企业财务共享服务中心建设的风险与控制研究

○新疆财经大学会计学院 徐 馨

财务共享服务中心可以将分散的、重复的财务基本业务从企业中抽离出来，集中到一个新的财务组织中统一处理，通过互联网为分布在不同国家、地区的企业提供标准化、高效率和低成本的共享服务，为企业创造价值。

一、财务共享的含义与发展

共享服务最早诞生于20世纪80年代，Robert Gunn，David Carbe等(1993)第一次提出共享理念。国际财务共享服务管理协会(IFSS)对财务共享的定义是，财务共享依托于信息技术，将流程处理作为核心，达到优化企业组织结构、逐步规范业务流程、降低企业运营成本、提升流程效率和为企业创造价值的目的，并且以市场化的角度，将专业化生产服务提供给内、外部客户的管理模式。20世纪90年代财务共享服务开始在西方国家逐步推广，21世纪初进行大力推广。在20世纪80年代初期，福特公司在欧洲成立了世界上第一家财务共享服务中心，随后通用电气、IBM 等公司也成立了类似的共享机构。随着信息技术的发展与成熟，我国对于财务共享服务这种新兴的管理思维已经开始涉及，相继开始走向财务共享服务之路。至今，在北京、西安、大连、青岛等城市财务共享服务正在崛起，中兴通讯、海尔集团、长虹和太平洋保险等已经创建了适合自己企业的财务共享服务中心。在这样大环境的影响下，逐渐有不同类型的企业引入了财务共享模式，不仅提高了财务效率、降低了企业成本，还能为市场提供服务。

二、企业实施财务共享的优势

(一)降低管理成本

实施财务共享可以将财务业务集中到一起，进行统一、标准化的作业，降低重复性工作，并相应减少财务人员数量，有效地降低了成本。如2007年海尔集团在山东省青岛市成立全球财务共享服务中心，之后压缩从事基础财务工作的人员数量，由约2000人降至约260人。财务共享中心不到300名财务人员，就可以将本集团在全球分、子公司的业务集中处理，完成之前近2000人才能完成的工作，极大地降低了管理成本。

(二)提高经营效率

企业建立财务共享服务中心，规范业务流程，建立财务准则，将信息、人员、资金和技术合理整合。建立统一的会计制度与核算标准，有利于进行业务的集中核算；通过统一的财务中心，实现信息一体化，业务部与财务部，总公司和分、子公司可以有效地进行信息交互，提高信息传递与利用的效率；通过现代科技，利用互联网与大数据，丰富了业务也细化了流程，使财务信息更加准确与完整。

(三)控制风险

当业务发生时，总公司通过财务共享服务中心可及时得到分公司和子公司的信息，并进行有效地监督与跟踪，实时防范与控制风险，缩短了数据统计与校验的周期，使相关信息高效、准确地传递给信息使用者，提高了财务信息质量及透明度，降低了下属隐瞒或不及时汇报而造成的风险，使企业在更高层面对风险进行控制。

三、企业建设财务共享服务中心的风险分析

(一) 战略规划风险

在实施财务共享模式前，企业需要制定战略规划和总体目标，在这个过程中会有风险产生。首先，财务共享主要有管控型和服务型两种服务模式，企业在选择模式前应当对企业整体的规划与资源体系进行考察。但通常企业会按照高层管理人员的自主意愿选择，不顾及企业环境与资源是否与模式相匹配的问题，这样会为企业之后转型埋下隐患；其次，选址方面过于草率，如果不按照企业的布局选址，会降低企业的运作效率、增高人工成本及不适应当地的法律税收标准；最后，在初期规划时过于乐观，不重视评估环节，对操作系统、核算体系和数据处理等方面没有充分评估，对可能产生的风险也没有预测，会导致服务中心运作后增加成本，无法使企业在良好的环境里发展。

(二) 组织结构风险

财务共享服务中心的组织结构和管理模式在多方面影响着企业。首先，财务共享在组织结构模块建立方面比较简单，一般中心模块是应收、应付及总账模块，其他模块都是辅助模块。但是，管理模式模块的设计比较复杂，在确立模块前要优先设定管理模式的职能。通常在不了解内部条件的情况下设立模块，会导致分工混乱、职责不明等问题；其次，财务共享模式改变了以前的工作方式，下属财务部门的职能权限也随之上移，容易使财务人员不熟悉新的业务环境，产生抵触情绪，影响工作效率。

(三) 人员变革风险

构建财务共享服务中心，财务人员的工作岗位以及绩效薪酬等产生的变化都使变革存在很大风险。首先，财务共享服务中心有独立的体系，对财务人员的专业素质及综合技能有很高的要求，企业原有的财务人员会因人员削减、环境变化等产生抵触心理，不能通过沟通而消除；其次，中心建立初期时，企业没有健全的绩效考评制度，财务人员会有工作转型的困难，这可能会导致人员适应工作慢、操作不规范以及部分人才流失的情况发生；最后，财务人员的核算相分离、沟通不便使信息的真实性无法保证，会有舞弊现象的产生。

(四)系统建设风险

建设财务共享服务中心的核心是系统建设，IT与系统的相互集成为财务共享的基础，建设过程中会面临诸多风险。首先，有的企业盲目选择运用系统，不关注每个系统的特性，会造成系统与企业信息不匹配、工作效率低下、相关功能应用不足等问题；其次，系统设计不当、相关程序不符合流程会导致权限混乱、信息数据不稳定，系统内各部门无法实现通力合作而导致运行困难；最后，财务共享依赖于数据，共享后数据的保存、修改和传递等存在安全隐患，容易造成信息泄露。

四、企业建设财务共享服务中心的风险控制措施

(一) 准确规划与实施

1.明确模式定位，恰当评估体系。构建财务共享服务中心时，要了解企业的发展战略和总体目标，并结合实际条件与时机分析各个方面因素。还可以组织内部会议，将方案对比，选出适合企业的服务模式。高层人员的决策与重视程度直接影响到服务中心的未来发展，应当引起高层人员的重视，聘请专业人员对相关方面进行评估并给出改进方案，企业根据结果再进行计划和准备。

2.综合考察环境，树立防范意识。在确定财务共享服务中心的定位前，相关人员先考察多个备选地址，依次进行试点，再选择相对成本低且效率高的位置。所以要提高工作人员的风险识别与应对的意识，可以建立风险应对小组加强研究和宣传风险知识，多采纳其他部门意见，做到全面、精准地控制风险，降低后期发生风险的程度。

(二) 适当调整组织结构

1.细化职责，加强监督。财务共享模式下，企业的核算工作与管理系统相分离，会计的基本功能集中在服务中心，而业务方面被弱化。企业需要细化职责与管理目标，根据企业定位进行职能建设，明确各部门的评估与管理机制，合理确定组织结构。同时，对重要的信息岗位实施监督，以确保不相容职务相分离。

2.提高内部建设，营造良好环境。企业应当加强财务共享服务中心的人员管理，加强内部建设，及时与客户沟通，在缓解工作人员抵触情绪同时还要提升对客户的服务工作，客户了解到服务中心的优势会更加支持工作。营造良好的服务环境还要多收集客户的意见与建议，及时对中心组织结构加以调整，保持双方都满意的状态。

(三) 控制人力资源配置

1.多方面宣传共享服务，帮助财务人员度过转型期。在构建财务共享财务中心前期工作中要安抚好工作人员的情绪，采取多种方法宣传共享服务理念，尽量缓解抵触情绪。根据财务共享的发展趋势，需要不断提升工作人员的综合能力，可以实施多层次轮岗制度，适应不同的工作环境，让财务财务人员快速成长。不断完善激励政策，定期开展丰富的团队活动，营造相互理解、帮助的团队氛围，提升企业凝聚力，降低人才流失率。

2.从职能定位出发，形成人才培养体系。根据职能定位完善绩效考核体系，结合财务共享服务中心的目标，按照不同岗位进行考核。可将满意度等作为考核项目，有相应的扣分和奖励机制，提升财务人员工作的积极性。还要形成内部培养体系，根据发展和需要及时引进、优化人才，完善人力资源的管理办法，适当为企业进行人才储备。

(四) 提高系统适应能力

1.掌握企业现状，基于ERP系统推进实施。在系统建设前充分了解企业详情，分析企业现状，根据企业的特点与需求开发相应的系统软件。财务共享需要将分散在各地的数据集中在一起，这个过程中数据繁多且复杂，企业可以基于现有的ERP系统，不断进行升级建设。先构建系统中心的重要部分，之后逐步拓宽发展平台，由点到面、由近到远的递进，逐步完成系统的建设。同时，系统在设立过程中应适当进行加密操作，不断修复漏洞，维护系统安全，确保信息的安全与准确性。

2.进行实时审计，定期系统优化。在系统建设过程中，可能会有很多漏洞，并有人为操作的风险，需要对系统进行实时审计，发现存在的问题，及时进行修正，并强化制度建设，避免同样的问题重复出现。系统中有部门合作不畅的情况，可以按照不同层级设立权限，加强监督与管理，例如次多层审核制度，将金额、标准和权限分别设立，层层审核，减低错误的产生。