刍议文书档案管理的办公自动化应用

崔晓英

【摘 要】在当前情况下，文书档案管理变得越来越复杂，由于传统工作模型的影响，当前文书档案管理的效率很低，这是一个主要问题，限制了文档和档案管理质量的提高。没能及时优化的管理工作无法满足实际的工作需求。因此，提高文档文件管理的质量已成为迫切需要解决的问题。随着信息技术的不断发展，办公自动化技术已逐渐普及，并已广泛应用于许多行业。借助办公自动化，传统文档文件管理模式的缺点已得到解决，并且文档管理过程中未解决的问题已得到解决。提高文件和档案管理的质量对于提高管理效率具有非常积极的作用，应予以特别注意。

【关键词】文件;档案管理;办公自动化

档案管理是部门工作的重中之重，档案工作是有关部门的重要职责。但是，由于传统纸质文件管理中日益严重的缺陷，网络和通信技术为这些案件的管理工作开辟了新的可能性。办公自动化管理已成为文档文件管理发展的主要趋势。

一、办公室自动化管理文件和档案的优势

1.良好的标准

在办公自动化时代的文档管理领域，可以根据实际情况为电子文档管理制定适当的标准和法规要求，甚至标准化每个参考文献：。由于大量的纸质案件，在纸质办公室时代实际上很难按照特定的标准来管理。在办公自动化的时代，可以根据实际情况进行标准化和规范化的操作，提高文件和档案管理的效率。

2.文件更加透明

在档案管理变得更加透明之后，部门的工作人员可以转向公共档案，而不必像以前那样去档案室“翻箱倒柜”。这样，员工可以参与单位的创建，同时案例的工作也由员工进行监督，从而确保案例工作的安全性。

3.更高的工作效率

这源于计算机相对于人的优势。在传统的文件管理中，对相关人员的存储容量和特定操作能力的要求非常高，但是即使在这种情况下，也不可避免地会出现一定的错误。但是，随着办公自动化的发展，信息化已成为必然趋势。电子技术可随时用于搜索并立即执行相关任务，其效率和准确性远高于人工。

二、办公室自动化在处理文档和文件中的隐患

1.文件管理的概念已过时，办公自动化的应用较差

信息技术的飞速发展为许多行业提供了全新的发展机会，文档文件管理也顺应电子信息时代的发展。当前，文档文件管理的自动化已成为必然的发展趋势，也是文档和案件管理工作中亟待解决的重要问题。但是，从文档文件管理的当前工作来看，并不是所有部门都采用了办公自动化。一些部门仍旧使用了传统的文档文件管理方法，这些方法的管理效率低并且在人工和时间方面成本高昂。并且通过更新文档文件管理，它也无法适应时代的发展趋势，因此文档文件管理的状态相当落后，影响了文档文件管理工作的整体效率。这是当前文档文件处理过程中的一個重要问题。

2.缺乏保密性

单个文档文件没有材料形式。当其他人拥有某些技术工具时，他们通常可以通过更改文件的原始外观，让文件管理缺乏安全性，通过网络来破坏，添加或删除它们。同时，电子文档缺乏特殊的手写识别，并且缺少相应的打印纸，签名和其他标签，个人很容易发现差距并做出改变。

三、有效的应对措施，通过文档文件管理来改善办公室的自动化

1.提高信息技术水平

越来越多的电子信息技术被用于促进文档管理应用办公自动化，我们需要使用不同的技术和方法来管理文档和文件。一是加强对相关档案的研究，根据档案的内容，形式和特点将档案与具体的相关信息技术联系起来。其次，增加对自动化的资本投资，尤其是对硬件和软件的双重投资以完成工作。再次，要做好备份和加密，因为尽管文档管理办公自动化的效率和准确性很高，但是有一些人为或随机因素，但在接收、处理和存储文件时仍然会出现问题。因此，有必要提高技术标准并最大程度地提高机密性。在处理纸质问题时，也有必要避免电子文件的潜在问题。

2.提高认识，完善文件共享信息管理系统

网络的发展为在办公室自动化文档文件管理提供了新的机会。随着网络环境的运行，纸质文件正在逐渐变化。信息文件管理已成为当前设备的头等大事。在管理交换文件信息资源的程序时，文书和档案工作人员应树立案件信息服务的科学概念，尤其是对待人民和保护人民的合法权益，加强与群众的沟通，提高群众的法律意识，通过共享档案信息资源，鼓励群众自觉参与改善管理体制。同时，有关部门应在档案管理过程中加强沟通与协作，提高档案办公自动化能力。

3.持续优化文档文件管理办公自动化的运行方式

在文件档案管理过程中，缺乏完整的办公自动化管理模型，文件工作机制不完善是制约文件管理质量提高的主要问题。因此，我们应积极发展和完善文件和档案管理工作机制。在具体的工作实践中，有必要及时了解文件和案件管理的重要性，积极建立可靠的工作机制，以实现文件和案件管理办公室的自动化，并使文件和案件管理流程标准化。同时，要优化文件管理模式，不断完善办公自动化工作流程，以提高管理效率，消除传统管理模式的弊端和不足，有效提高管理工作的整体质量。

总而言之，办公自动化由于其技术先进的优势和通用性，已成为近几年文件管理发展的最大推动力。它在促进文档和档案管理中的作用是显而易见的。无论是案例安全性，工作效率还是其他方面，它都比传统工作方式有不可替代的优势，但是它还需要从多个方面来进行，例如技术考虑，最大程度地发挥其优势以及避免劣势。

参考文献：

[1]朱诗聪.办公自动化背景下医院文书档案管理探讨[J].决策与信息（下旬刊），2014，15（4）：64.

[2]张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究，2017，112（10）：82.

（作者单位：中共准格尔旗委宣传部）