运用大数据技术加强干部人事档案资源体系建设

宋璇

【摘要】本文主要围绕运用大数据技术加强干部人事档案资源体系建设的重要性、目前医院人事档案资源体系建设存在的问题进行分析，探讨利用大数据技术完善干部人事档案资源体系建设的有效途径，从而为相关工作人员提供一定的理论参考。

【关键词】大数据;人事;档案;体系

一、运用大数据加强干部人事档案体系建设的重要性

（一）有利于提升人事档案管理水平。对于现代企事业单位来说，为了保证人事管理的高效准确性，需要利用现代化信息技术进行档案的管理工作。随着最近几年科学技术的快速发展，大数据技术在各个领域发挥着越来越重要的作用。利用大数据技术进行医院档案的管理，能够极大地满足当前人事工作的实际需要。通过构建完善的信息资源平台，可以大幅度提升信息处理的效率，减轻档案管理人员的工作负担，并且能够保证人事档案管理工作的准确性。

（二）避免人事檔案造假情况的出现。采取以往的人事档案管理模式，很难对一些人事档案造假行为进行有效的控制。通过引入大数据技术能够对职员的人事档案进行在线管理，避免纸质档案涂改造假情况的出现。并且对干部人事档案进行电子化管理能够有效保证档案的完整性，避免档案在交接的过程中出现丢失、损坏等情况。跟传统的纸质档案相比，电子档案更适应当前人事管理工作的相关要求。

（三）有利于保护干部人事档案原始资料。在进行干部人事档案管理的过程中，通过引入大数据技术，能够避免对纸质资源文件的使用，利用关键词搜索，能够快速精准地调出相应的干部人事档案，减少对纸质档案的使用，保护档案的原始性和有效性。

二、目前干部档案资源体系建设存在的问题

（一）档案材料归档不齐全。最近几年，由于很多医院干部调动比较频繁，传统的档案管理方式依旧不再适应当前的工作要求，需要尽快对人事档案的管理方法进行创新优化。在以往的档案管理过程中，由于不同科室对干部档案的管理要求存在着差异，很多材料并不齐全，并且没有及时地进行移交。由于管理方面的力度不足，经常出现干部档案丢失等情况，严重影响正常的人事交接工作。

（二）档案信息记载不完善。很多医院的档案管理部门对干部人事档案的重视程度不足，在管理的过程中，经常出现填写信息有误等情况，严重影响着档案管理的规范性。尤其是对其中参加工作时间、入党时间等信息填写存在一定的随意性和盲目性，给后期的人事考核工作带来诸多的困难。

（三）干部人事档案原件保管不规范。由于一些医院对干部人事档案的管理建设投入不足，再加上档案管理人员有着较大的流动性，因此，在进行干部人事档案的收集、填写、保管、转移等过程中存在很多不规范，经常出现档案丢失、损坏等情况。这一系列问题给正常的干部人事档案管理带来了很多的问题，不仅增加了档案造假的可能性，降低了干部人事档案的可信程度，同时也影响医院自身的公信力，给党建工作、人事考察工作、组织建设工作带来了一系列的负面影响。

三、以大数据完善人事档案资源体系建设的途径

由于在以往的干部档案过程中，很多管理人员思想重视不足，档案管理方法存在滞后性，并且档案的收集、填写、移交等过程中存在很多的问题，影响各类人事工作的正常工作。这就需要医院的档案管理利用大数据技术创新档案管理方法，对档案进行科学完善的管理，避免出现传统档案管理过程中存在的问题。

（一）建立干部人事档案信息资源平台。医院的干部档案管理部门应当结合企事业单位现有的人力资源管理系统拓宽干部人事档案的收集渠道，要利用更加完善的信息技术对干部的人事档案进行管理和收集，建立起共享程度更高的信息平台，保证档案管理工作的先进性和实用性。首先，需要对现有的人力资源系统中的各项数据进行审核，结合医院实际的干部人事档案管理需要，补充或删除其中的信息项目。对于参加工作时间、入党时间、学历、任职经历等一些容易出现问题的项目需要认真核对，避免由于差错给后期的人事考核工作带来不必要的麻烦。同时需要对核对无误的档案信息做好标记，避免由于重复核对额外浪费工作时间和精力。其次，要对当前人力资源系统的功能进行梳理，要形成功能完善的干部人事档案编辑器，对其中的任免情况、岗位调整情况进行灵活的编辑，方便信息的更新。并且要开发出功能更完善的人事信息统计模块，对干部的奖惩情况进行线上编辑，保证信息登记的公正性和权威性，避免出现档案造假等情况。最后，医院的干部人事档案信息资源平台需要采取统一的数据、文本格式，要减少各项信息不必要的转换，提高档案数据的通用性，避免在交接的过程中出现格式错误，文件丢失损坏等情况，保证数据信息的安全性和完整性。

（二）执行干部人事档案的数字化工作。在完善好人力资源管理系统之后，需要对医院的干部人事档案执行数字化管理。首先需要利用专业化的设备，对其中的图片和文字信息进行录入，经过相应软件加工处理，进行有效的储存，并且要对资料处理过程进行优化，避免在录入的过程中出现格式错误等情况。其次，档案管理人员需要对干部的基本信息进行审核，不仅需要保证信息的准确性，同时也需要审核信息的真实性。在完成这一系列工作之后，对基本信息进行保存，方便在后期使用的过程中进行灵活的调用。在选取对象的时候，应当按照相应的权限，对符合干部关键词特征的信息进（下转第168页）

（上接第161页）行提取，然后按照搜索要求进行排序呈现。对于填写格式不一致的信息应当按照统一的标准进行修改，再进行数字化管理，提高档案管理的规范性和准确性。另外，需要对干部档案管理的全过程控制，要明确其中的档案管理项目和数据存储要求，在进行数字化管理之前，需要对各类信息的原件进行检查，如果原件出现较为严重的损坏，首先应当进行修复，保证信息扫描的质量。

（三）完善干部人事档案管理工作的保障措施。在进行干部人事档案管理的过程中，首先，需要增强管理人员的责任意识。要不断推动人事档案管理工作的创新。同时，积极完善干部人事档案的审核工作，对干部的任职经历、工作时间、表彰情况等关键信息进行认真核对，避免出现错误的情况。要根据最新出台的《干部档案整理工作细则》中的相关要求，开展人事档案管理工作，保证医院人事工作的权威性和公正性。其次，要注重对干部人事档案的安全管理。要根据构建安全可靠的网络信息平台，对可能存在的信息安全隐患进行相应的防范。医院应当采购更加先进完善的软件和硬件，加强档案管理的安全建设，并且要对干部人事档案系统进行全天候的检测，一旦出现数据异常情况，需要采取积极有效的措施进行解决。另外，要规范废弃档案的处理工作，严格按照相关的档案管理细则进行废弃档案的处理，避免无关人员翻看。最后，要加强干部人事档案资源体系的标准化建设。要对其中的数据、文本格式采取统一的标准进行处理和存储，并且要规范图像文字的加工技术，保证档案信息的通用性，利用完善的档案信息处理标准提升资料的共享和互通程度，保证医院干部档案信息与政府及其政治部门的有效对接。

四、结语

在当前的时代背景下，为了完善医院的人事管理工作，需要利用大数据技术进行干部人事档案系统的建设工作。档案管理人员需要对干部的档案信息进行扫描录入，并且核对项目信息是否准确无误。其次，要对系统进行安全维护，保证干部人事档案系统的安全可靠性。另外，需要注重人事档案的标准化建设，提升信息的共享程度，从而保证档案管理工作的先进性和适应性，为医院其他的人事工作提供完善的技术保障。

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