浅议人事档案信息化在高职院校干部管理与监督中的作用

杨彩英 于美慧

[摘           要]  在新时代全面从严治党、从严管理干部的背景下，要落实党管干部、党管人才工作，加强干部人事档案的管理是基础工作之一。从高职院校人事档案管理的误区、人事档案管理的现状出发，阐述加强高职院校人事档案管理信息化的必要性和途径，强调人事档案信息化在高职院校干部管理与监督的作用。

[关    键   词]  人事档案;档案信息化;干部监管

[中图分类号]  G717                 [文献标志码]  A              [文章编号]  2096-0603（2020）39-0006-02

一、引言

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央对新时代干部工作提出了更高要求，高职院校党委坚持围绕中心、服务大局，准确把握、坚决贯彻“信念坚定、为民服务、勤政务实、敢于担当、清正廉洁”的干部选拔标准，努力探索新形势下干部的培养工作，对培养造就一支忠诚、干净、有担当的优秀干部队伍起到极大的推动作用。2019年，教育部等七部门联合下发了《关于加强和改进新时代师德师风建设的意见》，对加强师德师风建设提出了明确的更高的要求。新形势下，加强高职院校干部管理和监督具有新的内涵和意义，其重要性和紧迫性也被提到前所未有的高度。而在党管干部、党管人才工作当中，加强干部人事档案的管理，则是基础工作，需要先行一步。

二、人事档案管理以及干部管理和监督的误区

我国的高职教育起步较晚，大部分的高职院校是由中专院校升格而成，高等职业教育的高等性和职业性特色不鲜明。长期以来，高职院校的内部管理或沿袭中专的管理模式，或套搬大学的管理模式，并且高职院校的行政化氛围相对更浓厚，教师应有的社会地位没有凸显，教师习惯将干部与教师分割成两个独立的群体，提到干部档案，则默认为具有党政职务的干部人事档案，而不是将干部档案与干部身份人员的人事档案联系起来。在思想上，对教师档案管理工作不重视，对本人档案材料重要性也缺乏应有的认识。由此，带来了人事档案管理和干部监管的误区。

（一）对干部人事档案的理解不到位

1991年4月中组部、国家档案局印发实施《干部档案工作条例》，时隔27年之后，2018年11月中共中央办公厅印发了新的《干部人事档案工作条例》（以下简称新条例）。新条例的印發实施，充分体现了从严管理干部的工作遵循。新条例从“干部档案”这一提法转变为“干部人事档案”，将档案被管理的人员重点从具有行政职务的干部扩大到高职院校所有教职工。而新条例中关于档案的数字化建设规定，也对人事档案管理和利用的范围从独立的单位扩大到多个主体，当然资料的保密性是必须考虑的前提。

（二）人事档案管理与干部管理结合不够

新条例明确规定档案审核要坚持“凡提必审”“凡进必审”。通常在党政干部的选拔环节，档案审核是规定动作，组织部门可以按照政策和标准及时进行档案审核。但是在专业技术职务晋升时，档案审核则往往被忽视，由此容易导致学术造假、学术不端等行为，重视教师业务能力、轻视档案管理的做法很普遍。专业技术人员的管理是高职院校干部人事管理的重头戏，教师人事档案管理与教师管理没有有效结合，造成管理漏洞，其显性和隐性的危害较大。

三、高职院校人事档案管理的现状

（一）对干部人事档案工作重要性认识不足

由于长期以来档案工作体制机制的不健全，再加上档案业务的繁杂性、资料整理的特殊规范性、人事档案的保密性，导致该项工作的重要性没有被宣传，体现在高职院校管理层也对该项工作管理意识淡薄，更谈不上责任清晰划分，现代治理思维也没有运用到档案管理当中。

（二）干部人事档案场馆设施落后

新条例提出要加强干部人事档案库房安全管理和技术防护。目前高职院校基本设置了专用档案管理房间，但是据调研，阅档场所与保管房间混用、整理场所与办公场所不分情况较多，部分保管房间和阅档场所没有安装监控设备，没有必要的复印、扫描等设备，温湿度计、通风设备的配备不到位。

（三）干部人事档案工作人员素质有待提升

高职院校的“主业”是教育教学，教师作为人力资源的大多数，其引进、教育培训、职称晋升等渠道清晰，教师职业规划目标明确。作为内部管理的“辅业”，档案工作被“边缘化”在高职院校中普遍存在。档案工作人员的培训、晋升往往被忽视，由此工作人员的工作幸福指数不高，工作价值没有被宣传和利用，素质能力有待提升。

（四）干部人事档案数字化工作未普及

作为干部个人成长轨迹记录的纸质档案材料在收集、整理、查阅等流转过程中，不同程度存在磨损，随着干部人才流动性加强，档案材料流转次数增多，特别是档案材料收集版式也会跟随政策文件要求而改变，由此引起的原已收集档案材料重新整理而带来的磨损或者损坏很大。为更好保护档案原始材料，增强干部管理的信息化，人事档案数字化成为必然。档案数字化是档案信息化的第一步，但是目前高职院校普遍未开展档案数字化。

四、提高人事档案信息化水平的路径

（一）增强人事档案管理重要性意识

干部人事档案工作是新时期党建工作的重要内容，落实党要管党、从严治党，需从从严治吏、从严管理干部入手。各高职院校要调整档案工作内设机构，完善人员设置，从经费和条件保障等方面还原档案工作应有的地位，从严管理干部人事档案，监督查处造假行为，保证档案材料的权威性。

（二）加强人事档案管理工作考核

由于档案工作职责不清，管理不细，其考核工作在绝大多数高职院校未被纳入党建工作目标考核中[1]。档案材料从收集到真伪甄别、从整理到入档、从保管到审核利用，涉及学校的每个部门和每一位教职工。每一位教职工的档案又分为入校之前和入校后形成的材料，档案管理的主体会随着人员的流动而变化。针对个人，其履历、培训、进修、科研、政审、招聘录用、提报、工资材料等均需入档，需要各部门相互協调，及时沟通[2]，按照工作要求，及时做好本部门的档案工作。由此档案管理水平的高低，反映出学校管理底蕴的深厚与否，反映出内部考核的落实与否。三分管理，七分考核，只有加强考核工作，才能有效监管工作的落实情况，将考核情况纳入绩效考核中，与绩效工资挂钩，推动档案管理工作的落实。

（三）提升干部人事档案的信息化水平

以局域网、智慧校园建设为抓手增强组织人事工作的信息化，是目前各高职院校行之有效的提升管理效率的方式之一。但是人事档案管理的信息化由于档案工作的安全性和保密性要求而未普遍开展，档案管理的审核和利用效率仍然较低。各高职院校内部管理的模式不同、人员基础不同，很难有一个适合所有高职院校的人事档案管理系统可供各高校使用，这需要档案管理人员和系统开发技术人员充分沟通，开发出实用、适用、便利、安全且具有前瞻性的系统，集数据整理、工作管理和数据分析于一体，数据易于实现对接和交换，系统易升级，提升档案管理信息化。

（四）加大档案管理人员的培训力度

档案管理工作，不仅仅是档案材料的收集和整理，即使是材料的收集也需要专业知识，档案材料的整理和审核、利用，更需要档案管理人员加强党性修养，提高人事管理综合知识和能力。随着互联网技术的发展，信息化水平的提高，如何在档案工作中充分利用信息化技术，充分利用大数据技术构建“大档案”体系，则需要档案管理人员提高政治站位，更新意识，熟悉和学习互联网技术，将档案管理与信息化技术结合，熟练使用档案管理系统，保证系统的安全性和使用效率。只有对档案管理人员持续进行专业化培训，才能保证工作的顺利开展。

五、人事档案信息化水平提升对干部监管的意义

（一）有助于促进干部忠诚

随着新时代党建工作的加强，人事档案收集材料范围的扩大，材料的全面性和真实性要求更严，反映干部个人诚信、对党忠诚等的材料需要收集，而同时干部本人提交的入档材料也是干部本人对党忠诚的具体体现，也反映了干部个人诚信。干部的培养，重在管理和监督。档案材料数字化、档案信息化水平的提升，可以有效降低材料的涂改和造假，有助于强化干部的规矩意识和纪律意识，使他们心存敬畏，提高自我管理要求。

（二）有助于保证资料准确

档案材料是干部成长轨迹的真实记载，在管理和流转过程中，由于监管不力、转递不规范等原因，容易出现档案材料丢失、涂改、造假等情况。人事档案材料繁杂且数量巨多，很难将所有的材料均复印备份，档案副本材料增多，同时带来保管空间的增加及保管成本的提高。将档案材料数字化，方便了查询，减小保存空间，节约成本，最重要的是有效减少涂改和造假，有利于为学校干部队伍建设提供准确的数据资料。

（三）有助于实现管理实效

干部人事档案工作的核心在于利用。干部的选拔和培养，不是孤立的工作，与干部档案管理、党建工作、教师培训等相互联系，从“大档案”“大数据”的角度，客观记录和分析干部成长的轨迹，更具有真实性和客观性，更有利于为干部的成长提供预警支持。从学校层面，通过人事档案信息化管理模块，设置总体干部队伍状况动态统计，分析及预测干部队伍变化情况，及时为领导决策提供建议;从干部个体层面，准确以及实时记录个人在管理、教学、科研、社会服务等方面所取得的优秀成绩与出色表现，有利于干部强化有效的自我监督，有利于干部的全面发展。

（四）有助于提高工作效率

将计算机信息技术与干部的管理相结合，既增强了干部管理工作的准确性，同时也为工作人员节省了更多的时间，从而有更多的时间与空间去研究干部管理工作，有利于提高干部工作人员自身的业务素养、道德素养和培养优良作风。

参考文献：

[1]中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[EB/OL].[2018-11-28].http：//www.12371.cn/2018/11/28/ARTI15433968306

61437.shtml.

[2]葛菖霞.干部人事档案信息化管理研究[J].中国管理信息化，2015（12）：218.

◎编辑 司 楠