国有企业办公室管理工作完善研究

王文慧

【摘 要】国有企业是我国经济运行及发展的重要组成部分，其管理过程复杂，需要考量的相关内容比较多。其中，办公室管理工作对国有企业发展及创新起关键作用，要格外重视。本文简要介绍国有企业办公室管理工作及相关问题，给出具体、全面的完善策略，以期提高国有企業办公室管理工作质量及效率。

【关键词】国有企业;办公室管理;工作职责;信息化建设;管理制度

前言：

办公室管理工作在国有企业运营发展中不可或缺，其直接关乎国有企业能否快速、可持续发展。办公室管理工作特点决定了其涉及到诸多繁琐内容，除了基础办公之外，还涵盖市场及行业相关信息。该背景下，对办公室管理人员及相关职能部门提出了非常高的业务要求，其需要明确国有企业办公室管理工作特点、要求及现存问题，加以梳理，给出科学的管理思路，从而更好地为国有企业服务。

1国有企业办公室管理工作概述及意义

1.1国有企业办公室管理工作概述

在改革环境下，国有企业发展受我国经济大形势影响，其作为我国社会经济中流砥柱，与社会经济发展互为补充，二者缺一不可。国有企业特点决定了其运行发展离不开办公室。在国有企业中，办公室管理工作比较繁杂，包括部门协调、建章立制、资料管理、会议管理、印章管理、档案管理、考勤管理、实物资产及车辆管理、文件控制、公共关系维护和改善、行政检查、费用预算、成本控制等一系列内容。办公室管理工作内容明确，计划性与约束性兼具。具体而言，根据国有企业运营及发展实际情况，可对办公室管理工作进行简要梳理[1]。其一，制定短期目标;其二，视市场环境搜集企业信息为领导层提供决策依据;其三，服从领导层安排;其四，监督各部门日常工作。以某国有企业办公室宣传工作为例，预先将本季度的宣传任务确定下来，明确活动类型、新闻通稿数量，搜集相关信息及时上报给部门领导，听从领导的下一步安排，监督各部门完成情况。上述管理内容决定了国有企业办公室管理工作非常复杂，需依据职责、权限等，合理分配、梳理日常工作，使其有序进行，服务于国有企业日常各项工作，保证其顺利开展。

1.2国有企业办公室管理工作意义

作为我国经济主体，国有企业在我国经济运行及发展过程中起到重要作用，直接关乎我国战略经济安全。基于该情况考量，国有企业办公室管理工作不应被忽略，其具备以下意义：其一，更新企业发展模式。依据国有企业办公室管理工作内容、特点可知，其强调建立科学、合理的企业管理制度，并监督其实施过程。为保证此类制度的建立，需要国有企业办公室工作人员对企业业务种类、流程、范围等具备全面的认识，并关注企业员工的生产及生活情况，便于企业实现各项战略目标，以此转变国有企业经济发展模式，实现改革。其二，保持企业内部关系和谐。国有企业办公室管理工作的一大作用在于营造和谐的内部关系。依托办公室管理，加强国有企业内部各部门及员工之间的沟通，确保员工与企业发展目标一致，以此提高国有企业员工的工作积极性，实现国有企业社会及经济效益最大化。其三，解决企业内部矛盾。国有企业系统、人员构成复杂，人员与人员、人员与企业之间难免存在矛盾，关注国有企业办公室管理工作，利于各项矛盾的化解。以员工与企业之间的劳资矛盾为例，发挥办公室管理工作价值，第一时间解决企业员工在日常工作及生活中遇到的问题，使企业保障制度更加完善，利于提高国有企业员工的忠诚度，使其日常工作更加积极，推进国有企业又好又快发展。其四，构建学习型企业。按照科学的方式，将国有企业办公室管理工作落实到位，便于学习型企业建立，为企业员工营造良好的学习环境，以便其不断增强自身专业技能，具备较强的综合素质及较高的管理水平，并将所学知识运用到国有企业日常工作中，促进国有企业生产力及竞争力双向提升。

2国有企业办公室管理工作问题

2.1管理内容不明确

一些国有企业办公室管理工作不受重视，负责人未掌握实际情况，各环节之间的衔接不足，倘若任一环节出现差错，都会对国有企业运营产生不良影响，甚至制约其未来发展。受社会经济环境影响，国有企业办公室管理工作要求相对比较高，但仍有部分企业未结合外部市场环境对办公室管理工作进行创新，导致其管理方法陈旧、单一，难以发挥自身价值，直接影响国有企业整体管理水平。

2.2人员综合素质低

国有企业办公室管理工作由行政部门负责，由于在人员选择方面未对其文字能力、协调能力、管理能力等进行综合考量，导致其无法适应多变的市场环境，对现代技术、新型管理理念缺乏了解，决策能力不足。部分国有企业在人员分配方面存在不合理现象，部分办公室人员仍采用传统工作模式，综合素质、专业水平低，制约国有企业发展[2]。例如，一些办公室人员具备较强的文件整理、会议总结等能力，但文字功底差，无法胜任领导安排的工作。

2.3管理制度陈旧

在办公室管理工作中制度的作用不容小窥，直接关乎办公室管理工作质量及安全。国有企业办公室管理工作相对比较复杂，一些管理制度不够全面，综合性不强，导致日常管理工作混乱。同时，管理制度与办公室日常工作脱节，约束效力不足，办公室人员积极性普遍偏低，这与国有企业办公室管理要求不符。

3国有企业办公室管理工作完善策略

3.1明确办公室岗位职责

国有企业运营及发展过程中，政府会给予一定的支持。办公室管理工作需讲求多样性，依据市场环境及时代特征，实施精细化管理，尽量精简办公室管理工作流程、内容，使办公所需时间缩短，投入更多精力在企业未来发展中。同时，国有企业还要结合自身实际情况，进行管理制度创新，将岗位职责落实到个人，使办公室管理工作整体水平提升，一旦发现问题，第一时间明确责任，以免发生相互推诿情况，实现国有企业全面、可持续发展[3]。例如，在办公室工作中，由员工甲负责企业班车日常管理、维修、保养等;员工乙负责固定资产管理;员工丙负责会议安排、接待等会议室相关服务。

3.2实现办公室信息化管理

激烈的市场竞争环境下，网络信息技术在国有企业办公室管理中应用普遍，使办公室工作质量及效率不斷提高。国有企业要不断开发、利用信息化管理系统，改变固有办公室管理理念，依托信息化服务，增强办公室管理工作的灵活性[4]。该背景下，管理层能够随时了解企业运营及发展情况，并依据市场需求，做出科学的决策。举例而言，建设电子数据库，上传文档、视频、图片等资料，分类管理，便于后期查找，缓解办公室管理工作压力。

3.3更新办公室管理理念

在新时代的多元网络环境下，传统国有企业办公室管理理念已经不适用，其与新时期国有企业发展要求不符合。依据国有企业办公室管理工作特点及企业发展要求，增强预见性，在办公室日常管理工作中保持积极、主动的态度，实现其可持续发展。同时，在日常工作中，不断学习，更新办公室管理知识、经验，确保其科学性和现代化兼具，以此全面提高国有企业办公室管理工作质量及效率[5]。例如，结合国有企业实际情况，实行弹性工作时间、制度，采取灵活的管理方式对员工进行约束，更加强调工作效率。或者，善于借助新型管理工具实施办公室管理。

3.4更新办公室管理制度，增强服务性

国有企业应发挥制度的约束作用开展办公室管理工作。办公室日常管理中应谨遵制度要求，按规章处理各类问题。同时，对办公室管理工作流程进行不断改进和优化，保障其可行性，便于各项管理工作能够顺利实施。结合办公室管理工作内容、特点，尝试创新和开拓，坚持大局观，优化办公室服务性，提高国有企业办公室管理工作效率，及时解决该过程中存在的各类问题。在办公室管理中遇到重大问题，要积极与其他各部门沟通，获得其认可[6]。例如，2020年突发新冠疫情，针对因工作需要外出的员工，需提交书面申请，由部门主管、总经理等逐层审批通过后，方可出行，出差回来后，需做核酸检测，保证健康。针对违反此项规定者，按规章制度处理。

结束语

综上所述，国有企业办公室管理工作相对比较复杂，对管理人员提出了比较高的要求。无论国有企业负责人，还是办公室管理人员都要明确国有企业办公室管理工作特点、内容，了解其存在的漏洞及问题，从多个方面加以完善，明确岗位职责，实现办公室信息化管理，对相关制度加以创新，确保国有企业办公室各项工作的顺利开展，为国有企业运营及发展提供助力。

参考文献：

[1]徐平.浅谈如何做好国有企业办公室行政管理工作[J].现代国企研究，2018（2）：228-228.

[2]唐诚.国有企业办公室做好部门考核工作的研究[J].办公室业务，2019（20）：17.

[3]李霖.国有企业办公室工作精细化管理分析[J].经济管理文摘，2020（3）：75-76.

[4]朱志平.浅析当前国有企业办公室管理的改进和创新[J].现代营销（经营版），2019（5）：156.

[5]许开明.浅谈如何做好国有企业办公室行政管理工作[J].现代企业文化，2018（20）：249-249.

[6]贾永莉.论我国国有企业办公室管理工作的创新与发展[J].经营管理者，2017（20）：141.

（作者单位：广西荔园饭店投资有限公司）