做好基层机关单位档案工作的几点思考

白广慧

摘 要：现阶段，随着机关事业单位深化改革的不断加快，对于当前档案管理工作提出了更高的要求。新形势下，机关单位以往传统的档案管理模式所存在的弊端日益突出，极大的降低了档案管理工作水平。新形势下，如何做好基层机关单位档案管理工作，成为行业工作者思考的重点。基于此，本文首先概述了基层机关单位档案管理工作的重要性;其次分析了当前基层机关单位档案工作现存问题;最后探讨了提升基层机关单位档案工作水平的对策。

关键词：基层机关单位;档案管理工作;现状;对策;分析

档案管理作为基层机关单位的一项重要工作，当前我们发现该项工作仍存在一系列的问题，例如：档案意识薄弱、档案工作人员缺乏等等。在这种情况下，积极采取有效措施解决现存问题具有重要的现实意义。

1 基层机关单位档案管理工作的重要性概述

基层机关单位在发展的过程当中，档案管理工作起到了至关重要的作用。认真做好该项工作不仅能够实现对优秀人才的挖掘，提高全体员工的工作积极性，而且还能够为机关单位各项工作的开展提供重要的数据参考。通过分析机关单位员工档案资料，能够掌握其业务能力，并且结合档案内容能够实现对员工的科学评价，并以此为基础展开人员调整及分配工作，为接下来各项工作的开展打下良好的基础，促进工作效率及工作质量的提升。除此之外，切实提高员工的工作热情，能够有效提升员工的工作积极性。

2 当前基层机关单位档案工作现存问题分析

1）缺乏对档案管理的重视。首先，在档案工作当中，部分工作人员认为只需要做储存工作即可，确保其不被损坏即可，将该项工作的重要性局限于浅层次。其次，并没有从本质上意识到档案管理工作的重要性所在，导致在实际的管理工作当中缺乏主观能动性，采用的档案管理方法不先进，无法实现对档案资料的充分利用，丧失了其价值作用。最后，基层机关单位档案管理部门不注重档案管理宣传工作，并且大部分工作人员并非档案专业出身，缺乏而完善的理论知识与档案管理经验，忽视了现对档案的行政、业务作用的宣传，没有形成良好的工作氛围。

2）缺乏全面的硬件投入。新形势下，基层机关单位档案管理工作内容越来越多，工作量巨大，但是由于受到资金方面因素的影响，导致软硬件设施设备投入不足，在很大程度上影响着档案管理工作的开展。举个例子来说，部分机关单位的档案管理室缺乏防火防盗防潮设施设备，极易导致部分重要资料出现霉变现象。还有的条件非常简陋，计算机、扫描仪等设备配备不齐全，影响到档案管理的工作的信息化开展，工作效率及水平得不到有效的提升。

3）缺乏完善的档案管理制度。要想保障机关单位档案工作的顺利开展，建立完善的档案管理制度具有重要意义。但是，当前通过实际的调查分析我们发现，大部分机关单位虽然建立了相应的档案管理制度，但是其中却存在不完善的现象，例如：对于档案资料的收集取缺乏明确的收集范围、对于档案资料的分类保存工作细则不明确，久而久之，就导致档案管理工作越来越混乱。除此之外，还有部分基层机关单位虽然制定了档案管理制度，但是却存在落实不到位的问题，无论是档案资料收集、档案分类、档案保存等各项工作的开展均存在较强的随意性，无法保障工作质量。

3 提升基层机关单位档案工作水平的对策探讨

1）加强对档案管理工作的认识与重视。首先要重视起对档案的宣传工作，促使全体工作人员充分意识到该项工作的重要性所在，在宣传的过程当中，可以通过全员宣讲、微信宣传等方式，进一步扩大档案管理影响力，提升档案工作地位。其次要做好对《档案法》的宣传工作，切实提高基层机关单位档案工作人员的法律意识，做到知法懂法守法。最后要加大对档案资料的开发与利用力度，在做好档案收集、档案保管等工作的同时，结合实际情况制定完善的检索工具，为接下来的应用打下良好的基础，使其价值得到充分的体现。

2）完善软硬件配置。上文中我们说到，当前由于缺乏充足的资金支撑，导致部分基层机关单位软硬件配置不完善，影响到档案工作的高效开展。基于此，在接下来的时间里，上级政府部门应加大资金支持力度，促使其配备完善的软硬件设施设备，建立功能齐全的档案管理室，配备计算机、扫描打印机等等。同时可以设置烟雾感应检测系统、温度湿度消毒净化一体化质控系统，为档案资料的储存打下良好的基础。

3）健全与完善机关单位的档案管理制度。建立健全完善的档案管理制度是保障档案管理工作顺利开展的关键。针对当前部分机关单位档案管理制度不完善或者落实不到位的问题，要引起足够重视。作为领导人员，要认识到档案工作的重要性，结合实际需求制定健全完善的档案管理制度，明确档案管理工作内容及要求，并将责任落实到每一个人，避免出现相互推诿的现象，保障档案工作顺利开展。不仅如此，要认真做好对档案管理的监管工作，严格执行档案管理制度展开各项工作，确保管理制度落到实处，实现对档案资源的科学开发与高效运用，促进档案管理水平的提升。

4）加强档案管理队伍建设。基层机关单位档案管理工作的开展，离不开工作人员的支撑，其自身是否具备较高的专业水平及综合素质，在很大程度上影响着档案工作水平。基于此，在接下来的时间里，要充分重视起对档案管理队伍的建设工作，针对现有人员，要定时定期的展开教育培训，促使其掌握更加先进的档案管理技能，善于借助先进的计算机信息技术展开档案管理工作，促进档案管理效率的提升。同时要加强和高校之间的交流与合作，为基层机关单位输送优秀人才，确保满足档案工作需求，保障档案管理工作高效开展。

5）加强机关单位的档案管理信息化建设。新形势下，先进的计算机信息技术在各个领域中的应用越来越广泛，为人们的生产生活及工作带来了极大的便利。基于此，加强基层机关单位档案管理信息化建设也就成为一项重要工作。借助计算机信息技术展开档案管理工作，及时的更新并分类管理档案资料，实现对档案资料的电子化储存，节省档案资料储存空间，降低人工操作强度及难度，促进档案管理工作效率的提升。不仅如此，在信息技术的支撑下，使得档案资料的保存更加安全化，避免了丢失、泄露等问题的出现。

6）全面普查案卷，规范和重新组合档案。在档案信息化建设的时候，往往会存在大量制作粗糙并且没有价值的纸质档案资料，这些资料占据大量空间，加大了工作量。因此要做好相应的清理工作，针对其中有价值的档案资料，做好储存工作，针对无价值的资料，及时的进行清理。在这一过程当中，档案管理人员应全面清查档案资料，对其进行分类存放，并同步网络档案内容，销毁无用档案资料。除此之外，要重新整理内容复杂的档案资料，重新制作无目录、无页码的档案，优化管理档案资源，提升基层机关单位档案工作成效。

4 结语

综上所述，档案管理作为基层机关单位的一项重要工作，认真做好该项工作是保障机关事业单位良好发展的基础。针对当前基层机关单位档案管理工作当中所存在的一系列问题，要足够重视起来，积极采取有效措施，通过做好上述六个方面的工作，切实提高档案管理工作效率及水平，促進基层机关单位的健康稳定发展。

参考文献

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