浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略

蒋莹莹

（临清市妇幼保健计划生育服务中心，山东 临清 252600）

随着科技不断发展，信息技术普及范围也越来越广泛，将其应用到档案管理工作中，已经成为企事业单位改革创新的必然趋势。通过建立数字化档案管理体系，不仅可以提高档案管理效率和管理质量，还能够保证档案资源的安全性和完整性[1]。然而，现阶段虽然越来越多的企事业单位认识到了建立数字化档案管理体系的重要性，但是在实践过程中仍然存在一些问题亟待解决，严重阻碍了企事业单位档案管理创新步伐。由此可见，本文结合建立数字化档案管理体系的方法和策略进行分析，对促进企事业单位长远发展而言具有重要意义。

1 建立数字化档案管理体系中存在的问题

1.1 缺乏健全的档案管理机制

新时期背景下，企事业单位面临的市场竞争压力与日俱增，为了提高自身核心竞争力，越来越多的企事业单位认识到了信息化建设的重要性。而结合实际情况来看，大部分企事业单位在信息化建设过程中，普遍将重点放在提高生产效率和降低经济成本，没有充分认识到档案管理的重要性。导致企事业单位档案管理工作没能充分做到与时俱进，缺乏健全的管理机制和管理方案，最终造成档案资源大量丢失，不利于为单位发展提供保障。

1.2 缺乏专业的管理队伍

数字化档案管理体系既需要网络技术的配合，也离不开人才队伍的支撑。因此，企事业单位在数字化档案管理体系建设过程中，不仅要配备完善的器材设备，还要建立专业的人才队伍，保证管理人员在具备丰富管理经验的同时，能够熟练运用信息技术。然而，结合企事业单位实际情况来看，由于培训方式滞后，导致人才队伍信息化水平普遍较低。加上企事业单位档案管理涉及内容较为复杂，相关工作分配不合理，导致管理队伍在执行工作时存有“多一事不如少一事”的心理，一旦档案管理出现问题，则会出现管理人员互相推诿的现象，最终导致档案管理效率降低，不利于充分发挥数字化档案管理体系的作用和功能。除此之外，部分企事业单位为了节约档案资源管理成本，在档案管理过程中临时调用其他部门人员执行相关工作，由于缺乏专业知识和技能，导致管理工作落实不到位，严重阻碍了企事业单位的稳定发展[2]。

1.3 没有认识到网络安全管理的重要性

虽然数字化档案管理体系能够有效提高档案管理效率和管理水平，但是凡事有利必有弊，由于网络资源具有信息共享特点，其中存在诸多漏洞，容易受病毒、黑客等攻击造成信息丢失或泄露。一旦企事业单位中的机密档案受到侵害，将会造成不可预估的损失。而结合企事业单位数字化档案管理现状分析，普遍存在两个问题：第一，部分企事业单位没有设置防火墙体系，导致档案资源受到严重的病毒侵扰或恶意攻击，最终丢失或泄露。第二，单位内部缺乏规范的档案资源管理体系，导致档案资源使用者没能严格按照相关规范查询和获取档案信息。如带档案原件复印，导致档案原件丢失，或档案信息传输过程中系统任意修改，导致档案信息失真。

2 建立数字化档案管理体系的方法策略

2.1 强化电子文件归档管理水平

当前，大部分企事业单位在档案管理过程中，均采用纸质档案管理和电子档案管理两种模式。相对于电子档案管理而言，管理人员在纸质档案管理方面更加有经验，已经形成了较为成熟的管理体系。而在电子档案管理方面，却存在一定风险问题。为了避免管理人员在电子档案归纳过程中，将档案资源归纳为一般电子信息，需要企事业单位设置专业的档案归纳小组，并结合传统档案管理中存在的不足之处进行分析，建立定期检查汇总制度。另外，管理小组需要明确电子档案与企业发展以及相关活动之间存在的关联性，保证电子档案管理工作具有安全性、真实性和及时性，从而保证档案资源充分利用。

2.2 做好电子档案鉴定工作

管理人员在电子档案归档前，需要认真做好档案鉴定工作。这对档案资源中存在的遗漏、错误等内容，需要及时纠正和处理。而针对档案资源中已经被替换或没有任何价值的信息，需要将原始文件删除或者存在硬盘中备用，通过鉴定，保证档案信息真实性和完整性。另外，上文提到，电子档案管理工作具有复杂性特点，所以鉴定工作不可或缺，需要管理人员重视鉴定电子档案的保存时效、审阅期限等。为了提高鉴定效率，管理人员可以建立电子档案保管期限表，如此能够减少档案筛选时间，文件一旦生成，会自动提醒保管期限。针对需要长期保管的电子档案，需要对其进行归类，并按照系统提示对档案信息进行修正。

2.3 做好电子档案维护管理工作

企事业单位在发展过程中，产生的电子档案资源会越来越多。不可避免会出现数据、文字、图像错位等问题。因此，做好电子档案维护管理工作至关重要。首先，做好设备器材管理维护工作，保证其运行环境温湿度正常，并做好除尘、减震等工作，同时要避免设备器材长时间受阳光直射，保证电源安全运行[3]。其次，针对重要档案文件，需要做好备份，并设置复杂密码加密文件。最后，管理人员应定期对网络系统进行病毒监测，避免系统受黑客攻击或病毒侵入造成档案资源丢失或泄露。

3 结束语

综上所述，本文结合数字化档案体系建立中存在的问题进行分析，并针对性提出解决策略，希望能够为相关人士提供参考借鉴。