加强内控信息化建设 助推高校内涵式发展

王秀芬 方巍

【摘要】  随着我国高等教育迅猛发展，办学模式呈现多样化发展态势，对当前高校内控管理体制和运行体制提出了新的要求。文章在内控理论研究的基础上，分析了内控信息一体化平台建设对高校的影响，并结合工作实例，提出了信息一体化建设思路，对加强高校内部管理信息一体化建设进行有益的探索，以有助于高校进一步健全和完善内部控制体系，推进高校内涵式发展，提升高校的运行管理水平。

【关键词】   内部控制;内涵式发展;信息一体化;风险防控

【中图分类号】  F232;F233  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812（2020）05-0083-03

一、引言

近年来，我国高等教育发展迅速，办学模式呈现多样化态势，各方面成效显著。十九大报告进一步提出以教育强国支撑社会主义现代化强国的目标，要求高等教育一定要立足新时代、把握新形势，切实增强忧患意识，强化使命担当，实现我国高等教育高质量内涵式发展。这意味着高等教育需要在管理体制与运行机制上进行全面深化的改革。特别是要善于运用互联网技术和信息化手段开展工作，增强驾驭风险本领，健全各方面风险防控机制。

美国反虚假财务报告委员会下属的发起人委员会（以下简称为COSO）于1992年发布《内部控制——整合框架》，提出内部控制系统由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督控制五要素构成，2013年5月，COSO委员会颁布了新版《内部控制——整合框架》，它在原框架的基本概念、控制五要素、控制方法及依据不变的基础上，强调把制定明确目标作为重点，并将目标与系统具体的控制活动紧密联系。加拿大、英国等国家在内部控制建设方面也各有特色。国外对内部控制信息化的研究较少，特别是对信息化内控措施研究更少，只是集中体现在利用信息系统进行账务处理与财务报告编制等方面。

我国2008年出台《企业内部控制基本规范》;2012年出台《行政事业单位内部控制规范（试行）》（以下简称《规范》）。高校执行的是《规范》，在内部会计控制、内控构成要素、内控对象、内控体系构建、内控评价等方面比较成熟，但在内部控制信息化建设方面研究甚少。当前高校内控体系信息化实施过程中主要存在以下问题：一是内控制度不完整。虽然国家相关规章制度较多，但内部控制标准未能明确统一。各类业务管理归口的信息系统较多，各信息系统实现信息一体化存在技术支持不足、权力寻租等因素的影响与制约。二是信息化实施人员的认知及素养有待培养提高。为此，基于信息一体化的内控体系建设与实施，将会对我国高校持续稳定健康发展带来深远的影响，具体有以下几个方面：提高高校决策支持效能和管理水平，推动管理现代化，提高资金使用效率，提升运行效率和竞争软实力。实现全校各业务信息数据的无缝对接，规避各种因信息不对称、沟通不及时带来的各类管理风险及财务风险。信息化程度的提高，可以进一步解放人力，使得基层业务操作人员更多地参与到学校管理中，提升高校管理人才综合素质。

二、基于信息一体化模式的内控体系建设思路

（一）引入有关技术理论

目前基于信息一体化模式的内控体系建设过程中主要采用的技术理论有：控制论、系统论、协同论、线性规划论、委托代理理论和新公共管理理论等。在高校内控体系与信息一体化平台的建设中，引入协同论的思想，会使内控管理思想向更深更广的方向延展，从而产生良性的协同效应。而线性规划论可以运用于高校的内部控制体系及信息一体化平台建设中，使得组织中的人力、物力、财力等资源得到合理安排，以实现利用效率最大化。该理论有利于内控体系各项措施与制度的落地，进一步提升高校的治理能力。我国的高等学校承担了许多公共需求和科研项目，为公民提供受高等教育的机会，因此在三个不同维度上存在着委托代理关系：（1）社会公众（公民及消费者）与国家教育管理部门之间的委托代理关系;（2）国家教育行政管理部门与地方各级教育行政管理部门之间的委托代理关系;（3）地方各级教育行政管理部门之间、地方教育行政管理部门与高校等教育事业单位之间、各教育行政管理部门及教育事业单位与部门单位负责人之间、上级领导与下级官员之间的委托代理关系。见下图。

新公共管理思想的引入，成为内部控制理论及方法在行政事業单位运用的思想与理论基础，信息一体化将新公共管理理论用于标准建设、作业流程规范、绩效评价科学等方面，使管理控制落到实处，成为内部控制体系建设与有效实施的重要手段。

鉴于目前高校已具备建设主要业务信息系统的能力，可以对照高校内控规范的关键风险控制点，优化现有的业务信息系统，在系统里完善相应的内部控制表单及评价报告模板，并通过合适的数据接口，实现系统间的数据与信息的共享，从而实现高校内部控制信息一体化。高校可将本校的内部控制系统与财政部门预算管理系统进行有效对接，有利于高校与财政部门实现实时的数据共享，便于预算的下达与信息沟通，实时掌握预算执行情况，及时做出相应的预算安排与调整，使得高校的预算执行与管理及时有效。

（二）信息一体化建设思路

从高校内部全面内部控制管理要求、高校与财政部门等外部的政府职能部门之间的信息共享需求等方面来考虑，高校内部控制信息一体化建设工作可以从以下几个方面开展：

1.统一基础信息编码规则，整理出基础信息类别，并统一设定编码规则，建设明确统一的信息系统基本信息。编码规则的设定包括但不限于人员编码规则、部门编码规则、项目编码规则、合同编码规则、固定资产编码规则、重要物资编码规则，各类制度、报告、文件编码规则，档案编码规则等。不同类别的编码规则的设定均体现不同的管理需求，比如，人员编码需要考虑人事管理需求、绩效考核需求、工资核算需求等，这些需求中最重要的是人事管理需求，并兼顾绩效考核与工资核算需求;部门编码规则需要考虑到学校的整体组织架构设置需求;项目编码规则需要考虑不同的资金来源、业务分类与部门等需求;合同编码规则需要考虑不同的业务分类及所属部门等需求，固定资产编码需要考虑资产分类、所属部门等需求;制度文件编码需要考虑编制部门、审批级别、业务分类等需求;档案编码需考虑到移交部门、业务分类等需求。可以将系统论与控制论的思想运用到编码规则设定中，良好的编码规则有利于简化信息系统处理过程，实现各信息系统信息数据的无缝对接，提高信息检索整理与数据统计分析效率，在内控信息一体化过程中起着举足轻重的作用。

2.依不同的管理业务分类整理相应的关键风险控制点，梳理出不同的业务流程单元，对各业务流程单元进行整理分类，依业务单元类别整理出内部控制考核与评价标准。把确定的内控业务流程单元与现有的管理信息系统进行对比，有欠缺的业务结点需要进行补充，并加入考核与评价单元，设置相应的控制表单及评价报告模板。本环节是内控信息一体化平台建设与内控体系优化的主要部分。

3.依照财务核算系统需求，梳理各业务内控管理系统相关业务数据提供规则，完善基础数据设置，并做好相应的数据接口，实现业务数据与财务数据的无缝对接。本环节是有效实现高校内控信息高度集成化及各业务内控管理手段及时联动的关键部分，也是当前各高校在内控信息一体化平台建设过程中难度比较大的一个环节。本环节的实现思路，需要从财务核算系统中数据及信息需求出发，考虑高校自身的管理需求及业务特点，有重点、分业务、依流程去逐步推进与不断完善。比如，收费环节的业务系统与财务系统的信息数据集成于平台建设时，一方面，要整理出既符合财务核算需求又便于业务部门执行的数据，提供操作规范与标准;另一方面，信息平台建设人员利用计算机技术，考虑实现两套不同系统之间的数据接口问题，并对数据提供方法及规则提出可操作建议，这是基于不同系统集成的考虑。当然，也可以直接将业务系统集成在财务系统所在的信息化平台里，这种方法的优点是能更有效实现数据共享与集成，但缺点是需要考虑进行半年到一年的双系统并行，费时耗力，时间与人力成本较高。

4.遵照上级财政管理部门及资产管理部门的要求与国家相关制度规定，完善相关的业务管理与核算流程，梳理出相应的业务子单元，并做好相关业务结点上的数据与信息对接接口，以便实现与上级财政管理部门与资产管理部门数据及信息的无缝对接。目前，财政资金的直接支付与授权支付，实质上就是高校业务支付需求数据与政府资金拨付实时数据通过支付平台进行共享与集成处理的一种方式，主要发挥的是资金划拨与支付控制职能，没有实现数据归集整理分析及辅助决策职能。基于控制信息一体化目标考虑的、多业务类别功能实现的内控信息一体化平台建设，需要从政府规范管理与高校良性发展的角度出发，政府层面建设符合管理对象业务核算特点普遍适应的主要信息数据核算标准与口径，高校层面遵照政府要求建设符合本校业务核算特点的业务数据整理规范及方法，对不符合高校业务实际的核算标准与口径，及时与政府相关部门沟通确定相关的标准与方法，可以考虑特殊事项的备案制度。政府信息系统与高校信息系统的无缝对接是实现政府与高校内控信息一体化平台的关键，可以委托有企业ERP开发经验的知名专业软件开发技术公司对相关软件之间信息数据对接接口进行开发设计，并对相关软件系统提出强化基础设置与系统优化的建议。

三、加强信息一体化平台建设对内控机制优化带来的影响

加强信息一体化平台建设进一步优化了现有的内控机制，提升了高校管理运行效率，本文从预算管理控制、资金收支控制、人事绩效管理控制三方面阐述其影响。

（一）预算管理控制方面的影响

大部分高校有独立的预算系统来进行预算的上报、分配、审批、下达与调整等工作，并对照预算进行日常执行的审核把关;信息化程度低的高校一般通过电子表格实现。因为预算管理的各个环节信息与数据未能实现共享，故产生人为差错几率相对较高，人工核对工作量大，而且从预算上报到最终下达以及调整中间环节较多，信息与数据的流转时间长，预算管理效率低下。信息一体化实现后，上级财政管理部门、校内预算管理部门、审批部门、执行部门与核算部门数据与信息均实现共享，因数据只有一套，消除人为差错，而且数据与信息实现实时传递流转，从预算上报到最终下达耗时大大缩短，提高了预算管理效率。

（二）资金收支控制方面

资金收支控制包括资金收入控制与资金支出控制。

资金收入又可分为学生收费、科研收款（含预算模板设置）等。现在大部分高校都有独立的学生收费系统，但未能与财务核算系统对接。故当前大部分高校对于学生收费的财务核算仅停留在总数及本科、研究生等大类核算上，未能明确到相关学院、专业、学科等明细类别上，对于继续教育及联合培养的收费与分配一般是手工核算。信息一体化后，不仅可以提高数据核算的准确性与及时性，还能从收费系统提取相应的明细数据信息，便于高校下一步的明细成本核算、考核及控制提供准确信息。对科研收款大部分高校采用电子表格进行登记，经相关科技部门确认审批并进行管理费核算后，将手工核算表格报给财务部门手工录账，中间流转环节均靠手工完成，工作量大，出错率高。对于业务量大、科研经费多的高校，因此类业务政策执行明确、标准化程度高，如管理费计提比率，通过信息一体化平台，从来款开始，到科研经费确认、管理费计提、预算设定审批均可以通过由相关责任人及职能部门人员进行基础数据的一次性录入，标准设定并审核后，最终财务系统自动形成标准账务，财务人员只需对相关来款数据、标准、预算及核算数据进行审核即可，不仅大大节省人工，提高工作效率，而且正确率也得到大大提升。

通常资金支出可以分为水电费、人员人工、学院部门的日常运行支出及科研支出等，大部分高校都有预约报账系统，并且与财务系统对接，解决了大部分资金支出的手工录账问题，但鉴于成本核算的需求考虑，可以考虑对现有的公共支出依明细成本核算对象建设核算标准，增加成本辅助核算，以实现成本核算、考核与控制。通过信息一体化平台，将预约系统的报账数据及相关公共支出成本数据共享到各相关职能部门及责任人的绩效考核与评价单元，自动生成绩效评价数据，自动完成绩效评价工作。

（三）人事绩效管理方面的影响

目前大部分高校人事部门都有独立的人事管理及薪酬核算系统用于记录人员档案并核算全校人员工资社保等，各职能部门上报绩效考核数据后，人事部门出具工资表报财务核算部门，财务核算人员对工资表进行个税及其他代扣等工资调整项的合并，最终出具支出表，报财务出纳支付，期间各环节均以手工报表形式进行上报与合并，出错率相对较高，核算期间相对较长，数据审核难度相对较大。通过信息一体化平台的建设，人员档案、工资标准、工作年限、绩效考核数据均是唯一的，减少流转中的人为差错，只要把好標准设定与录入时的审核关，数据的准确性就大大提高，并且节省中间环节重复录入与计算的人工，大大缩短核算时间，提高核算效率。另一方面可以进行人员的辅助核算设定，得出各类人工成本核算分析数据，出具相应的分析报表，为人事绩效管理决策提供及时有效的数据信息支持。

四、结论

内部控制体系的信息一体化建设，能给高校的管理水平带来质的飞跃，但好的结果需要有好的过程作保障，内部控制理论的研究，对内控体系信息一体化建设具有指导意义，这需要在加强信息一体化平台建设时，结合高校的实际管理特点，进行合理运用，发挥协同效应，助推高校内涵式发展。

【主要参考文献】

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