刍议医院人事档案的精细化管理

王楠

【摘要】医院人事档案管理是管理的重要基础，也是衡量医院管理水平的重要方面。在当前信息化技术迅速发展的时代，医院的人事档案管理需要不断规范化和精细化，为提升医院的整体管理水平奠定坚实的基础。因此，我们首先应当剖析当前医院人事档案管理中存在的问题，运用技术和规范，调整方向，优化管理，朝着精细化和规范化的方向进步。

【关键词】医院; 人事档案;精细化管理

近年来，社会的发展和技术的进步给医院的精细化管理带来新的挑战，同时也是医院提升管理水平，朝着精细化和规范化进一步发展的契机。在此基础上，医院人事档案管理应当结合时代的发展和要求，针对自身的问题进行剖析，努力提升管理水平，并着手解决。

一、医院人事档案管理现状中存在的问题

人事档案管理是医院管理的重要方面，直接体现医院的管理水平。但是长期以来，医院人事档案管理工作并没有受到足够的重视，未随医院管理水平的进步而进步，在一定程度上制约了医院管理水平的细致化，并带来一定的经济损失。总的来说，医院人事档案管理主要存在以下的问题：

（一）医院人事档案管理的重视程度不够。传统上，大部分医护管理人员认为医院的核心工作是医护工作，提升医院的管理水平应当注重在提升医院的医疗服务水平，不论是在意识上还是在实际的工作中都未能对医院人事档案管理工作产生足够的重视，导致人事档案管理工作滞后，出现许多的问题。另外，很多的医护人员认为人事档案管理工作属于医院的后勤工作，与自己无关，在人事档案的具体管理工作中不参与、不配合，导致人事档案管理工作的进行和推进困难重重，流于形式，失去人事档案的实际意义与价值。

（二）医院的人事档案管理信息化程度不高。人事档案管理是一项非常复杂非常精细的工作，涉及非常多的信息。传统的人事档案管理大部分依赖文本作业以及手工管理。随着信息技术的进步，人事档案的管理可以利用信息技术提升工作的效率以及细致化。信息技术已经运用在许多的领域并取得显著的效果。但是大部分医院的人事档案管理工作并没有随着时代的进步而发展。很多医院的人事档案管理还是依赖陈旧的管理系统，部分采用计算机化、信息化工具进行人事档案管理的医院在管理中没有充分发掘信息化工具的作用和功能，运用信息化工具提升人事档案管理工作的水平。

（三）专业人才的欠缺。人事档案管理工作是一项专业程度较高的工作。但是长期以来，在医院从事人事档案管理工作的人员基本上来自医护岗位或者行政岗位。这些人员具备基本的综合素质，但是欠缺专业素质。在推进人事档案管理工作的过程中，无法使用专业的管理工具和手法，提升人事档案管理工作的专业化。在很多医院中，人事档案管理人员对自己本身的工作认同度不高，甚至不能理解自身工作的重要性，把人事档案管理工作当成是养老的清闲职位。专业性的欠缺让人事档案管理工作细致化的推行困难重重。除了以上三点之外，医院人事档案的利用率不高也是制约人事档案管理工作的重要原因。医院人事档案的运用机会不多，具有一定的私密性，但是在人事管理工作中又是不可缺少的。人事档案的利用率不高导致医院管理层对该工作的重视程度不高，进而影响人事档案管理工作的精细化管理。

二、医院人事档案精细化管理策略

医院人事档案管理工作的精细化管理需要结合过去管理工作中存在的问题进行解决，利用当前信息时代发展的工具和技术，提升医院人事档案管理的细致化程度和精细化程度，进而提升医院的整体管理水平。

（一）医院应当加强宣传和教育，提升医院全员上下对人事档案管理工作的重视。从管理层开始，要意识到这项工作的重要性。在日常的管理中，多过问，多巡查，多指导，增强对这项工作的重视。同时，管理层应增加对人事档案管理工作的投入。根据本院的整体水平投入采购相应的信息化管理工具和器材，从硬件设施上提升，增强人事档案精细化管理的基础。同时在医院的宣传中也要让全体医护人员认识到人事档案管理工作对提升医院管理水平的重要性，对提升医护人员自身福利待遇的作用，配合和推动人事档案管理工作。当前，大部分医院推行精益管理模式，精益管理模式同时也可以覆盖到人事档案管理工作中。例如，精益管理工具5S、VSM价值溪流、目视化工具等等都非常适合在人事档案管理工作中进行运用。5S的手法可以让人事档案管理工作室干净整洁，目视化的管理能够让人事档案管理更加精细，提升人事档案寻找的速度，人事档案在利用时可以更加便利。另外通过VSM价值溪流的绘制，能够清楚呈现人事档案管理工作中的无价值部分，通过管理手段减少工作中的无价值部分，提升增值的部分，从而让人事档案的管理流程更加顺畅，减少浪费。简单地说，医院人事档案管理工作就是医院管理工作的缩影，不论是管理精进方式还是管理工具，都可以运用相同的思维模式以及工具进行精进。

（二）运用先进设备，提升人事档案管理工作的信息化程度。在当前的信息化时代，运用信息技术工具提升人事档案管理工作的精细化程度符合时代发展对医院管理的要求。医院的管理人员需要追加对信息技术工具的投资，采购符合行业发展要求的信息技术工具，如人事档案管理系统，信息采集系统等等。同时，医院的人事档案管理单位还可以借鉴其他行业的先进经验与技术，将医院人事档案管理工作提升到行业的标准。在此基础上，人事档案的管理系统还需与行业接轨，建立集成化的信息共享平台，使医院的人事档案管理系统能够与政府等单位进行资源的共享，将管理提升到行业水平。医院人事档案档案管理的信息化程度提升也有利于提升人事档案的利用率，减少人事档案搜集和提取过程当中产生的寻找和等待的时间浪费，提升行政效率。

（三）培养专业化的人事档案管理人才。在医院人事档案管理信息化的基础之上，还需要培养专业化的管理人才。一方面提升人事管理人员技术能力，掌握最新信息化处理工具的使用。另外一方面，档案管理人才还应当拓展学习，掌握医院推行的精益管理模式，在工作中灵活运用。从技术上以及管理上共同提升，才能将人事档案管理工作细致化，做到精细化管理。除此之外，作为医院的人事档案管理人员，还应当把握医院人事档案管理的特殊性，掌握医院全面管理的方向与策略，在综合的策略下对人事档案管理工作进行展开，在人事档案管理工作精细化的同时，推进医院综合管理水平的提升。

三、结论

综上所述，当前医院人事档案管理工作中主要存在着重视程度不够、信息化程度不高以及专业人才欠缺的问题。医院的人事档案管理部门应当结合当前社会的发展和技术的进步进行改善，提升对人事档案管理工作的重视程度，引进先进的技术工具，提升人事档案管理的信息化程度，培养对应的专业化人才，结合医院的整体发展策略和管理模式，在提升人事档案精细化管理的同时推进医院综合管理水平。

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