“互联网+”背景下的档案管理现代化

郑平

摘 要：近年来，档案管理工作重要性越来越得到各个机关、行业的高度重视，各个行业都对档案管理的现代化进行了探索和研究。随着信息化时代的到来，“互联网+”已经和我们的工作与生活紧密的结合起来，这给我们带来了较大便利的同时，其中存在的问题也是不容忽视的。档案管理工作也不例外，目前传统的档案管理模式已经无法跟上时代发展的步伐，本文针对互联网普及的现状，结合档案管理改革进行了论述，希望能够把档案管理的效能进一步发挥出来。

关键词：互联网+;档案管理;结合

档案管理工作历史悠久，对历史研究、科学技术的进步和文学艺术的传播具有重大意义。目前互联网技术已经在档案管理中得到了广泛运用，档案管理的内涵得到新的拓展的同时，也对档案管理的发展提出了更高的要求。

1 “互联网+”档案管理概述

1）“互联网+”档案管理的内涵。所谓档案管理，指的是借助一定的手段和方法，对档案实施分类、汇总、完善和传递等工作，是一个把档案的价值与作用发挥出来的过程。在“互联网+”背景下，档案管理必须与计算机技术紧密结合，促使档案管理向着现代化的方向发展。在“互联网+”条件下，档案管理效率得到了明显的提升，纷繁复杂的信息资源也得到了很好的利用。我们借助“互联网+”技术，可以把海量的档案信息和数据储存起来，并使得不同档案之间的联系变得更加科学，也可以使档案查询变得更加方便快捷。共享性是互联网的突出特点之一，因此互联网和档案管理的融合，也让档案信息的共享性得到了显著的提高，从而大大拓展了公众的信息视野。

2）“互联网+”与档案管理的结合。所谓“互联网+”，一般是指不同行业与互联网之间互相融合的过程，传统的档案管理是一种简单而重复性较大的工作。我们把档案管理与互联网技术结合起来，档案管理人员就可以从重复简单的劳动中解放出来，而互联网与档案管理的结合，必然牵涉到先进的数据处理技术，这就对档案工作人员的专业素质提出了更高的要求，他们必须具备从海量的信息数据挖掘有用数据的能力，再根据档案的种类，在它们之间构建出一定的逻辑关系，从而实现档案自动归类的目的。

2 目前“互联网+”档案管理存在的问题

1）加大了档案管理的安全隐患。在档案管理中充分运用互联网技术，给档案管理工作带来极大的便利的同时，档案管理的不安全性风险也同时存在。不同单位的档案都涉及了自身的机密，而网络黑客借助高超技术手段，非法窃取大量网络机密，破解计算机安全系统盗取机密文件。机密流失将会给单位造成巨大的损失。这就需要档案管理人员把自己的安全意识提高上去，采取严密的措施保障档案数据的安全。

2）档案管理人员素质有待提升。目前，档案管理人员作为档案管理的行为主体，还存在着工作经验不够丰富的现象。专业性管理技能比较欠缺，在理论素养、责任意识和工作技能方面依然有待提升，档案工作不规范问题时有出现，这不利于互联网条件下档案管理的进一步发展。另外，档案管理的性质是非营利性的，因此缺乏完善的监督激励机制，部分工作人员工作缺乏积极性和主动性，对于使用档案的需求往往无法满足，从而严重影响了档案管理信息化工作的开展。

3）海量数据造成档案管理难度增加。随着信息化技术的发展，我们整个社会已经开始进入大数据时代。档案管理工作也因此变得更加复杂化，挖掘数据的潜在价值已经成为新时期档案管理工作的重点。在互联网时代，档案管理人员接触到的数据和信息是海量的，而从中挖掘有价值的信息等于大海捞针，档案管理人员不仅要统计整理大量的数据，还要掌握数据背后的逻辑关系，使得档案的二次开发成为可能。因此，档案管理部门首先要重视硬件设施的建设，同时还要把档案管理人员挖掘、分析数据的能力提高上去，从而促进档案管理工作的进一步可持续发展。

4）档案管理的单位公众的参与度不高。随着互联网的技术的普及，信息的传播速度得到了前所未有的提高，对于任何一个单位的档案来说，绝大多数员工都有权利查阅和使用单位的档案，但是一个单位的人员素质往往存在较大差异，而且人员相互之间存在着比较复杂的关系，如果档案管理的规章制度不完善，容易造成档案被破坏的情况出现。与此同时，各类档案具有的保密使用方法也是不尽相同的，这就造成了使用档案也不是统一的，一旦使用不慎出现信息泄露，必将造成严重的损失与后果。

3 “互联网+”条件下档案管理现代化的意见和建议

1）树立档案管理信息化观念。一直以来，档案管理工作都沿用的是传统的工作模式，并由此产生了一定的思维定势。为做好互联网+”条件下的档案管理工作，转变观念是非常必要的，也就是说，我们必须首先树立档案管理信息化观念。目前，档案管理已经离不开互联网技术的帮助，因此，档案管理人员在具体工作中要学会运用信息化技术。在“互联网+”条件下，档案管理已经不再是简单的信息和数据的汇总，而是要求工作人员从信息资源中挖掘有价值的数据信息，进而在档案工作中变被动为主动，取得更好的管理效果。

2）强化档案管理的安全性。由于网络存在很多安全隐患，在档案管理中利用互联网技术存在较大的不安全性，所以我们必须采取有效措施来加强互联网档案管理。“互联网+”条件下的档案管理，涉及了硬件、软件以及网络运行环境的影响，为了加强当电子档案的管理和控制，采取一定的安全措施是非常必要的。第一是保密性，互联网最大的特点之一就是具备开放性，正好与档案的保密性形成了冲突，因此加强档案内部管理的保密性是十分关键的;第二是注重网络安全，目前网络病毒数量众多，破坏性较强，这就要求我们时刻关注计算机病毒的新情况，有针对性的实施防毒杀毒工作，保证信息化档案安全不被破坏;第三，要设置网络访问权限，针对不同档案的机密程度，按照查阅人员的身份级别，对档案的查阅取用权限进行设置，加强化内部人员对档案的使用，严防泄密的情况出现。

3）注重档案的二次开发利用。现代化的档案管理，要求我们做好档案的二次开发利用工作，这就要求我们在档案管理中建立健全档案开发利用机制，进而把档案资源的价值充分挖掘出来。要立足现有档案，加大挖掘开发力度，把功能齐备的数据库建立起来，提供全面的信息服务给档案查阅人员。此外，档案管理的目的也不仅仅局限于存储，档案利用成为新的工作重点，工作人员通过挖掘处理大量的数据信息，为领导决策提供了有效地参照。此外，电子文件归档也要引起高度的重视，传统的纸质档案存在保存困难容易丢失的弊端，所以我们要尽量使用电子版档案取代纸质版档案，并存储在计算机数据库中。电子档案归档后，我们还应当对档案库进行分类，把档案分为一般和机密两个类型，并借助互联网实现数据信息的共享，设定档案的查阅权限，使得档案的参照作用可以充分发挥出来。

4 总结

随着互联网的普及，网络技术在档案管理中开始得到普遍运用，因此把互联网和档案管理融合起来，是目前档案管理工作的开展方向。借助互联网技术，档案管理人员可以摆脱重复简单的劳动，这也对他们的专业能力提出了更高的要求。所以，在档案信息化管理中，我们必须更新观念，把檔案资源充分整合起来，挖掘其价值实现开发利用，并进一步加强内部控制工作，把信息化条件下的档案管理安全性提升上去，同时实现档案管理的现代化。档案管理现代化是一项系统工程，工作人员不能有畏难情绪，必须树立信心，把自己的综合素质提升上去，为实现信息化条件下的档案管理现代化做出自己应有的贡献。

参考文献

[1]黃丽珠.探讨“互联网+”背景下的档案管理现代化建设路径[J].人力资源管理，2017（9）.

[2]曹丛林.“互联网+”背景下档案管理现代化建设路径的几点思考[J].科学家，2017（5）.

[3]马丹.基于“互联网+”的档案管理现代化建设探讨[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊），2017（8）.