加强工程建设项目档案管理工作的探讨

摘要：为了能让企业运营的后勤得到保障，档案管理工作是十分重要的，也是必须要顺应时代要求进行相关必要整改的。本文将会指出目前大部分企业中出现的有关档案管理工作的问题，并对其进行分析，从而提出相应的解决方案，以供实际应用时候的参考。

关键词：工程建设;档案管理

如今的时代是信息化的时代，新兴的信息产业代替了许多传统产业，社会进步的空间随之增大，产业效率越来越高。在工程建设项目方面，也有越来越多的企业尝到了信息化建设的甜果。但是，很多相关企业在档案管理方面的问题仍然采用非常传统的方式进行处理。在当今这个变幻莫测的时代中，传统的档案管理工作已经出现了一些问题，如果不对这些问题进行分析矫正，不仅会使档案管理工作难以适应时代的发展变化，还会让企业的运行出现问题。因此，档案管理工作问题的解决应该成为企业从上到下共同重视的话题。

1 在工程建设项目中，档案管理工作出现的相关问题

1.1 档案的信息化程度相对较低

目前，有些企业的档案还是以纸质版为主，电子版为辅，有些档案甚至连电子版本的都没有。这样数目繁多、门类复杂的资料档案还需要管理人员进行分类整理，员工的工作繁琐不说，还存在不小的犯错几率。但是企业不重视，用人单位不关心，也没有积极地对档案管理工作进行信息化改革，导致新型的信息化技术利用率较低，档案管理并没有从人工整合分类中解放出来[1]。这样，对工程项目的实施与建设就会产生或多或少的阻力和影响，在档案的保存方面也会有一定的风险。

1.2 档案管理人员素质较低

這里提到的素质并不是言行举止方面的，而是在知识理论与实践中积累的经验。许多人事单位的档案管理人员学历较低，没有受过高等教育，再加上管理资料大多为纸质版，管理人员在计算机操作方面的业务也不熟练，相关人员也不重视档案管理信息化建设，长此以往恶性循环下去，档案信息化工作便停滞不前。

2 解决相关问题，加强档案方面的管理

2.1 档案关系到工程项目的实施，是必不可少的准备工作

在工程项目实施之前，都会有人对项目的各个方面进行信息登记，但是很多企业的技术人员认为这是多此一举，麻烦费事。但是凡事不怕一万，就怕万一。工程项目没有出事最好，一旦出了事故，完整的档案资料就像清晰的血管经脉一样，一条一条地梳理，总会找到事故发生的源头，总会有解决问题的办法，不会陷入纠纷中，阻碍企业的运营，也不会给企业的声誉带来太大的负面影响。但是熟练的工作总会让人放松警惕的心弦，技术人员对档案登记的认识程度不够，有待进一步加强。而登记人员更不能对自己的工作三心二意，编辑完整无缺的档案资料是对自己负责，也是对其他实施工程项目的人员负责[2]。档案管理人员也不能大意，一定要注意档案分类是否正确，信息是否完善。最重要的还是企业要重视对档案管理工作的加强，定期对员工进行相关培训，也许有一天，档案资料就可以发挥重大作用。

2.2 明确管理的相关范围，做好工作重点的突出工作。

一项工程项目，从准备，到施工、然后再到检查，再到竣工，都要进行详细的资料登记。但是每一项登记在不能面面俱到的情况下，要有所详略取舍，还要突出工作的重点，在保证资料重点详细的情况下尽可能提高效率，这也有利于节省人力成本。工作人员更要结合工程实际情况进行信息登记和资料处理，更高效地进行档案管理工作。

2.3 提高相关管理人员的综合素质与能力

管理人员，是整个管理系统的核心人物，管理人员的综合素质和能力直接关系到档案管理的工作质量。因此，对管理人员的培训必须提上日程，企业方面要高度重视起来，以定期培训的方式提高管理人员的职业意识和服务精神[3]。必要的时候，还要进行业务能力的定期考察，保证管理人员的工作高效进行。关键还是要培养管理人员对计算机的操作能力，鼓励使用电子设备存储档案资料。因为使用电子设备存储资料不仅节约空间，也可减少人力物力的投入，还可以提高管理工作的效率。必要时可以制定相关的奖惩措施，激励员工学习计算机应用方面的能力。

3 如何建立起档案信息化的重要体系

3.1 电子档案的格式要及时更新

电子档案的储存依靠计算机的软硬件设施，而各种电子产品更新换代的频率越来越快，这就要求工作人员要时刻关注着计算机的更新动向，及时更新储存信息资料的软件，避免发生档案资料因软件漏洞而泄密的情况。

3.2 加强网络安全的监管力度

一定要对计算机定期进行检查和软件的杀毒处理，还要及时对杀毒软件的数据库进行更新。还要根据不同情况，设置访问权限，以防有人入侵计算机，篡改档案数据，给企业造成损失，尤其是在计算机进行检索、筛查等工作时，一定要维护好计算机的安全性能。

4 小结

综上所述，中国的土木工程技术日渐更新完善，如何加强工程项目的档案管理工作应该成为各个部门和企业关心的热门话题。做好这项工作，不仅要靠管理人员自己的责任意识和能力，还要有企业管理层面的人员的重视，共同推进档案管理信息化建设的进程。

参考文献：

[1]夏进刚.如何做好重点工程建设项目档案管理工作[J].科技与创新，2017（13）：98.

[2]林龙霞.如何构建重点工程建设项目档案管理体系[J].环球市场信息导报，2017（37）：47.

[3]李继红.浅谈企业重点工程建设档案管理[J].办公室业务，2017（3）：104.

作者简介：吴镜镜（1991），女，汉族，江苏南通人，本科，助理馆员，目前从事档案管理方面的工作。