档案图书管理的信息化建设问题比较

张丽平

【摘要】信息化建设是信息时代档案管理和图书管理需要面对和注重的问题，本文将从档案图书管理的信息化建设中存在的种种问题进行比较，并加以研究，以此明确档案信息化建设的方向及主要建设内容，同时展现档案馆和图书馆信息化建设中若干概念的差异。

【关键词】档案管理;图书管理;对比研究

当前，数字化已演变成了各个领域的主要发展趋势，档案管理也是如此。为了能够实现对档案的数字化管理，需全面展现出信息技术所具备的作用，把信息载体由物质转换成数字形态，同时创建档案目录，以便于提供更好的服务。实际上，传统档案和数字档案是能长期一同存在的，其可以将取长补短的效果顺利实现。确保档案信息化的有序性和规范性，属于档案信息化的主要工作内容，同时也属于档案管理工作实现现代化的基础。管理人员在进行档案管理信息化建设时，需立足于国家相关管理标准，将管理制度与实际发展状况结合在一起，并严格落到实处，在这一过程中积极总结。除此之外，要对档案项目、数据库和内容的格式与结果提出统一要求，如此才能对档案展开有效管理。

一、信息技术在档案管理中的应用重要性

通过将现代信息技术合理的应用到档案管理的日常归档与管理过程中，首先需要对档案管理进行数字化处理，以便能够在经过数字化处理之后能够将档案的原件存储到库房中。这样档案资料的归档和管理都是在电脑上直接操作完成，而并不需要以手动的形式来对照文献内容。同时，档案管理可直接管理在电脑中，这样通过利用信息网络便能够便捷地查阅相关的档案信息，最大限度提升了档案管理的构建水平。在档案管理的构建过程中应用信息技术，这样档案信息便可以数字化的形式存在，而档案管理的证据功能与使用功能便可以直接被区分开，让档案管理的再加工能够真正实现，从而让广大人民群众能够更加便利地应用档案管理。相关的档案管理能够被第一时间上传到信息平台中，让不同的单位将内部的资源平台紧密结合起来，真正达到档案管理共享的目的。同时，广大用户还可以充分利用现代信息技术将档案管理连接到信息平台中，让广大用户可根据自己的需要进行档案资料查询，为档案管理的构建创造良好的条件。

二、档案图书管理的信息化建设问题比较

图书信息化建设和档案信息建设存在很大的差异性，在互联网+时代下，Web2.0概念的网络技术的大力应用与发展加快了信息传播速度，生活节奏加快以及生活水平提升的今天，用户内容需求也呈现出多元化特征，内容需求以海量内容为主。图书馆在近几年的管理方法和服务模式中还是逐渐融入信息技术，例如不少图书馆使用云计算对管理系统和数字资源的迁徙平臺进行管理，从而有效避免本地服务器的性能限制瓶颈，提高图书馆的运算速度，切实保证图书馆系统和数据的安全性，以此来降低信息时代图书馆的运行维护成本。借助信息技术的帮助，图书馆会通过利用共享云平台上的数字资源，以此来丰富图书馆的资源数量，加快建设数字资源，让各类信息资源的价值能够得到充分利用。这样图书馆的馆员和读者可借助各类设备随时链接到云平台，全面检索所需要的资源，以便更好地满足广大读者的需求，为广大读者提供更加便捷、快速的人性化服务。

目前信息化建设在图书馆的应用主要集中在资源共享、数据存储、知识发现等领域，且服务范围大部分限定在馆内区域，联网形式以有线接入互联网的形式为主。随着信息技术的快速发展，其自身高速率、低延时的特点将有效弥补现有通信技术的缺点，为信息技术在图书馆行业的大规模应用提供通信基础，真正发挥信息技术的技术优势，推动图书馆的发展和改革，使读者能够更加方便、更加快速的享受图书馆服务。相较之下，档案管理部门是很多单位发展中的附属部门，其地位不高，所以很多单位的员工都片面地认为档案管理工作只是档案保管部门的责任，尚未充分认识到档案资源利用的重要性。同时，片面地认为档案管理用传统的手段保管也行，并不需要采用现代化的手段。正是因为档案管理人员对信息技术在档案管理中的认识不正确，严重影响了档案资源开发利用的效率。同时，在现代档案资源的信息化管理建设过程中，必须以现代化的信息基础设施作为重要的依据。然而，在当前档案管理过程中，信息化的基础设施建设始终处于薄弱的状态中，大部分单位并未将大量的经费投入到档案资源的信息化建设过程中。同时，在当前档案管理的过程中采用传统的档案管理方式的现象依然非常普遍。

在信息时代，数据资料管理是图书馆建设中非常重要的组成部分，所以需要升级图书馆的数据资料容量和服务内容。通过全面分析IDC的调查数据，在信息技术的驱动下，图书馆中的海量资源便可以利用大数据进行存储和处理。同时，在这个模型中，图书馆发展的各个端点和节点均位于网络的边缘，纷纷来自于物联网设备和传感器的数据传输，然后再对各项数据进行分析和处理，便能够保证将各项信息直接推送到图书馆的数据中心。这样在充分利用数据管理模式的过程中，通过充分发挥整合软件定义的广域网、防火墙和私有分支交换等功能，充分利用人工智能的算法，便能够创新图书馆的数据管理策略，有效推动图书馆更加稳定健康地发展。而作为对比，档案资源的信息管理仍旧处于较为薄弱的状态。如当下的档案管理工作开展过程，诸多单位所采取的多媒体技术以及部分社交工具仍属于Web1.0时代的产物，至于对发达信息技术的应用则十分欠缺。与此同时每部分单位也虽依仗先进的信息化平台来开发并利用档案信息资源，但因当前的管理平台本身尚未形成较大规模，故及应用效力亦极有其限制性。

三、档案管理信息化建设的建议

档案管理部门应高度重视档案管理部门档案管理工作，加大资金投入力度，以正常开展档案管理工作。如应当健全电子档案管理的硬件设施配备，配置性能较高的计算机、扫描仪、专用网络，扩大电子档案管理信息化的逻辑结构，不能独立受限，而要与其他各方面的工作衔接起来，尤其是各个主要的档案信息收集来源工作站点，保证档案信息能够被及时、全面地收集起来，开发多样的电子档案管理信息化平台系统功能，满足档案收集、整理、坚定、保管、编撰、统计、研究、利用等一系列的工作需求，为档案管理工作的实践，创造作为便利的条件。要改善电子档案管理的环境，注意防潮、防水、防火，防范物理性的安全隐患，确保所有档案管理设施、设备的长期、稳定、高效、安全运行。

并且，档案管理人才的队伍建设是把档案工作做好的关键。要积极将更多的教育培训的机会提供给专、兼职档案人员，促进其档案管理专业水平提升，例如，在档案的收集、编制工作当中，档案管理工作人员应当要能够明确收集区间，根据单位自身的实际活动情况、工作情况以及相关要求来进行电子档案的编制，确保档案信息内容全面、完整;在后期的保管工作当中，必须要能够全面保证电子档案的信息安全，不能发生损坏、丢失的情况，更不能发生泄密的情况，作为工作人员一是要具备良好的安全意识、责任意识。二是要具备信息安全方面的专业技术能力，能够正确地进行档案管理相关操作，防止各种可能发生的信息安全事故。三是要具有相当专业的数据信息分析能力，可以对电子档案进行深度的价值挖掘，考虑到如何发挥出档案的价值，因此作为电子档案的管理人员，必须要能够熟练的运用相关技术、软件、方法，对大量的电子档案进行科学、全面的分析，如运用大数据技术来分析、挖掘档案价值，从而为其他工作的开展，提供更加具有价值的参考、依据。

四、结语

在如今信息化的时代，档案管理工作必须要顺应宏观潮流、趋势，加强信息化方面的建设，管理工作需要从图书界等相近的行业中吸取信息化建设的经验，建立严格的信息化档案管理责任体系、强化档案信息的共享与挖掘和分析等一系列措施，推进信息化档案管理，以提高档案管理工作的效率和质量，更全面和深入地发挥出档案管理的价值。

【参考文献】

[1]王彤.浅谈城市图书馆档案管理信息化建设[J].现代营销（下旬刊），2019（3）：51.

[2]杨扶宁.新时期对图书档案管理实现一体化的策略探究[J].人力资源管理，2018（5）：33.

[3]马双双，吴建华.图书馆、博物馆和档案馆评估比较研究[J].档案与建设，2019（2）：4.