企业纸质公文归档中的热点问题

韩丽娟

【摘要】针对企业公文归档中存在的文种选用不当、公文格式不规范、文件不完整的常见问题，进行了细致的分析，并提出相应的解决办法，以供同行参考。

【关键词】企业;公文;归档

企业当年形成和承办的文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年归档。在收集整理过程中常常发现公文格式不规范、文件不完整等问题，严重影响了公文的严肃性、公正性，进一步影响了公文的归档质量和效率。凡是从事文书整理人员都知道，文件形成一旦不规范，归档起来很麻烦。

一、文种选择不当问题

（一）请示与报告混淆、混用、合用。请示是请求性公文，适用于向上级机关请求指示、批准。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”;请示要“一文一事”。报告是陈述性公文，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问或交办事项、上报有关材料等。报告可在事前、事中、事后行文;报告属于“阅件”，可不回复。

（二）通告与公告混淆。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

二、公文格式不规范问题

（一）结构层次序数不符合要求问题。公文中有时出现“一、”“1.”“2”“二、”“3.”“4”这样的错误序数。当层次序数只有两层时，可以用“一”“1.”“2.”“二”

“1.”“2.”依次标识。

（二）引用文件只引用标题，常常缺少文号的问题。引用文件时引发机关、标题、文件字号三者要同时具备，以方便查阅，同时三者排列顺序不能先后颠倒。

（三）公文附件说明标注不规范问题。正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，名称后不加标点符号。字体字号用3号仿宋_GB2312。附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。文后“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。

（四）上行文请示中常缺少联系人的姓名和电话问题。请示属于“办件”，需要办理、批复，请示必须注明联系人及联系方式。

（五）加盖印章页无正文，版记未在偶数页问题。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，印章用红色，位置应端正，其下弧与成文日期下边缘相切，顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。版记部分应当在偶数页上。

（六）公文签发不齐全问题。公文应当经本单位领导审批签发，领导签发应包括三项内容：一是签发意见;二是签发人姓名全称;三是签发年月日，另外文件归档时发文稿纸首页上的签字要加盖公章，以上几项都具备了才有相应的法律效应。

（七）标题结构不合理、标题中使用两个“关于”的问题。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。标题中原则上不使用两个“关于”，《关于贯彻落实...通知》类公文例外。

（八）版记中抄报和抄送都有问题。目前行文不管是对上还是对下，概用抄送，用4号仿宋_GB2312，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。

（九）审核人和核稿人混淆问题。公文签发前，应当由发文机关办公部门进行审核。以行政名义发文由行政办公室核稿;以党委名义发文由党委办公室核稿。

（十）成文日期与印发日期标注不规范问题。成文日期一般右空四个字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。印发日期一般用4号仿宋_GB2312，编排在末条分隔线之上，印发日期右空一字。

三、归档文件不齐全、不完整问题

（一）发文文件存在问题。一是重视正本，轻视定稿。作为一份完整有效的文书档案，必须具备正本（指红头文件）+定稿（含发文稿纸和底稿）的法律有效性（即领导签发项内容和用印章等项必须齐全、规范）。实行办公自动化（OA）的企业有关文件的定稿应按照规定归档， 不能因为文件正本和定稿相同而不归档定稿。电子文件定稿往往将修改痕迹隐藏保存，通过一定的技术手段可以显示出来，同样起到纸质载体定稿的作用。二是忽略附件归档。归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件。

（二）收文文件存在问题。一是常常忽视公文办理过程中产生的文件材料，比如《收文处理单》。《收文处理单》记载了承办部门具体意见或领导批示，应与收文作为一件完整文件一并归档。二是附件不全问题。文后标注说明有两个附件，归档时只见其中之一。

（三）归档中有来文无复文或者有复文无来文的问题。按照归档要求请示与批复、报告与批示、函与复函等为一件，保持批复、批示、复函等结论性文件在前，请示等缘由性文件在后。

（四）重视红头文件，轻视白头文件问题。一个企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文件材料都应列入归档范围，像企业领导人讲话、董事会决议、企业年度工作报告、上报统计报表等虽不属于红头文件，却属于归档范围中的一部分，每年归档时要注意收集齐全，不能有所遗漏。

四、几点建议

（一）学习公文处理的规定要求。认真学习企业印发的《公文处理办法》《关于进一步规范报送公文有关事项的通知》《关于公文质量考核评价办法》等规定和要求。新成立的单位和新到公文处理岗位工作的人员，要先学《公文处理办法》再工作，学透《办法》再行文，比对《办法》再发文。

（二）养成公文处理的良好习惯。作为文书处理人员尤其是审核人员，不能为了提高公文处理效率，自己一一修改，这样做的结果是拟稿人认识不到问题在哪里，下次起草，依然错误频出。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门，并说明理由，由拟稿人修改，只要坚持下去，就会形成一个良好的行文习惯。

（三）不断提高文书人员的素质。利用网络、举办培训班、建立微信群等多种形式宣贯公文及档案相关知识，营造学习氛围，提高文书人员的素质。比如核稿中遇到的排版不规范、页码标注不规范、归档文件不完整等问题，截图发到微信群，让大家直观接收教训;一些好的公文写作及归档方法，在群里与大家共享。相信经过一段时间的耳濡目染，拟稿人的写作水平自然而然就会提高，公文格式不规范的问题就会相应减少。同时针对问题多的部门及人员进行集中培训，从根本上杜绝低层次公文质量问题出现，确保公文工作管理水平全面提升。

（四）通过建立公文质量考评办法，激发文书人员的责任感。考评办法中要体现考评原则、考评范围、考评内容、考评办法、考评程序等内容，其中考评内容要包含文种的正确使用、公文格式的正确使用、行文规则的正确使用及公文内容等等。考评办法的实施可以调动文书人员工作的积极性，最终达到行文规范，归档质量高的目的。

（五）加强公文的平时管理工作。平时管理实际上是一项经常性的文件材料收集工作。负责文书工作的人员，可准备若干空档案盒，按永久、30年、10年分别排列盒号，将条目贴在卷盒卷脊上排列好，把本年度办理完毕的文件材料存放在相对应保管期限的卷盒中。同时，在档案资源管理系统做好归档文件目录的录入登记工作，以备随时归档和查找文件。

（六）定期向檔案部门移交归档文件材料。需要归档的公文及有关材料，应当按照企业档案管理的有关规定，并根据其相互联系、特征和保存价值等及时收集、整理归档，保证归档公文的齐全、完整。企业应当于每年第一季度将上年办理完毕的文件收集齐全，按照年度-保管期限-机构或年度-机构-保管期限三级进行分类，在完成排列、编号、编目、装盒等一系列工作后正式向档案部门移交。

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