“互联网＋”时代事业单位档案管理优化策略

孙宁

摘 要：“互联网+”时代下，事业单位的档案资料呈现出新的特征，事业单位档案管理工作由此面临着新的挑战。本文展望了事业单位档案管理工作的开展方向，分析了事业单位档案管理工作面临的挑战，并由管理策略、运营策略及组织策略三方面入手提出了新时代下事业单位档案管理工作应采取的策略。

关键词：“互联网+”;事业单位;档案管理

1 引言

档案管理工作是事业单位工作的基础和重要组成部分。“互联网+”浪潮的来临进一步丰富了档案管理工作的内涵，也为事业单位的档案管理工作带来了新的挑战。只有把握“互联网+”带来的机遇，与时俱进地转变档案管理工作思路、创新档案管理方法，才能够更好地为事业单位各项工作打好基础。

2 “互联网+”时代事业单位档案资料呈现的特征

1）承载介质异质化。“互联网+”时代事业单位档案资料的变化首先体现在档案资料的承载介质上。以往的档案材料多以纸质文档为主，随着信息化时代的到来，以磁盘、光盘等为介质的电子文件，以U盘、移动硬盘为载体的视频、音频、图片等资料轮番登场。随着“互联网+”时代的到来，部分档案资料开始向至无介质的网盘、云等储存空间迁移。

2）资料形式多样化。资料形式多样化是“互联网+“时代事业单位档案资料呈现出来的另一明显特征。主要表现为，事业单位的档案资料由最初的以纯文本为主的文字记录逐步发展为文字、图片、音频、视频、网页、数据库等多种形式并存的状态。资料形式的多样化对档案的收集、整理、存储和利用等各环节都形成了直接影响，为档案管理工作带来了挑战。

3）数据信息海量化。“互联网+”时代事业单位档案资料的另一特征是数据信息海量化[1]。海量的电子信息替代了以往内容更简、期限更短的纸质信息记录，其单位动辄以GB、T计量。如何更好地处理巨量信息，也成为档案管理工作需要关注的重点。

3 “互联网+”时代事业单位档案管理工作的开展方向

1）资料管理三轨化。“互联网+”时代下，事业单位档案资料呈现纸质存储、计算机存储、云端存储三段存储的特征。为充分适应这一特征，事业单位就需从纸质文件管理、计算机电子档案材料管理及云端档案材料管理三条轨道入手，三管齐下地开展好档案管理

工作。

2）查询调阅系统化。近年来各事业单位逐步引入档案管理系统，并实现了部分档案材料由纸质文档向电子化转移的目标。在此基础上，查询调阅等功能的优化成为“互联网+”时代事业单位档案管理系统优化的新方向。在自然语言处理等新技术的支持下，档案管理系统的查询和调阅功能模块将以更加系统化的方式实现，查询和调阅效率也将大大提升。

3）信息资源共享化。档案资料的查阅和信息的分享一般都需先由需求提出部门向档案管理部门申请，再由档案管理部门将资料调出，通过复印或文件传送等方式实现。但“互联网+”时代下，这一过程将不复存在，取而代之的是档案信息资源的平台化共享[2]。档案管理部门仅需对档案资料访问权限做好设定，需求提出部门就可以访客身份登录账号，在权限范围内查阅所需资料。

4 “互联网+”时代事业单位档案管理工作面临的挑战

1）规范及标准建立。面对“互联网+”时代下档案材料呈现出的新特征，要做好事业单位档案管理工作，必须首先建立一套与之相适应的管理规范或标准，对电子档案管理中的责任分工，对各类档案的采集要求、储存要求，对不同格式文件的归档要求等作出明确规定[3]。事业单位可以国家档案局发布的《电子档案管理系统基本功能规定》为依据，参考各省、市出台的电子档案管理办法，制定切合本单位实际的规范及标准，为“互联网+”时代的档案管理工作打牢根基[4]。

2）类别及期限划分。信息量的剧增、信息形式的变化以及存储载体的不同为档案资料的整理和保管带来了巨大的挑战。从档案整理角度来看，同一内容不同形式的信息应如何归类，同一内容不同存储方式的信息又应如何整合，都需要重新明确;而从保管角度来看，以往只需存储3年、5年的纸质档案资料，经电子化后，是否可因储存能力的增强而保留更久;以往由于存储介质限制难以长久保存的音频、视频等文件，在新的存储方式出现后是否应延长保存期限等，尚需视实际工作要求重新讨论。

3）安全及保密措施。“互联网+”时代下，传统的人员配备、硬件管理、防火墙及杀毒软件等简单防范技术，显然已不足以应对档案管理工作面临的风险[5]。只有不断更新档案安全及保密技术，将MAC信息码、数据镜像等新时代下的技术产物合理应用于风险防控中，与时俱进地更新安保措施，才能更有效地防范、化解各类风险。

4）技术应用及掌握。档案管理系统的更新也对档案管理人员的信息技术水平带来了较大的挑战。部分新兴技术引入档案管理系统后，档案管理系统日常操作的难度和复杂度也有所提升[6]。

5 “互联网+”时代事业单位档案管理工作应采取的策略

明确了的事业单位档案资料的特征、档案管理工作的开展方向及面临的挑战，我们应着手打破传统的管理思路，转变思考角度，以新的策略来应对新的挑战。

1）管理策略。在管理策略方面，由传统的、以硬件为主的模式向以信息系统为主的模式转变[7]。传统的档案管理思路主要以纸质材料管理及机房、设备等硬件方面管理为主。但在“互联网+”时代下，信息的储存逐渐电子化、云端化，档案的管理逐渐应用系统化，因此应及时转变管理思路，在兼顾硬件等物理实体管理的同时，将管理重点逐步转移至软件管理、应用系统的管理及云端管理等方面。

2）运营策略。在运营策略方面，由档案部门单独管控的模式向以档案部门为主、多部门协调共用的模式转变。当下各单位的档案资料往往由档案部门单独管理。但在“互联网+”时代，档案资料的管理应转向由档案部门总负责，多部门协调共用的运营模式，由档案部门管理人员控制各部门访问权限，各部门按照档案部门提出的标准自主上传档案材料，并在权限范围内自主查询和调阅所需档案信息。

3）组织策略。在组织策略方面，由单一的采用档案专业人才的模式向档案专业人才、信息技术专业人才以及具有两方背景的复合型人才并用的模式转变。“互联网+”时代下，档案管理工作对技术的依赖性逐步增强，档案管理部门应更加关注具有信息系统管理方面背景的专业人才的选拔和采用，以弥补现有组织模式中技术部分的

缺失。

6 结语

“互联网+”的时代浪潮下，挑战与机遇并存。事业单位档案管理部门应从管理策略、运营策略、组织策略等三方面的策略转变入手，做到及时建立规范标准、明确类别期限劃分、强化安全保障措施、合理运用新兴技术，为事业单位的各项工作打牢档案管理之地基。

参考文献

[1]顾珂.大数据时代人事代理档案管理信息化建设探析[J].档案管理，2019（2）：86-87.

[2]马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代经贸，2019（18）：50-51.

[3]李宝玲.解读《河南省电子文件归档与电子档案管理办法实施细则》[J].档案管理，2019（4）：30-31.

[4]中华人民共和国国家档案局. 电子档案管理系统基本功能规定[S].

[5]杨宝芳.大数据时代对事业单位档案管理的思考[J].办公室业务，2019（8）：102-102.

[6]白素娟.浅析互联网背景下档案管理信息化的建设方法[J].兰台内外，2019（11）：3-4.

[7]夏明辉.“互联网+”环境下档案管理模式探析[J].北京档案，2019（7）：38-40.