计算机办公自动化技术应用

胡阳阳 安利伟

摘要：计算机信息处理技术的发展，改变了人们传统的工作模式，极大地提高了工作效率，有效地降低了人们的工作量，同时也避免了人工出错的概率。对于办公工作的创新改革而言，计算机信息处理技术可以说是居功至伟。但在实际运用过程中受各方面因素的影响，导致计算机信息处理技术的作用难以在办公中得以充分的发挥，甚至由于某些应用问题的发生而影响了办公的效率。因此，本文简要论述了计算机信息处理技术在办公自动化应用中存在的问题，进而提出了相应的解决策略，从而能够更好地将其应用到办公自动化中，更好地发挥计算机信息处理技术的优势。

关键词：计算机信息处理技术;办公自动化;应用

随着互联网科技的不断发展，办公自动化将很快地渗透到企业的方方面面，企业的办公自动化不仅能很快让其拥有良好的办公效率，同时也会使计算机行业朝着实现化的方面发展，这是科技发展的趋势，同时也是发展的前景。

1、计算机信息的应用与办公自动化

随着科学技术的不断发展，人们的生活方式发生了改变，而计算机信息技术的应用，对于社会的发展起到了一定的助推作用，随着经济的全球化，越来越多的企业出现客户分散的情况。企业面临管理不便的问题。通过计算机信息技术可以有效改变这种情况，建立办公自动化管理系统，可以让办公效率更高。

1.1 自动化的办公

在传统的办公中，人们需要花费大量的时间来进行文件的处理与应用，而当我们将计算机信息技术应用到办公系统中时，就可以进行更加便捷的办公了，采用人与技术设备共同组成的人机系统，使办公更加高效，进而减少办公的时间，同时增加公司的效益，这对于现在的很多企业来说，都具有很高的指向性，可以节省更多的人力物力，让办公更加方便。

1.2 加强办公自动化的执行

一些企业当前对办公自动化的认识存在偏差，这些企业认为这方面在短期内并不能很快得到收益，因此在这方面投资力度小，缺乏对于公司内员工计算机方面的培训，进而导致工作效率降低。所以，企业要重视信息技术在办公自动化上面的运用力度，要从实际出发，通过应用计算机技术，有效地去规范工作流程，大大地提高工作效率，进而降低成本。

1.2 文档需要自动化管理

在当前的企业中，一些办公人员技术水平不高，在处理文档方面难以胜任，利用信息技术手段来保存归纳文档比较方便，工作人员收到文档后，要及时利用信息技术进行有效的处理，实现企业文档自动化管理。办公自动化，可以形成高效的信息交流中心，使文件的有效处理可以快速地完成。

2、计算机信息处理技术在办公自动化应用时存在的问题

计算机信息处理技术在办公自动化过程中得到了广泛的应用，极大地提高了人们的工作效率，但是根据本文的调查可知，在单位政府办公自动化中，应用计算机信息处理技术时，依然存在很多不足，主要体现在以下几个方面。

2.1 办公自动化软件缺乏实用性的特点

利用计算机技术进行信息处理是办公自动化中的常用方式，然而不同行业对信息处理的要求不同，所以需要办公自动化体现其实用性的特点，这是目前计算机信息处理技术应用过程中的不足：第一，不同行业和不同单位对于信息处理的要求不同，虽然都属于办公自动化软件，但是很多个性化的需求进行定制，但是目前的办公自动化软件缺乏个性化需求的定制功能，还需要在整体框架的基础上进行二次开发，只能实现半自动化的效果;第二，很多工作人员在使用办公自动化软件的过程中发展，其对信息处理的效果非常不好，无法更好地满足实用性的需求，从而导致办公自动化软件被搁置，人们依然采用传统方式进行信息化处理。

2.2 需要计算机专业人员进行操作

目前，很多办公自动化软件对于操作人员的专业性有着较高的要求，主要体现在以下几个方面：第一，目前很多办公自动化软件的功能非常齐全，而且也具有一定的个性化定制功能，但是人们在使用过程中发现，会经常出现莫名其妙的问题，从而对整个办公自动化系统造成影响。而操作人员不具有专业的知识，无法及时对问题进行修复，需要专业的人员进行操作，进而影响单位政府办公室的正常工作。第二，很多操作人员自身的办公自动化能力较差，因此需要经过较长时间的培训，才能够熟练掌握办公自动化的操作过程;同时，由于办公自动化软件的个性化需求，从而导致使用过程比较复杂，操作人员上手比较慢，无法更好地满足工作的需求。

2.3 协同工作中存在的问题

办公自动化软件中可以允许员工对一些工作流程进行协同处理，但是在协同工作中依然存在多个方面的问题：第一，很多员工在使用办公自动化软件的过程中，仅仅关注自身的模块，但是对于协同工作的内容不够了解，而如果软件的功能不是特别全面，无法及时给工作人员进行提醒，从而导致协同工作的效率非常低下。第二，在使用办公自动化软件过程中，往往会存在权限比较混乱的问题，不具有相关权限的人员可能会获得相应的权限，从而出现越权处理问题的情况出现，造成协同工作中的混乱;而且出现问题后，无法及时定位到相关的负责人，会出现责任混乱的情况。

3、计算机信息处理技术在办公自动化中的应用策略

3.1 创新服务模式

计算机信息处理技术是为办公自动化服务的，而要想提高办公自动化水平，促进计算机信息处理技术作用的发挥，就必须完善服务模式。首先，结合办公自动化发展需要，构建完善的自动化框架，确定服务平台，加大办公自动化服务的投入，不断完善现有的服务模式;其次，要根据实际情况，有针对性地推进办公自动化，对用户的具体需求进行全面的调查，以调查结果为依据，制定出科学的设计方案、软件及最终项目的运营[2]。

3.2 强化工作人员的培训

计算机信息处理技术在办公自动化中的应用具有必然性和重要性，而要想发挥计算机信息处理技术在办公自动化中的作用，加大工作人员的培训尤为重要。基于现有的办公人员，要进行集中培训，使其了解计算机信息处理技术，能够熟练运用计算机信息处理技术来解决相关问题;其次，对外引进专业的办公人员，为办公自动化发展提供支持[3]。另外，要加强工作人员服务意识的培训，引导办公人员树立正确的服务观念，进而更好地服务企业发展。

3.3 做好信息安全管理

计算机信息处理技术在办公自动化的发展中有着积极的作用，虽然计算机信息处理技术便利了办公工作，但是也给办公自动化发展带来了一定的隐患。网络环境下，信息存在较大的安全隐患，而要想保证办公信息安全、完整，就必须做好信息安全管理[4]。对此，企业在应用计算机信息处理技术，要做好信息安全管理。一方面，要保證办公自动化系统的安全性，从软硬件入手，确保操作系统稳定、安全;另一方面，运用信息安全技术对信息进行安全保护，如加密技术、身份认证技术，借助这些技术为办公自动化发展营造一个安全的环境。

4、结语

在计算机技术快速发展的同时，信息处理技术也得到了广泛应用，办公信息处理模式也发生了改变。在这个竞争日益激烈的市场环境下，效率是企业所追求的，企业为了提高信息处理效率，提高办公自动化水平，都在引用自动化技术。借助自动化技术，不仅可以将企业各部门有效联系起来，提高工作效率，同时也有利于企业管理结构的完善，使企业管理更加顺畅、便捷。作为企业，要认识到计算机信息处理技术的作用，善于利用计算机信息处理技术来推进办公自动化发展。

参考文献

[1]王维国.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].信息与电脑（理论版），2018（15）：227-228.

[2]沈万明.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究[J].传播力研究，2018，2（22）：251.

[3]李明建.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究[J].信息与电脑（理论版），2018（14）：191-192.

[4]郝玉芳.办公自动化中计算机信息处理技术的应用探析[J].现代商业，2018（18）：25-26..