小程序支持下PDCA循环的科室物资精细化管理

李 艳，夏海清，张奎良

(1.四川省肿瘤医院重症医学科，成都 610041;2.四川中电启明星信息技术有限公司，成都 610041)

科室库房作为最基层的仓储管理载体，主要承担各类医用耗材、医疗设备及办公类物资的仓储和日常供应工作，具有重要作用。目前，科室库房常用医用耗材类及设备类、办公类物资200余种，出入库量及金额较大。为加强库房物资的精细化管理，根据库房管理现状及痛点，引入并运用小程序和PDCA循环科学管理工具，旨在提高科室库房精细化管理水平，保障物资及时供应[1]，提高账实一致率，减少库存物资积压及损失，降低成本，提高工作质量和工作效率。

1 小程序支持下的PDCA循环说明

1.1 小程序小程序是基于微信平台的一种不需要下载安装即可使用的应用，相比APP，小程序的优点如下。①不受限于操作系统，解决APP面对Android、iOS等不同平台不兼容问题；②应用研发周期短和研发成本极低；③微信提供统一管理渠道，解决APP繁琐的部署、上线、审核、安全等问题；④可自动实现程序更新，不需要频繁更新、下载；⑤微信流量群体大，小程序易于推广使用，解决传统APP应用推广的各种局限性。

1.2 PDCA循环工具PDCA循环，又称戴明环，共分为四个阶段，计划(plan)、执行(do)、检查(check)、处理(act)，是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，戴明采纳、宣传并普及，是全面质量管理的思想基础和方法依据，目前已延伸应用于教育、医疗、护理等领域[2](图1)。

图1 PDCA循环

2 一般资料

通过针对科室库房物资精细化管理应用小程序支持下的PDCA循环管理工具，分别收集、统计并分析实施前(2018年4—6月)和实施后(2018年7—9月)应用效果，包括账实一致率、物资过期积压和工作效率，研究实施前后数据的变化，得出最佳实践，并针对新问题进入下一循环，持续提升库房物资精细化管理水平。

3 方法与结果

3.1 P—计划(分析现状，聚焦痛点)科室库房在实施小程序支持下的PDCA循环前，库房物资管理采用手工记录和人工管理的模式，缺乏必要的信息技术手段以及标准化流程和精细化的管理制度，通过头脑风暴对现状和问题从管理、人为因素、物资、信息化支撑等四个方面进行分析(图2)。

图2 鱼骨图-科室库房问题分析

针对鱼骨图罗列的问题，通过焦点小组、访谈以及亲和图等工具进一步分类总结、归纳聚焦，库房管理问题的根本原因为：①缺乏信息化手段支撑，依赖人工处理，工作量大、错误率高、工作效率低、无法统计分析、盘点困难等；②管理制度不健全，流程不规范；③物资名称、区域不标准、数量与标识不一致等。

根据上述分析，结合库房管理精细化要求，对标同级别医院指标，根据帕累托法则，本次PDCA循环目标初步确定为：2018年10月18日前，库房物资达到账实一致率95%以上、工作效率提高20%以上、物资积压过期降低为5%，并通过活动提高精细化管理能力，以及科室人员的责任心、标准意识[3]。

3.2 D—执行(制定方案，实施对策)

3.2.1 制定方案 从可行性、经济性、效益性、先进性、实用性角度出发，针对根本原因，本次PDCA循环改进方案为：①引入并运用小程序，实现对库房物资的信息化管理；②健全管理制度，实现物资管理流程标准化；③对库房进行区域规划，对仓位按照“区域类型+排列层”进行标识；④统一物资名称、编码规则、计量单位。

3.2.2 实施对策

3.2.2.1 小程序开发及应用

① 模块介绍。通过小程序实现领料申请、出库、归还、盘点、报修、统计等6个应用模块(图3)。领料申请功能包括领料类型(医疗耗材、医疗设备及办公类物资)、物资、数量、领用日期、领用人等；出库模块包括领料申请列表、库存现有数量、发货等；归还模块包括物资、数量、检验、归还人等；盘点模块包括创建盘点凭证、输入盘点数量、形成差异清单、盘盈盘亏处理；报修模块包括物资、数量、报修问题等；统计模块包括库房物资查询、本月出库统计、本月归还统计等。

图3 小程序功能模块示例

② 模块应用。需求人员在小程序上提报物资领用申请，总务收到领用申请后，小程序根据领用申请的先后顺序自动排序，并按照“先进先出，近效先用”和物资“左进右出”原则推荐出库物资所在仓位，便于定位物资并快速完成出库，同时保证物资无过期积压；针对医疗设备，专门设立归还功能，领用人使用完毕后，在归还清单中对归还设备检查、入库；每月或季度开展盘点工作，通过盘点模块创建盘点凭证(可根据不同类型物资做抽检)，将实物盘点数量输入小程序，自动分析差异，针对盘盈盘亏差异做处理，降低盘点难度；当医疗设备出现问题，通过报修模块上报问题；同时，小程序支持数据的综合查询、统计分析，为物资有效及时供应和科学合理的安全库存提供辅助决策。

3.2.2.2 流程标准化和制度规范化

① 流程标准化。对现有不规范的流程开展BRP业务流程优化，整合优化流程，使流程标准化和规范化，经BRP优化后的流程如图4。

图4 物资管理标准化流程

② 制度规范化。根据医院物资管理规范，结合科室库房管理实际要求，修订物资领用制度、发货制度、盘点制度、在库物资管理制度、总务岗位职责等各项制度，并上墙，落实到实处。

3.2.2.3 区域规划 仓位标识 根据物资类型，将库房规划为医疗设备区、医疗耗材区、办公类物资存放区三部分。针对货架仓位，采用“区域类型+排列层”标识法，如A01-010203，可以使仓库管理人员(总务)通过标识快速找到所需物资，节约取货时间。

3.2.2.4 物资主数据统一 对库房物资进行盘点，收集与清理物资基础数据，划分大中小类，明确编码规则，统一物资名称、物资编码、特性特征、计量单位等基础数据，形成物资主数据清单，使编码与名称具有唯一性，科室人员经简单培训，即可快速上手。

3.3 C—检查(评估效果，检查反馈)通过此次PDCA循环在科室库房物资管理的应用活动，本着简单、易用、节约的原则，引用小程序作为库房管理的信息化支撑手段，实现线上领料、发货、盘点、报修、统计分析等功能，大幅度缩短处理时间，降低工作量，提高工作能效，减少错误率，并重新规划仓库区域、标识货架仓位、统一物料主数据、盘点等，杜绝混放乱放，清理出很多闲置物资及近效物资，协同其他临床科室，将该类物资快速利用，减少过期积压[4]，杜绝浪费，仅此一项，为科室节约8.67%资金。

同时，以责任制为绩效考核方式，通过积分方式督促科室工作人员落实物资管理制度、规范和流程，采用季度定期和月度不定期方式对库房物资实地盘点，检查各项主要KPI指标，确保PDCA循环的应用效果。

汇总分析实施前2018年4—6月和实施后2018年7—9月库房盘点账实一致率、物资拣货及出库时长(衡量工作效率)、物资积压过期等3个指标(表1)。

表1 实施前后数据对照

从表1可以得出，小程序支持下的PDCA循环应用于科室库房物资管理，实施后的效果明显高于实施前。

3.4 A—行动(形成标准，下一循环)根据执行和检查结果，将效果良好的对策总结经验，形成一系列标准化、规范化的规章制度和流程标准。本次PDCA循环最终形成标准化包括：①小程序6个模块信息化应用；②物资管理流程标准化，规范科室人员领、还、修、盘等动作；③将修订各类制度上墙，落实到位；④统一物资编码规则、仓位标识规则、区域类型；⑤优化绩效考核方式，实行季度定期和月度不定期抽检，将账物一致率、物资过期积压纳入考核指标。

在实施小程序支持下的PDCA循环对库房物资管理过程中不断发现问题，收集问题，将未解决痛点转入到下一循环，持续改进，形成良性循环，持续优化和扩展小程序功能应用，使之更加易用、好用、人机交互更加友好和谐，不断提升库房物资精细化管理水平，从而达到提高工作效率，改善工作质量，优化业务流程，降低库房成本的效应。

4 讨 论

本次活动符合卫办医管发148号文《三级综合医院评审标准实施细则(2011版)》：“能够运用质量管理方法与工具进行持续质量改进”、“管理信息系统应用满足医院管理需求”[5]的指导精神，其实施效果证明，科室在库房物资精细化管理过程中，引入小程序和PDCA循环管理工具，最大程度地找出库房物资管理存在的各种问题，分析根本原因，聚焦痛点，制定方案，实施对策，督促执行，持续改进，从而提高账实一致率、减少物资积压过期和缩短拣发货耗时等方面提高库房精细化管理水平，减少资金占用和损失，降低医疗成本。小程序支持下的PDCA循环在科室物资精细化管理的应用实施，打破跨岗位壁垒，有效整合各类资源，初步达到提高工作效率，改进工作质量，优化工作流程的有益效果，一定程度上提高服务质量和患者满意度[6-7]。

本次活动注重解决科室库房物资精细化管理的实际问题，也适用于解决医院的整体问题。小程序简单、易用、普及范围广的属性，结合PDCA循环简单可行、易于调动团队合作的特性，在管理中很容易被接受和运用。随着活动的持续开展，PDCA循环管理应用不断循环深入，着力提升两个方面的应用价值。①小程序通过敏捷开发模式进行快速迭代，功能上不断优化完善，业务上不断拓展覆盖，并与二维码、扫描、RFID等先进技术结合，使之具备人工智能的雏形，更大程度上提高物资精细化管理水平；②针对问题，不断挖掘改进策略，不断循环，不断提高，实现螺旋式上升的演进路线，使库房物资管理精细化工作始终保持一种良性循环，精益求精，同时增强团队凝聚力和执行力，最终达到提高服务质量和患者满意度的目的[8-9]。