做好档案基础性管理工作四步走

赵志刚

【摘 要】档案基础性工作就是四步走，第一步是收集、第二步是整理、第三步是保管、第四步是利用，各个环节前后紧密衔接，保证做好每一个基础性环节，环环相扣，就像是建设高楼大厦，首先必须要打好地基，做好最基础的保障。然后将每一层、每一个细节都用心做好，才能保证大厦的安全和稳定。档案也如此，每一步都是关键，都是档案管理工作的命脉，只有这样，才能为文件管理工作打牢基础，我们的档案管理工作水平才能更上一层楼。

【关键词】档案;管理;基础性

档案室是各单位专门保存和管理档案的房间，是单位的重要组成部分之一，对单位的常规性工作起着重要的辅助作用。做好档案室的工作，要求从事档案工作人员付出辛勤的劳动。

一、档案收集、接收和整理

根据《档案法》的规定，各相关职能部门负责对材料和归档工作进行收集与整理，并定期或根据工作实际安排不定期地交由本事业单位相关的档案机构负责集中管理，不管是哪一个人都应该遵守，都要在规矩下办事。档案室不仅要接收行政事务活动形成的档案，而且要接收其他各种工作的专门档案，单位或职工编辑的书籍资料，本单位用于宣传工作的报刊、杂志、宣传画等相关材料。包含各种纸质档案、光盘、（移动）硬盘、U盘、储存卡等相关材料及存储介质资料要齐全，内容完整无破损、无划痕等。为了目标任务的完成，要开好头，将资料的收集工作做到完美与机智。例如工程建设方面，工程项目的档案，在建立工程项目档案时必须严格按照档案管理工作中的所要求的规范标准同工程项目的建设和验收同时开展、同步进行，档案管理部门必须要协调好工程建设部门，工程建设部门也要配合好档案管理部门，做好方案的分类编制，适度适当的把握好各种基础性、法规性和专业性的相关文件的分类工作，充分做到齐头并进、齐抓共管、协同推进，做好档案归档工作。管理必须得及时跟进，立卷必须要规范标准。为了保证所有档案的完整性，系统性，在整理立卷的时候就应该提前做到统一格式、保证字迹和图像的工整与清晰，同时根据文件材料的分类形式，将相关文件材料的数量、价值、内容和存储介质形式存在的资料进行整理和分卷，做到档案资料整齐整理、分类理顺、达到使用方便、保存记录等目的。而后要按照档案程序和规定将整理好的档案移交至单位的档案管理部门，做好交接，履行正常手续，认真查看档案的完整性、查验档案的质量。档案管理部门要做到档案工作的标准化，推进档案管理的规范化，只有这样，才能保障现代化的档案管理，促进发展，保证质量，为以后档案的查阅使用打牢坚实基础。

二、檔案室内的档案保管

依据档案管理工作的制度要求，档案室的档案设施要严格按照标准要求做好配套配备，使用先进的档案管理设备，按照国家和上级领导部门的相关标准，参照相关专业部门的标准整理和保管档案，档案的安全是第一位的，是必须要做到的，保证档案的不受伤害，防止丢失、霉烂、褪色、损坏等情况，积极应对档案室的“九防”，一类是防止自然环境的高温、强光、尘土和潮湿，一类是人为因素的，盗窃、火灾、水患和污染，还有一类就是防止虫鼠了。调节好档案室的温度和湿度，档案使用登记记录必须做好，登记制度必须规范和落实，档案的安全和完整才有保障。

三、档案检索与提供利用

伴随着范围越来越多的行业引入高速发展的计算机技术应用，档案管理也引进计算机应用，使用计算机应用系统进行档案检索，日渐成为现当代的重要方式。计算机的介入，能够满足人们的检索需求，以保证在使用检索时期的高效性。我们要对此分类，第一步是以我国的档案分类法为依据，再依据遇到的事宜要专门制定出相关的具体的细则。下一步依据每一份文件的各自特征用关键词加以标识区分。还要加强校验审核来及时改正出现的错误。对单位职工开展“常学习、长知识”活动，提高认知，做到标准统一、前后一致，档案管理的规范化和标准化才能实现，才能实现质的飞跃。档案的分类号的存在价值就是要保证检索的完整性，然而只有做到题名的准确的价值就是能保证检索的准确性。如果只是想要一个完整性的结果是远远不够的，我们还要确保它的准确性，所以做到统一规范题名是著录的重要一步。规范题名应当注重一个要点，掌握一个原则，在规范的工作过程中，一是要规范机构的简称，是防止在使用检索时出现词语重复、识别混乱不清等情况发生。在完善检索功能时，就必须完成著录工作，包括将时间、人名和地点等相关要素加入到检索功能中去，保证检索项填写的完整性。如果遇到这种低级的错误就抓紧补齐整改到位，删繁增简，做到把握有度，将文种中含有较为模糊情况的档案作统一要求，以此来确保检索的准确率和高效性。遇有整理的档案资料完善且清晰的，可以完全引其目录的档案资料便直接分门别类的标引，遇有存在特殊状况的档案资料我们可以直接把时间、地点和人名等录入进检索系统，作分类号的统一编排。通过以上方式，极大地提高著录速度，提升检索使用效率。“关键词”和“主题词”的问题，是可以通过前者替代后者的方式解决。通过归纳文件主题思想或者题名归纳出相应的关键词，利用计算机应用程序功能把相应的词语录入，合并相近义的词，通过该做法既解决手工检索慢的问题，又解决主题词词义相近分类不清的问题。

四、归档材料的指导与监督

档案管理工作必须要做到制度有保障、执行有力度。依据档案管理的相关法律法规和国家的有关标准规定，对收集到的影像、文字等相关资料，科学分类整理、使用和保管档案，合理分类区分，要以本单位的具体要求为依据，以本单位的实际情况为依托，以制定符合本单位的档案管理的实施细则为原则，以细化明确本单位的档案归档要求和内容为工作标准，符合档案的保存、借阅的相关要求。组织本单位职工对《档案法》及其他相关法律法规和规定学习，学习相关标准，在本单位各部门之间形成标准共识，增强业务能力，提高责任意识，提前制定档案工作计划，严格收集程序，严把档案质量，按照工作进展情况实时收集资料，及时处理遇到的问题。

总而言之，档案基础性工作就是四步走，第一步是收集、第二步是整理、第三步是保管、第四步是利用，各个环节前后紧密衔接，保证做好每一个基础性环节，环环相扣，就像是建设高楼大厦，首先必须要打好地基，做好最基础的保障。然后将每一层、每一个细节都用心做好，才能保证大厦的安全和稳定。档案也如此，每一步都是关键，都是档案管理工作的命脉，只有这样，才能为文件管理工作打牢基础，我们的档案管理工作水平才能更上一层楼。

参考文献：

[1]刘胜宇.关于档案管理中存在的问题分析及改进思路[J].读书文摘，2016（20）：78.

[2]周新.档案信息化建设在档案管理中的作用分析[J].兰台世界，2017（03）：60-61.

[3]林红英.浅析档案管理工作中存在的问题及对策[J].信息技术，2018（09）：102-103.

（作者单位：潍坊市退役军人服务中心）