捐赠物资数字化管理系统应用性研究

□ 文| 朱泽娟 苏承敏 周 洁 郑 舟 张永康

“新冠疫情”期间，各种物资源源不断的送到疫情高发区，各医疗机构甚至派出所等对外窗口单位也收到多种捐助物资。社会捐赠物资的使用与发放应符合《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》、《财政部关于加强企业对外捐赠财务管理的通知》、《财政部关于企业公益性捐赠股权有关财务问题的通知》等国家法律法规的相关规定。为此，我院专门针对捐赠物资开发出相应的流程和软件，以便于相关资金与物资的有序流动。

捐赠与管理模式

捐赠是指没有索求地把有价值的东西给予别人。作为一种重要的慈善行为，捐赠包括各种实物、现金、有价证券等等。面对各种疫情，捐助最多的是针对性强的医疗物资、器械或现金等等，如：本次“新冠疫情”期间最多的捐助物资就是口罩（包括N95等医用口罩），防护服、呼吸机等等。

传统捐赠物资多以手工记账的形式进行登记造册，并按照实际需求情况予以发放。随着计算机网络技术的发展，国内规模较大的慈善机构有自己专门的物资管理系统，借助这种软件可直观的控制全国各地物资仓储和调配情况。相比这种规模性慈善机构，各级医疗机构虽然偶尔有捐助物资，但因批次少，物资总数有限而不重视其管理程序。但本次疫情期间，无论是对口援助单位划拨的捐助物资，还是个人/单位直接捐给医院的物资，其总量也快速飙升。这就对医院的管理提出严峻的考验。

捐赠物资管理的基本原则

捐赠物资包含捐助人的深情，因此管好、用好这些物资是受捐单位义不容辞的责任。但如何实现上述原则要求，则需各医院深入思考，并保证整个过程的流程化及透明化，同时还要保证管理过程的高效化。同时，还要满足物资使用的公示性与可溯性，便于审计、监督等实际要求。

为此，捐赠物资管理应满足如下三个基本要求：（1）如何在最短的时间内实现捐赠物资的高效管理。（2）如何准确鉴别物资，并保证物资符合医院使用要求，即：按照分门别类、物尽其用的原则进行管理。（3）详细记录捐助人/单位所捐赠物资的存储、发放及使用过程，确保整个流程满足公示和审计要求。

我院捐赠物资数字化管理措施

在“新冠疫情”期间，我院防疫物资出现了严重短缺情况。虽然我院不是“新冠”定点救治单位，但在疫情肆意的条件下也必须做好防疫工作。此时，社会各界纷纷伸出援手助力我院。疫情期间，我院收到了大量社会各界捐赠的各类防疫物资。由于我院以前年度捐赠物资较少，捐赠物资管理采用手工管理，因此，疫情期间，对于短时间内的大量捐赠物资管理提出了新的挑战。如何高效利用好捐赠物资，让捐赠物资更好运用到一线，抗击疫情，我院为此启动本项目，加强对捐赠物资的精细化管理，我院委托几位工作人员共同参与，研发出捐赠物资数字化管理系统。

从捐赠第一步开始，先与捐赠方沟通并确定物资的种类、数量。当相应物资送至我院后，结合清单对物资的详细情况登记造册，并将数据录入系统之中。

根据物资属性和存储特点，进行分类管理，针对需低温保存的药物等应委托药剂科进行管理。根据受捐方（本次主要为我院各科室）的实际需求（需提前上报）情况核对相关物品的库存量，在库存管理环节及时登记并上传受捐物资增加/减少数量，然后将需要发放的物资交由受捐方，并采用签字（电子签字）形式予以确认。

我们依托于信息化管理手段，参考我院药剂科相关管理流程和软件设计出相应的捐赠物资管理系统。以此保证物资在入库、验收、分类、存放、出库、领用、公示等各个环节的全流程化管理模式。该流程突出了移动化、透明化物资管理特征，真正解决了物资管理、使用、监督、审计、公示等各个环节的要求。同时，该流程也有力的促进了我院综合管理能力的提升，为我院开展“智慧医院”、“美丽医院”建设奠定了实践基础。

本次流程设计突出了“可视技术”的作用。通过计算机图像处理技术和图形学，我们将计算技术数据转化为图形，如：医用口罩用文字+图形的形式进行表述。同时，各种物资的库存量，使用发放情况（名称、数量、种类、受捐人、时间等）可直接以表格形式表现出来。

此外，搜索方法包括正向（以物资受捐开始）及反向（可溯）两种形式进行搜索，同时针对某一类别的捐赠物资也能实现搜索，即：向上搜索至捐赠方，向下搜索至受捐方。本流程与医院内多媒体技术相连后，可在各个端口查看，以此保证捐赠、使用的透明性。但从实际应用来看，受捐赠物资品种、数量较少（现金、信息设备、医疗设备、药品类、生活物资、医用物资等），仅有216笔。因此，本流程软件尚有很多不足之处，随着日后捐赠种类、数量增加的情况下，还需进一步完善。

结论

通过本次研究发现，信息化管理不仅降低了了人与人之间感染的几率，还能保证捐赠物资全流程数字化管理。通过几个月的使用发现，本程序有如下几个重要作用：实现100%的捐赠物资的全流程化数字化管理；实现100%的捐赠物资进行分门别类管理；实现100%的捐赠物资的每位捐献人对于捐献物资使用过程管理，满足社会审计、公众公示监督需求。