信息化建设中事业单位人事档案管理探究

刘娟

摘要：随着时代的不断发展，信息化管理方式逐渐运用于事业单位管理工作。在事业单位的工作中，档案管理是非常重要的内容，因为良好的档案管理工作能有效促进事业单位的发展。基于此，本文探究了信息化建设中事业单位人事档案管理工作的方法。

关键词：信息化建设   事业单位   人事档案

一、事业单位档案管理工作存在的问题

1.管理制度松懈

目前，部分事业单位不重视人事档案管理工作，有的事业单位甚至没有设立专门的人事档案管理部门，也不重视信息建设在档案管理中的作用。不仅如此，事业单位普遍对人事档案管理工作比较松懈，导致档案管理工作混乱，管理力度薄弱，容易导致人员的冲突与不满。

2.人员技术较弱

在事业单位人事管理工作过程中，优秀的管理人员是非常重要的。但是，部分档案管理工作人员自身能力不足，缺乏专业的培训，所以只采取实体档案的管理方式，拒绝使用信息化管理。即使部分事业单位采用了信息化管理方式，但是由于档案管理工作人员信息技术水平不高，没有实际操作的经验，导致人事档案管理杂乱无章。

3.以纸质档案为主

档案分为电子档案和实体档案，电子档案主要是指信息化档案，可以存放在电脑和硬盘之内，也称为虚体档案;纸质档案是存放在现实中的档案，也称为实体档案。目前，事业单位普遍采用实体的人事档案管理方式，但是这样的管理方式存在很多缺陷。首先，档案的保管不安全，容易被损毁。在长时间的存放中，纸质档案容易发生潮湿、发霉或者腐坏等情况，导致人事档案的信息保存不完善。不仅如此，如果发生火灾等突发事件，也极易对纸质档案造成重大损失。其次，在管理方面，纸质档案比较麻烦。随着事业单位的人员调动，每年的人员都会有所增加或减少，人事档案也在不断地变动，纸质档案降低了工作效率。

二、信息化管理事业单位人事档案的优点

信息化管理事业单位人事档案，能够对档案进行备份，提高档案的安全性，从而更好地保存档案。同时，信息化管理能有效规避纸质档案容易损毁的弊端，不会存在信息保存不完善的问题。另外，信息化管理不但能有效整理、分类档案，减少纸质档案保存时的繁杂程序，而且能够采取直接搜索，有效提高了工作效率，使事业单位人事档案管理工作变得快捷化，有利于事业单位的发展进步。

三、事业单位人事档案管理信息建设的方法

1.提高管理人员的专业水平和职业素养

事业单位应提升档案管理人员的网络信息技术水平，组织相关的培训，使他们打破传统的管理观念，树立新的信息化管理意识，及时更新档案的信息资料，养成良好的管理习惯。同时，事业单位应有效发挥不同岗位工作者的作用，协调好各部门之间人员的关系，加强各部门与档案管理人员的合作与交流。

2.完善管理制度

事业单位应加强重视人事档案管理，制订档案管理部门，安排专业的管理人员，调动他们档案管理工作的主动性和积极性，优化他们的业务素质。另外，事业单位应针对档案管理部门制订相应的规范制度，并在人事档案管理工作中不断发现问题，完善管理制度，提高管理工作人员的执行能力，促进人事档案管理工作正常开展。

3.建设信息化平台

事业单位应重视档案工作的信息化管理，建设信息化平台，加强信息化推广，让档案管理人员了解信息化建设的重要性。除此之外，事业单位要不断学习优秀企业的成功经验，完善自身的信息化建设，提高工作效率。

4.减少实体档案

在人事档案管理中，事业单位应安排专业人员将实体档案进行信息录入，减少实体档案的使用，加强信息化管理的实际运用，节约国家资源，节省事业单位存放人事档案的空间。

四、结语

综上所述，在人事档案管理工作方面，事业单位仍然存在许多不足。因此，事业单位应加强信息化建设，提高人事档案管理工作的效率。

参考文献：

[1]赵文梅.浅谈新时期如何加强机关事业单位人事档案信息化管理[J].辦公室业务，2017，（9）.

[2]赵耀.事业单位人事档案管理工作的创新思考[J].决策与信息，2016，（9）.

[3]翁颖群.当前事业单位人事档案管理的几点建议[J].江西建材，2017，（3）.

[4]吕文科.试论新时期事业单位人事档案信息化建设[J].人力资源管理，2017，（7）.

（作者单位：山东省烟台市栖霞市桃村镇政府）