新形势下档案工作精细化管理研究

吴竞

【摘要】随着社会经济发展以及市场机制的不断变化，企业档案管理工作的重要性也日益凸现，已成为有效提升企业市场竞争力的重要手段之一。企业档案不仅涵盖了企业经营发展过程中所有的信息资料，还包括企业员工的个人信息，作为企业发展的重要资源，通过提高档案管理的精细化和有效性，能够更好地为企业战略决策提供有力的支持和保障。因此需要提高对档案精细化管理工作重要性的认识，加强精细化管理的研究，对企业的可持续发展有着重要的促进作用。本文就目前新形势下档案工作中存在的问题进行分析，并对有效实现档案工作精细化管理的相关对策进行探讨。

【关键词】新形势;档案管理工作;精细化

档案工作主要包括了档案实体资料管理和档案信息管理两部分，档案实体资料管理主要针对所有与企业经营和发展相关的资料信息和数据，针对此类对象通过先进的技术手段进行收集、整理、鉴定、保管、统计等环节进行管理，光对档案信息进行深層次的智能管理和有效开发，充分发挥档案资源在企业战略性发展中的重要作用。新形势下，档案管理工作具有图形、图表、视频等多种形式，且信息数据量越来越大，档案内容从纸质逐渐转数学化方式发展，因此加强新形势下档案工作的精细化管理成了目前档案管理工作发展的必然趋势。

一、档案工作中存在的问题

（一）档案信息管理制度不完善。目前在不少企业中仍普遍存在着档案信息管理制度不健全的问题，其主要根源还是来自于对档案工作重要性缺乏认识，领导层将档案管理视为简单的资料保存，对资料保存和管理质量缺乏严格的要求，因此造成管理工作缺乏相应的约束机制，对管理质量和效率的提高造成不利影响。在新形势下，档案管理工作缺乏相关管理制度予以有效保障，造成管理工作缺乏规范性、制度化，使得档案管理工作随意性较强，对档案管理工作发展造成不良后果。

（二）档案管理人员重视度不足。由于在企业发展过程中，一直对于档案管理工作缺乏足够的重视，更侧重能够为企业创造经济效益的环节，因此对档案管理人员的综合要求，以及福利待遇都相对较低，这也导致目前很多企业的档案管理工作人员专业技能缺乏，综合素质较低。随着信息化技术的广泛应用，不少档案管理人员年龄偏大，观念陈旧，缺乏对新知识、新技能的接受和学习能力，对档案工作的精细化管理的推行产生一定的排斥，甚至影响工作态度，使档案工作效率降低，极大地影响了档案工作的良性发展。

（三）档案信息管理流程混乱。档案资料信息是企业发展的重要资源，在企业的重大发展决策制定中起着至关重要的影响作用。随着时代发展速度加快，信息数量越来越庞大，内容多元且更加复杂，一定程度上使档案管理工作难度增加，档案管理人员需要进行及时地收集、整理、分析、筛选、保管等一系列工作。但在实际工作中，普遍存在着管理流程混乱，因没有及时进行档案信息的收集和存储，导致档案信息数据不全面、不真实、不准确的情况时有发生，无法在企业发展中发挥其作用。

二、档案实体管理要点分析

（一）收集。档案资料的收集是档案工作的重要基础，是确保档案资料完整性的关键环节，因此需要对归档文件资料的收集范围予以界定和明确，同时加强与各部门的协调和配合，确保档案资料的及时收集、归档得以实现。档案管理人员要对企业各部门的业务以及企业会议活动等情况加强了解，对档案资料加强审核，如有遗漏，应及时通知相关人员补齐;对各部门的归档资料的要求及流程予以明确;同时加强企业内部网络的建设，使收集、归档以及指导工作更加便捷，使工作效率和质量得到有效提高。

（二）整理。档案整理工作是档案工作的重要基础环节，也是传统档案管理工作中工作量最大、最为繁琐的部分。随着现代化技术以及数字化进程的推进，使档案管理人员的工作量减少。另外需要对档案工作人员责任心和安全教育予以加强，对管理人员的计算机操作等专业技能加强培养，使现代化的技术手段能够在档案工作中得到充分利用，并有效保障档案资料的安全性、准确性。

（三）筛选。档案筛选工作主要针对海量数据进行分析，对有价值的资料进行挑选，剔除无用的信息数据，提高档案管理水平。随着大数据技术的引入，有效避免了人工操作容易出现疏漏和失误的问题，提高档案资料的准确性、真实性、有效性，同时减少管理人员工作量，有效提升筛选精度和效率，更好地为企业的发展和决策提供有力支持。

（四）保管。档案保管工作具有一定的复杂性和综合性，需要通过各方面制度的健全，对档案管理的质量予以保障，其中包括：档案管理安全制度、清洁卫生制度、定期检查制度等，使档案的安全性得到有效保证。另外通过数字化管理的应用，使档案资料的共享得以实现，使企业内部人员能够实现网上实时查询，同时企业之间现实现资源共享，档案管理人员不仅要做好档案信息资源的开发利用，同时还需加强档案资源的安全管理。

三、档案工作精细化管理实现的有效措施

（一）档案管理制度健全和完善。要实现档案工作精细化管理首先需要从基本的管理制度入手。根据企业发展的实际情况，与新形势下对档案管理工作的需求相结合，对行之有效的档案管理制度进行健全和完善，对档案工作流程和细则进行有效规范。通过管理制度的制定和落实，使档案管理工作中管理处理和解决方法实现有章可循，通过切实的管理制度对档案管理工作进行约束，使新形势下的档案管理工作的有序发展得到根本保证。

（二）档案管理人员业务水平提高。在新形势下，档案管理工作内容越来越多样化、复杂化，对档案管理工作的要求也越来越高。因此企业在招聘时应充分结合档案管理发展需要，提高用人标准，吸引专业的综合型管理人才，使档案管理人员队伍的综合业务水平提高。同时为了有效保障档案管理工作有效实施，还应加强档案管理人员的培训工作，定期进行先进档案管理专业知识以及专业技能的培训，使档案管理人员工作的专业技能的更新能够与时俱进，更加适应新形势下实现档案工作精细化管理的需求。

（三）档案管理方法创新，提高管理软、硬件水平。随着科学技术的飞速发展，对各领域发展都起到推动作用，在档案工作中，通过计算机和信息化技术的应用，使工作效率有效提高的同时，对档案工作的准确性、有效性、完整性得到保证，使档案工作中存在的人为失误和疏漏的问题有效减少，避免信息内容的丢失、缺损现象。因此档案管理工作需要加强对相关先进技术和设备的应用，使档案管理人员的工作量减少，档案管理工作难度降低，同时档案管理人员应充分发挥自身专业能力，对精细化管理实现的有效措施不断进行创新，使档案内容的准确性、安全性、完整性以及真实性得到保证，档案的开发利用率不断提高。

四、结束语

档案作为企业发展的重要资源，档案管理工作的重要性随着市场竞争的激烈而日益凸现，在新形势下，企业的可持续发展离不开档案工作的精细化管理，利用软、硬件两方面的有效措施，全方位地有序开展档案管理工作，使管理工作得到有效约束和规范，档案管理人员的专业技能和管理水平提高，并利用先进技术和设备，对档案管理质量予以有效保证，使其在企业战略发展中充分发挥作用。

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