中医院文书档案管理的相关建议

高慢

摘要：文书档案是中医院的重要信息资源，记录着中医院的发展历程，因此，对其进行管理与创新具有重要意义。由于受到传统管理理念的限制，中医院在文书档案管理过程中存在诸多问题，资料分散存放、难以得到良好的保管，一旦出现信息资料丢失，就会破坏中医院文书档案的完整性。基于此，本文分析了中医院文书档案管理中存在的问题，并提出合理化的建议，以期促进中医院文书档案的管理效果。

关键词：中医院;文书档案;建议

文书档案是中医院各项活动开展状况的客观反映，也是其管理能力的重要体现，文书档案的管理，有助于中医院明确未来发展方向，不断提高自身管理的创新力。基于此，中医院应正视文书档案管理工作的不足之处，不断进行管理方式的优化与创新，进而提高档案资料保存的完整性。

一、中医院文书档案管理中存在的问题

1、缺乏正确统一的认识

由于受到传统思想的制约，中医院的管理者并未意识到文书档案管理的重要性，而是致力于提升医院其他方面的管理效果，未能实现文书档案的有效整理与管理。同时，中医院的档案管理人员专业能力不足，缺乏档案管理意识，医院方面也未能组织专业系统的文书档案管理知识与技能培训，因此，难以实现文书档案的良好管理。

2、文书工作与档案管理混为一谈

文书工作与档案管理都是中医院管理工作中的重要内容，然而二者存在一定的差异性。只有保障了文书工作的顺利开展，档案管理工作才可以有序推进。现阶段，部分中医医院将这两项工作混为一谈，缺乏对文书工作以及档案管理工作的协调与管理，负责文书档案管理的工作人员未能实现与文秘工作的有效衔接，因此导致文书档案管理工作与文书工作相分离，无法保障档案管理工作的顺利开展。

3、现代化技术优势难以发挥

在互联网与信息技术不断发展与应用的当下，各个行业逐步将信息技术手段引入到档案管理工作当中，中医院也应紧跟时代的步伐，加强信息技术手优与文书档案管理工作的有效融合。然而部分中医院的管理层自身能力有限，现代化管理意识不足，未能意识到现代化技术手段对文书档案管理工作所起到的影响作用，因此，难以实现文书档案管理的信息共享与高效传递，进而影响了中医院的文书档案管理效率，甚至难以明确未来的工作方向。

二、中医院文书档案管理工作开展的相关建议

1、重视文书档案管理工作

中医院的领导层要应提高自身对文书档案管理工作的重视，并在全医院范围内进行文书档案管理工作重要性的宣传，将多种宣传方式相结合，使相关部门及工作人员可以了解相应的法律法规，并对库存档案资源进行积极的调动与利用，认同文书档案管理工作的开展，并予以积极的配合，将文书档案管理工作作为年度工作总结、以及医院整体工作规划的一部分，拨划充足的经费以保障文书档案管理工作的开展。

2、建立并完善文书档案管理制度

制度是各项工作顺利推行的重要保障，文书档案管理工作的有效开展也应以制度为依据。因此，中医院应建立科学的文书档案管理制度，并在实际工作中断予以优化与完善，形成文书档案管理体系，实现文书档案的有效整理与管理，防止出现文书档案资料丢失与损毁的情况。同时，文书档案管理工作人员应注重区分文书与档案资料，将两种不同的资料单独进行整理与存放。中医院的管理部门应制定科学的工作管理规划，合理进行工作任务量的分配，并明确文书档案管理工作的职责与义务，建立完善的监督管理与考核评价体系，对文书档案的管理工作开展情况予以严格的监督与评价，并根据考评结果及时进行管理方式的优化与调整。

3、实现现代化管理

中医院应意识到现代化技术手段对文书档案管理的重要性，投入大量资金及人力进行现代化信息系统建设，及时采购与更新医院的现代化管理设备，引入先进的管理理念，掌握前沿的管理技术，在互联网以及多媒体手段的支持下，实现信息资源的共享与有效传递。既要对重要的纸质档案进行保存，还应建立电子档案，实现电子档案信息的分类整理与归档，并将之存储于计算机设备当中，提高信息档案的存储效果，为文书档案的查阅与提取提供便利。电子档案的应用，不仅可以减少纸质档案的查阅时间，还可以提高资料的保存效果，大大提高资料的保存期限，避免出现文书与档案资料丢失或损毁的情况。同时，文书档案管理工作人员还要注意备份重要文书档案资料信息，以备不时之需。

4、加强文书档案管理培训

文书档案的管理依赖于文书档案管理人员，管理人员的素质能力决定着文书档案管理的效果。良好的管理能力，不仅可以提高文书档案的管理效率，还可以提高数据信息的准确度。因此，中医院应在积极引入现代化技术的同时，加强对文书档案管理人员的任用与培训，定期开展文书档案相关知识与技能的培训，不断提高文书档案管理人员的专业技能与综合素质，为文书档案管理人员接受继续教育提供支持，整体提升其服务意识以及文书档案管理理念，使之可以积极主动地进行文书档案管理相关知识的学习与深造，进而提升文书档案的管理效率与管理质量。

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