定的资金支持，高校档案管理工作当中缺乏必要的活动经费和场地支持，相关的设备也达不到一定的要求，工作条件缺乏保障。

（二）档案管理工作的工作制度有待完善。虽然《普通高校管理办法》已经提出很长时间，但是在相关的管理工作当中，管理的质量水平较差。不少高校当中对于资料信息档案的收集、分类、管理、保存等仍旧缺乏相应的制度支持，管理当中仅仅规定了管理的大致框架，对于管理过程当中的细节内容不够完善。同时在管理的实际状况与管理条款之间仍旧存在着较大的差距，不少的规定和条款与实际的状况配合程度较差，工作开展质量不高。第三，我国的档案管理工作的技术手段较差，工作人员的专业性不足。随着我国科学技术水平的发展，在当今的高校档案管理工作当中需要先进的技术设备支持，原有的科学技术手段已经不能够很好地指导现阶段的管理工作。在管理工作当中应当确保管理数据的安全性和真实性，采用先进的技术设备进行高效化的技术分析，使得高校当中档案管理质量能够得到保障。设备技术的提升对于人员的工作技能有了很大程度的要求，但是工作人员中有很大一部分达不到相应的要求，不少高校当中聘请的人员缺乏社会工作经验，工作队伍的专业性素质不足，影响当今的档案管理工作。

三、高校档案管理的建设策略

（一）强化档案管理工作意识。工作人员的工作意识对于提升当前的档案管理工作质量具有十分重要的意义。首先，应当对工作人员进行专业化的技术培训，认识到档案的管理和利用对于高校日常工作正常开展的重要意义，明确档案工作当中对于档案的调取和利用是工作的中心环节，提升档案的利用效率十分重要。其次，应当加强对于档案应用的宣传，提升档案的应用效率，在工作当中可以通过举办活动来应用平台当中的档案，可以举办校园知识竞赛、展览参观等互动来加强档案资料的宣传与应用。不少工作人员对于档案管理工作的认识较为模糊，对此应当加强档案管理工作的解读，了解档案管理工作的标准，在实际的工作过程当中了解并熟悉工作流程，不断地优化与完善工作的具体环节。档案管理人员应当积极主动的保存好资料档案，加强对于档案管理的应用与宣传，加强员工的责任意识感。领导阶层的人员应当重视校园当中的档案管理工作，加强对档案管理工作质量的管控与审核，引入专业化的技术管理人员，为管理工作提供一定的技术保障。加强对档案管理工作的资金和场地的支持，完善档案管理工作的设备，对工作人员的实际需求进行了解，进一步强化档案管理工作的质量。

（二）完善档案管理工作制度。完善的管理工作制度是开展档案管理工作的基础，能够确保档案管理工作高效有序地开展。在建立工作制度的过程当中，首先应当明确档案的管理与审批制度，建立统一化的档案调阅审批条款，明确工作人员的工作职责，建立责任落实制度、定期考核制度对工作人员的工作状况进行规定。其次应当对档案管理工作质量进行规定，建立起档案安全管理规定、档案管理人员查阅规定、保密规定等，用制度来约束工作人员的管理质量，建立起一套完善、高效的管理工作体系。另外，对于工作的实际开展状况应当建立起一定的审查制度，领导人员应当定期对档案管理的工作制度进行审查与管理，将年终的绩效考核目标进行量化管理，建立一定的奖赏制度，充分激发工作人员的工作动力。档案管理工作制度应当基于现阶段的工作状况进行设定，以免工作制度与当前的工作状况出现较大的偏差。将当前的工作制度与实际的工作质量进行审查，找出其中存在的各项问题，在此基础之上制定新的方案制度。

（三）实行现代化的管理技术。在当前高校的管理工作当中涉及的管理资料众多，采用传统化的管理工作模式难以指导实际的工作。在当前的时代条件下应当对档案管理工作进行改革，加强管理工作模式、管理工作体系的现代化，建立完善的设备改进技术。首先，应当确保现代化工作制度的完善，健全现代化的工作条款，实现档案管理工作当中信息的高效化利用。其次，要对高校设备进行完善，将档案管理工作、信息处理工作、数字检索工作、网络技术工作、计算机一体化工作进行设计，完善我国的网络技术结构。当今的技术发展条件下，计算机的计算以及计算机的检索速度有了很大的提升，高校当中的档案管理部门可以借助网络建设档案管理平台，在平台当中发布档案信息，建立起一套高效、实用、权威的技术网络，实现高校当中信息服务的完善。在档案管理工作当中可以与专业化的管理团队进行合作，通过专业化合作，开发不同的档案管理技术资源，学习不同的档案管理技术。我国的网络建设以及科研计算机的建设为我国的档案管理建设提供了一定的信息平台，能够指导高校的档案管理工作，因此，在档案管理的过程当中高校要及时抓住机遇，有计划地开展网络建设工作，与国家的教育网络、科研网络展开技术合作，满足高校当中对于档案管理的实际需求。

（四）培养专业化的技术管理人员。档案管理工作者应当组织严格的管理技术训练，了解档案管理工作当中的专业知识，掌握专业的管理技能，进行系统化的技术培训。注重教师业务知识、专业技能、品德素养的同步提升，建立起系统化的培训制度。同时要加强工作人员的继续教育，在工作当中补充工作人员的专业知识。

四、结束语

综上所述，在当前的高校档案管理工作当中，工作人员应当不断地提升自身的工作意识，全方位了解和学习新的知识技术。管理工作人员应当认识到管理工作的重要性，建立起完善的档案管理工作制度，细化工作条款，完善监察机制，将档案管理监督落实到实际当中，促进我国高校当中档案管理工作质量的提升。

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