从人际功能视角分析英语商务索赔信函中的情态

潘雨晴 岳伟

【摘 要】本文基于Halliday的系统功能语法理论，分析英语商务索赔信函语篇中的情态表达方式及其所揭示的人际功能。本研究发现，情态方面，情态词can，will，would出现次数最多，目的在于委婉提出赔偿，易于对方接受，语气附加成分和归一性在情态附加成分中占主导作用，旨在客观表达，情态隐喻主要通过显性主观和显性客观来表示。希望本研究的发现能丰富英语商务信函和人际意义的研究。

【关键词】英语商务索赔信函，情态，人际功能

中图分类号：H31 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2020）03-0168-04

在经济全球化的背景下，国家间的贸易往来愈发频繁，商务英语信函的交流也愈发受到重视。其中，索赔函受到较多的关注由于涉及双方利益的敏感纠纷。在外贸交易过程中，重量短缺、包装不当、交付延迟等情形时有发生，因此索赔函可以作为贸易双方之间的一种沟通手段。

近年来，许多语言学家从不同角度对英语商务信函进行了大量研究。比如文体特征、礼貌原则或合作原则等。从文本组织的角度来看，Pilegaard（1997：37）对请求类英语商务信函全篇中的礼貌策略的分布和类型展开研究。从英语商务信函特点的角度来看，Leech（1983）在对言语行为理论的研究基础上，将其分成合作类、竞争类、和谐类和冲突类四类商务信函。

国内，秦晓杰（2001：11-14）通过分析英语商务信函中礼貌策略和合作原则的使用情况，论述了二者之间的关系。姜奕（2008：214-215）就如何在英语商务信函中合理地运用词汇体现礼貌策略进行探究。张雪原（2014：8-9）分析如何更有效地传达信息在英语商务信函中体现礼貌的原则，他从用词角度出发，指出应避免一些带有歧视性的词汇在信函中出现。陆军，孙飞（2014：96-97）分析了商务信函英语的语言功能和文体特点，探讨了功能对等理论在商务信函翻译中的运用。陈冬纯（2003：52-56）从语篇的格式、结构、体裁释义以及语法和词汇等方面出发，分析了英语商务信函的语篇和文体特征。

总之，现有大多数研究从礼貌原则角度研究英语商务信函，鲜有从系统功能语法的人际功能角度对英语商务信函进行研究，尤为索赔信函。而研究商务信函中人际意义的实现，有利于更深入了解商务信函的特征，对商务英语写作也具有一定的指导意义。

人际意义的重要组成部分之一是情态，“具有某种评价功能，由说话者用来表达他对句子所表达的命题的观点或态度（主观性或客观性）（Lyons，1977：15），Palmer（1979：26）认为“情态对人类语言有如此巨大的影响，它直接反映了说话者对话语的主观性或客观性”。有效实现商务英语索赔信函中的人际意义，体现索赔方得体提出赔偿的言语交际能力，促进有效的外贸交际，以维护双方良好合作关系。

因此，本文针对情态系统，分析商务英语索赔信的人际功能，意在说明作者如何选择语言来表达自己的态度，努力达到交际目的。

一、理论基础

（一）人际功能理论

功能语法指出，概念功能、人际功能和语篇功能是语言的三种功能。人际功能主要指的是人们以语言相互交流，用语言构筑人际关系，并用语言来影响他人的行为等（Thompson，2008）。Halliday（1985）指出，人际功能主要通过语气系统和情态系统来实现。其中，语气系统表达句子中的互动，牵涉交际双方的角色关系，而情态系统则表现说话者的个人判断或态度。Martin（1992）提出了评价系统理论，以进一步发展系统功能语言学的人际意义框架，更注重词汇层面的评价功能。

（二）情态

Halliday对情态的论述非常独到，他将情态与归一度联系起来，认为情态是指“是”与“否”之间的意义中间状态，即肯定与否定意义之间的区域。他将情态分为两类，即情态化和意态（Halliday，1994：356）。情态化可以由语气中的限定性情态助动词、情态副词来表述，或由两者一起来反映。意态化一般由语气中的限定性情态动词、谓体形容词来反映，也可以由语气副词与限定性情态动词一起来表述（常晨光，2001：6-8）。Halliday认为情态一般由情态助动词、语气附加成分、形容词性谓语、名物化等几种方式表达（李杰，钟永平，2002：9-15）。另外，Halliday还提出了情态表达的另一种形式，即情态隐喻。

二、研究方法和对象

为了使研究更客观，结果更可靠，本研究从《商务英语信函》（曹菱，2000）、《外贸英语函电》（侯芳淼，2010）、《国际商务英语函电》（韩芹，2007）等由国内大型知名出版社公开发行的教科书中，随机抽取了40封索赔信函作为分析语料。采用定量和定性相结合的研究分析方法，分析索赔信函语篇人际意义是如何通过情态表达实现的。

三、情态的表达及其人际意义

（一）情态动词

在情态系统中，情态动词在从情态的角度实现人际意义方面相当重要，也经常用于索赔信函中。发现它们用于表明作者的立场，义务，期望或不确定性等等。其中特别是will，can，have to被高频率使用。通过使用它们，可以用委婉地传输大量人际信息，实现商务交流目的。表1是情態动词在样本语篇中的分布。

如表所示，在40封索赔函中have to，will，can具有更高的发生率。此外，Halliday根据情态动词接近肯定的程度，把情态动词划分为低，中，高三个量值，他认为情态动词量值越高，意义就越接近肯定，情态动词量值越低，意义就越接近否定（Halliday，1985）。下表是根据Halliday对情态动词的量值划分而制作的。

从上表中可以了解到，与高值情态动词相比，具有中值和低值的情态动词更常用。更具体地说，前两种情态动词分别占62.7%和19.7%，而高价值情态动词仅占17.6%。其中，中值情态动词will/would，其表达显得礼貌和温柔，所以最常使用，其次是低值情态动词can，表达显得委婉，高值情态动词must/have to占据比例较低，原因在于其表达具有强烈的语调，过于强硬。在下文中将对情态动词进行更全面的分析：will/would，can，must/have to.

1.情态动词will/would

这两个情态动词是在所有情态动词中最常用到的。Will被定义为将来发生，它仍然可以用来表示概率、预测、意愿、倾向等。例如：

（1）We trust you will promptly settle this claim.

（2）We will send the goods back to you when the settlement is accomplished. All costs will be borne by you.

（3）However， we regret that we find that the quality of garlic chips is not satisfactory and will lodge a claim with you.

在例（1）中，作者用will来表达他对责任方的预测和期望，从主观的角度来看待未来的行动，这表明作者期待着对方主动回应。例（2）显示了如果责任方处理问题，作者公司将采取的行动。在例（3）中，will用于表示作者出于自己的意愿提出索赔，由于责任方的过错。这将使责任方更容易接受索赔人提出的请求。总之，will增强了作者意愿或有可能做某事并促成相互的成功。

与will相比，它的过去式would显得更加礼貌和温柔，例如：

（4）We would like to receive the correct type of machines as soon as possible.

（5）We would be grateful if you could investigate the matter immediately and help us fulfill our commitments.

（6）We would ask you to ship replacements parts of the damaged goods as soon as possible and we will register our claim with the insurance company.

情态动词would的表达没有绝对意义。Would在例（4）和（5）中可以帮助作者公司礼貌和友善地给责任方留下深刻印象，而例（6）留下双方之间谈判的空间，因为would在这里表达了一种可能性。过去时意味着某种意义，假设并远离现实。因此它传达了一个信息，即仍有很多讨论空间，并且双方在问题上彼此沟通更容易。

2.情态动词can

Can是索赔函中另一种常用的情态动词。它用于表示能力，可能性和许可。

（7）We can continue our further business and I hope that this issue will not happen again in future production.

例（7）是來自真实企业的索赔函。在这笔交易中，电池在生产过程中发生泄漏、损坏、丢失。因此作者建议对方承担总损失的一半，并表明在问题得到妥善解决的前提下，将保证持续合作。然而，由于责任方认为他们夸大了有关丢失的数据，他们最终达成了弥补损失后半部分的协议，并保持了良好的合作关系。

（8）We can't sell it at the normal price and suggest that you should give us a 20% subsidy on the invoice cost.

（9）If you cannot accept it， I am afraid we will have to return it for replacement. （10）The specification of the processing machinery cannot meet our needs.

例（8）和（9）表示能力，例（7）和（9）表示可能性。通过指出能力的含义，作者指出货物未能满足其需求，这在例（10）中暗指责任方的不当行为。例（8）中作者强调了责任方造成的不良后果，并进一步提出了自己所期望的赔偿。在例（9）中如果对方的回答为否定，则采用can来表达作者公司将采取的可能行动。

3.情态动词must/have to

Must和have to经常用来表达必要性和义务。它们都属于高值的情态动词并且具有强烈的语调。当使用高值情态动词时，信件接收者可能会欣赏谨慎的态度。只有当作者感觉到他的需求不会被另一方所满足时，他才会使用高值的情态动词have to。在这种情况下，作者的说话方式既坚韧又坚定。然而，have to强调外在因素并掩盖了作者的真实个人观点，因此这也是have to比表达主观要求的must更频繁使用的原因。例如：

（11）As the tea is no longer suitable for people to drink， we must ask you to compensate us for the loss.

（12）In view of the above situation， we have to return the two models of the wrong machine to you for replacement at your expense.

（13）Otherwise， we may have to look elsewhere for our supplies.

与另两个例子相比，例（11）中对责任方，由于其强烈的语调，对方可能不太能接受。另一方面，其余的例子都表现出作者对公司将采取的行动的强烈态度，同时也隐藏了他们的主观意愿。需要强调的是，作者的公司所做的事情是由客观事实所强迫，而不是由于他们的个人意愿，因此对责任方来说似乎更有说服力。总而言之，索赔的合理性得到了重申，信函接收者没有理由放弃他的责任。

（二）情态附加

“情态附加成分”分为语气附加成分和评论性附加成分（Halliday，2000：82-83）。根据功能语法，情态表示说话人对被讨论事物的态度与情感，态度与情感涉及语气问题。Lyons（1977）指出，情态、语气等概念之间有明显的认知上的联系。语气是指动词的某种形态，与发话人对事物的观点或立场有关，可以说语气是情态语法化的结果。由情态助动词表达的情态意义，同样可以由其他词语来表达，如副词、介词短语等。李战子（2002：81）指出，朝向说话人的副词，如honestly，frankly，fortunately，to our suprise等，为了彰显人际意义，可以使用能反映说话人对命题的态度的情态表达手段，如称呼的策略，谨慎的引用等。下表为语料中情态附加成分的分布。

从表中我们可得，语气附加比评论附加更频繁地使用。语气附加可用于表达情态，时间性和情绪。例如：

（14）The clothes we ordered from you are not 100% cotton as you said.

例（14）是来自真实企业的索赔函。由于不符合描述和延迟交付，责任方给作者公司带来了极大的不便。如在示例（14）中，不便于直接指出问题。为了澄清产品与责任方承诺的不同，作者可以主动提出索赔。而作者公司最终也得到了满意的结果。

（15）Unfortunately， when we opened the carton，we found that it contained completely different items， and we can only assume that there was an error and that there was another order in the carton.

（16）Regarding our letter requesting to settle the overdue amount of HK$250，000 on January 4 and 20， we have still not received your reply.

（17）ID Co. Ltd has always represented quality service and quality goods.

在例（17）中，作者对责任方的鼓励，表达了作者对对方产品的信心，这反而促进了问题的快速解决，因为这对责任方来说听起来很舒服。在例（15）中强调问题的严重性以便促使对方快速采取行动。例（16）作者强调在此索赔函之前，未收到任何答复。同时还传达了作者对另一方的评价。下面是一些关于评论附加的例子，他们通常出现在句首。

（18）Apparently，some mistake must have been made in handling this order.

（19）Thank you for your prompt delivery. Unfortunately， when we opened the boxes， we found that 3 boxes were badly damaged and the enamel was broken into pieces.

（20）Please explain to your boss kindly what I think about my battery leak damage.

在例（18）中，apparently是用来表达作者对他所描述的事件有多大程度的信心。它还可以增强作者论点的客观性，显示作者在交流中的积极作用。在例（19）中，作者首先确认对方的及時交货，然后指出问题所在。通过unfortunately批评的意识被削弱了，但可以认真地传递信息，即责任方造成的损害是非常严重的。在例（20）中，作者以一种非常礼貌的方式提出了他的请求，以表明他在谈话的基础上解决问题的诚意。因此，他们可以一直保持良好的未来合作关系。

（三）情态隐喻

情态也可以通过“隐喻”来实现。从取向上看，情态隐喻有两种：情态的主观隐喻和情态的客观隐喻（朱永生，严世清，2001）。情态的主观隐喻中说话者通常强调自己的看法、表明自己的观点以及做出的推断或评价，而情态的客观隐喻中说话者使用一种似乎不是个人观点的方式来突出自己的观点，使主观性模糊化（胡壮麟，2005）。下表为情态主观隐喻和客观隐喻的分布频率和百分比。

从表4中可以清楚地看出，主观隐喻比客观隐喻占比更高，分别占84.4%和15.6%。它们用于强调作者主观观点或强调客观性。一些典型的例子如下所示。

（21）We trust that you will resolve this claim immediately.

（22） I am afraid we will have to return it for replacement if you cannot accept it，

（23）On inspection， we found that 180 bags broke and estimated that 9000 kilograms of content had been irreparably lost.

这四个例子都表达了情态的主观隐喻，可以用来表示更多的个人观点或预测。在例（21）中，作者通过使用“we trust”表明他对责任方迅速解决索赔的信任。“Im afraid”在例中（22）可以起到避免对责任方做出绝对判断和缓解他们之间紧张关系的作用。例（23）通过使用“we found that”来说明信息的真实性，这使得声明更具说服力。对方便不能转移他们对损害的责任。

下面是一些有关情态的客观隐喻的例子。

（24）As the cartons were intact， it is clear that the fruit was short weight before shipment.

（25）It is obvious that I was charged a normal price of $183 instead of the lower price promised.

以上例子均采用情态表达的客观隐喻来陈述责任方的错误，而不是指责。通过隐藏作者自己的观点，将更多地关注客观现象。这样，责任方不仅能意识到自己的过错，而且能迅速主动提出解决方案。

（四）索赔函中情态表达的人际意义

首先，写信人在信函中使用中低值情态动词能委婉、礼貌地传达信息。从而避免消息的直接传递，而引起对方不满。使用主观的情态隐喻，如：We trust that you will resolve this claim immediately，可以表现出写信人的积极心态，话语不会显得那么僵硬，对方更容易接受。也可以表现出写信人的真诚和后续合作的互惠性。

其次，说服力很强。当问题被写信人提及时，通常会采用几个表概率的情态动词，使用明确且客观的情态隐喻，如：As the cartons were intact， it is clear that the fruit was short weight before shipment，说明索赔的真实依据。这些表达将使收信方感到客观和有说服力。在实际情况中，商务人士传达真实的消息时，需要使用主观和客观的混合表达。

最后，使用情态表达，有利于维护双方贸易关系的和谐，进而实现经济利益。通过写信人含蓄，礼貌以及客观的表达，如：We would be grateful if you could investigate the matter immediately and help us fulfill our commitments，收信人會比较容易接受信函传递的消息，双方的交易可以长期进行下去。

总而言之，情态的多样化表达在索赔函中的运用有助于写信人有效准确地传达消息，并能维护双方的贸易关系。

四、总结

本文以系统功能语言学中的人际功能理论为基础，从情态角度分析了40封商务英语索赔信。在情态方面，情态动词以低值和中值居多，情态的隐喻表达强调了信息传递的客观真实性。虽然本次研究已经努力获得一些发现，但仍具有局限性。在今后的研究中，应该扩大分析的语篇数量，使研究结果更加可靠和有说服力。此外，由于其他语言手段也在实现人际意义，如时态、人称词等，因此也可以进行相关分析。

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