事业单位档案管理信息化建设分析

高丽

【摘要】科技发展的突飞猛进使得信息技术在各领域得到普及和应用。事业单位的档案管理工作因涉及重要的档案资料，对单位的长远发展是十分重要的。因此，档案管理工作要紧跟时代发展趋势，主动融入大数据战略和事业单位的改革机制中，依托大数据平台，实现档案管理的信息化，有效提高档案管理工作效率，以促进档案管理的健康、可持续发展。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化;策略

时代在进步，科技在发展，信息化已经成为现阶段各行各业发展的主流趋势，并日益改变着人们的生活。因此，作为站在国家行政管理体制改革风口浪尖上的事业单位，要意识到传统的档案管理工作模式已经无法满足现行的工作需求，必须要顺应时代趋势进行改革。事业单位的档案管理工作必须要与信息化接轨，这样既可以保证档案资料可以得到永久的保存，方便快速地对档案进行调阅，又极大提高了工作效率，促进事业单位各项工作的有序进行。

一、事业单位档案管理信息化建设的必要性

档案涵盖了事业单位内部包括员工信息、合同审批、工作流程、重大会议决定等大量的信息，是事业单位的宝贵资源。随着信息化时代的到来，事业单位档案管理工作也要顺应时代潮流，向信息化发展转变，这样才可以更好地确保事业单位档案管理工作的真实、高效、安全，同时也可以方便事业单位内部人员进行档案的调阅和整理，进而促进事业单位内部各项工作的有效进行。

二、阻碍事业单位档案管理信息化建设的原因

事业单位的档案记录了单位从成立之初到现在发展的历史，对事业单位而言具有不可或缺的价值。目前事业单位的档案管理工作形式仍然习惯于传统的人工操作，尽管很多单位尝试了档案管理信息化管理，但是在实际中由于各种原因，使档案管理信息化发展的道路受到阻碍。具体表现在以下几个方面：

（一）部分事业单位领导对档案管理工作的重视程度有待提高。目前，一些事业单位领导把工作重点放在日常业务的管理上，没有充分理解和意识到档案管理工作的重要性，片面认为档案管理工作仅是对档案进行整理和归档，是一项最简单、最平常的工作。导致对待档案管理工作不够重视，对档案管理信息化建设投入的精力和资金不够充足，使得事业单位档案管理信息化建设工作设施不完善，阻碍了事业单位档案管理信息化的发展，同时也在一定程度上影响了事业单位工作的正常运行。

（二）早期事业单位的档案管理工作存在弊端。部分事业单位的档案整理仍采用纸质录入的方式，这种方式给日后资料的整理和查找带来困难，不利于资料的长时间保存。另外，事业单位早期的很多资料大多都是纸质书写，由于时间过长，且在保管过程中出现保管不利的情况，导致很多资料都有丢失、老化、不完整的现象发生。给档案管理信息化及后续的整理和利用带来了难题。

（三）事业单位档案管理信息化建设的人才缺乏，工作能力不足。由于事业单位对档案管理工作相对不够重视，因而从事档案管理工作的人员大多并非专业人士，且很多都是兼职档案员，人员流动快，整体素质有待提高。由于在工作中达不到专业的档案管理要求，在工作中容易产生失误，因此无法保证档案接收检查、登记造册、保存保管、借阅使用等工作内容的准确性和完整性。同时，事业单位档案管理工作岗位相对边缘化、工资待遇不高，导致许多有能力的人才不愿意投身到档案管理工作中来，不利于档案管理信息化建设的发展。此外，现有的档案管理人员大多年龄偏大，受传统工作方式的影响颇深，对新技术的接受能力弱，甚至出现排斥的现象。这些都导致事业单位的档案管理信息化建设举步维艰，给事业单位档案管理信息化建设带了不小的挑战。

（四）事业单位档案工作欠缺安全意识及安全措施。事业单位是国家设置的带有一定的公益性质的机构。由于其独特的性质，使得事业单位在工作中常常会有国家机密类资料，尤其是科研单位，某些项目资料十分重要，对保密工作有很高的要求。因此，事业单位的档案管理工作必须要注意安全性。但是目前的档案管理工作中对安全性的考虑尚不完善，同时对资料的审核过程不够严谨，加上缺乏相应的安全措施，使重要资料的安全性无法得到有效保障。

（五）欠缺资金投入，信息化建设基础设施不足。事业单位信息化建设必须在保证基础设施建设的前提下进行，但是目前某些事业单位没有足够的资金投入作为基础，导致事业单位档案管理信息化建设进度缓慢。

（六）没有统一的信息化管理数据平台。目前，事业单位之间没有建立和制定统一的信息化管理平台，一些事业单位仅仅根据本单位或本部门的需求，制定了自己的档案信息化数据库，但是在各类事业单位之间或部门之间由于没有整体统一的信息化管理制度数据平台，因此无法实现数据资料的共享，无法真正发挥数据信息化方便、快捷、高效的优势。

三、档案管理信息化建设的措施

（一）加大资金投入，加快基础设施建设。事业单位应重视档案管理的信息化建设，尽可能地加大资金的投入，为档案管理信息化建设提供强有力的后盾。加强档案管理基础设施建设，积极引进先进技术设备，建立信息化管理平台，对各类档案文件进行电子扫描归档，建立全方位的信息化管理系統。

（二）现有档案管理从业人员要转变思想，树立信息化观念。在信息化背景下，事业单位的档案管理人员要积极转变思想，树立先进的信息化意识，在工作中运用信息化的视角和观念进行工作。同时，事业单位要定期宣传最新的信息化成果，加强对现有从业人员的培训、学习、交流，使他们可以学习和掌握网络知识技术，以应对档案管理信息化的各项工作、提高工作效率。

（三）提高档案管理人员工资待遇，配备档案管理人才。档案管理工作具有严谨性和专业性，因此要聘请专业人才才能胜任，事业单位领导要重视档案管理工作，提高档案管理工作的岗位工资待遇，为专业人才的职称评定工作提供便利，以吸引更多的专业人才投身到档案管理工作中去，带动和提升档案管理人员的整体素质。

（四）保证事业单位档案管理信息化的安全性。档案管理的信息化建设，可以实现档案资料的资源共享，同时也给档案资源的安全性带来的挑战，因此，必须要保证档案资料的安全性。档案管理人员要对档案资料根据分类和密级程度做好加密设置、访问权限、身份识别等安全措施。同时，要时刻注意网络、系统的安全，应在系统中设置防火墙，及时更新杀毒软件，以便更好地起到预防保护作用。对于涉密单位，应按照涉密管理规定，对各类密级文件进行专业整理及归档。此外，要配备专门的档案室，并且配有档案柜、除湿器、除尘器，安装防盗门窗，配备防火器等基础设施，最大限度地保证档案资料的安全性。

（五）建立完善统一的档案管理制度和平台。事业单位要建立完善的档案管理信息化制度，对档案管理人员的日常工作进行考核，秉着公平公正的原则做到奖罚分明，以提升档案管理人员的工作热情，促进档案管理工作更加规范化、标准化。同时，各事业单位之间要建立统一数据平台，加强各事业单位间、部门间的联系，实现资源共享，提升工作效率。

（六）建立实用的档案信息网站。事业单位要建立自己的档案网站，方便网上咨询、查找，以及电子文件的实时归档和使用。网站应具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优势。要保证软件硬件设备的稳定，及时更新换代，保证网站的运转速度。

四、结束语

信息化俨然成为社会发展的主流趋势。事业单位作为国家的重要分支，更要顺应时代的潮流加强信息化建设。我们要充分认识到档案管理工作的重要性，针对工作中发现的不足之处，采取有效的措施予以解决，为档案管理信息化建设创造良好环境。同时积极引进人才，构建完善的档案管理体系，提高档案管理工作效率，以保证档案管理工作的保密性和安全性，促进事业单位实现长远发展。

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