浅谈如何规范机关档案管理工作

王丽霞

（利津县住房和城乡建设局，山东 东营 257400）

档案管理（file management）亦称档案工作，它是档案馆或相关机构对资料档案进行管理的一种手段或策略。档案管理本着为内部人员提供服务的原则，以收集、整理、保管、鉴定以及统计等一系列举措服务于档案利用者，档案馆或相关机构通过档案管理可解决档案分散、杂乱、量大以及孤本等不利于阅览与查询的问题。尤其是机关单位，档案资料基本属于机密而重要的文件，稍有遗失或损坏都会造成不可估量的后果。

1 机关档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理观念陈旧

管理观念陈旧集中体现在机关内部人员对档案的重要性认知不足。机关内部人员对待档案一贯保持“使用在前，管理在后”的心态，更有甚者认为档案应重在利用，而所谓的管理不过是兴趣使然，有用之时便稍加整理，无用之时便可束之高阁。这严重违背了管理学的根本性思想，如此所导致的后果便是档案在使用时不是缺页少字，便是凌乱不堪而难以查找，直接影响机关内部的工作效率。

1.2 档案管理设施不齐全

影响机关档案管理效率和质量的首要因素是管理设施不齐全。据调查可知，机关内部虽设有相应的档案管理室，但绝大多数档案管理室缺乏较大的存放空间，一部分档案管理室仅可存放相应的档案资料，而进入档案管理室查询或阅览档案资料的人员却往往会无处落脚。更为惨烈的是，有相当一部分档案管理室内无可供摆放的书架，档案资料肆意码放在墙角或沿墙体一溜排开，而且并未做好相关的防潮、防火措施，以致档案资料出现丢失、损坏，部分纸张发黄，字迹难以辨认。档案室缺乏相应的基础性设施，存在重大安全隐患，尤其对机关单位而言，因机密文件损坏所造成的损失将是无法估量的。

1.3 缺乏专业的管理人员，管理水平不足

档案管理工作缺乏专业的管理人员是影响档案工作质量的一个重要原因。很多单位对档案管理不够重视，认为只要有相关的资料即可，无需配备专业的人员去进行专门的管理。很多机关单位没有专门的管理档案人员，大多数都是一些身兼数职的工作人员，他们没有过多的精力投入到档案管理工作中，或者因为对这方面的工作不够熟练、对档案业务不够了解，导致很多单位的档案无法进行科学有效的管理。

2 提高我国机关档案管理工作水平的重要措施

2.1 建立完善的档案管理工作制度

当前的档案管理工作中，创造智力劳动成果的群体是最主要的管理对象，如今各类虚假信息充斥着社会，作为档案管理部门需要对档案管理的准入标准进行强化，并完善考核机制。档案管理工作所具有的重要性不言而喻，这就需要管理部门要重视内部建设，并要制定严格的岗位责任制，当出现管理问题要对责任追查到底，通过考核促进管理人员责任感的提升。在管理机制中还要融入安保建设，抵御黑客入侵，保证档案管理的安全性。

2.2 坚持档案管理与现代信息技术有机结合

在当前社会中，信息化技术发展迅猛，设备不断更迭，要想让档案管理工作的效率得到显著提升，就需要相关单位对信息化技术进行合理应用。在开展档案管理工作时，政府部门需要对时代发展趋势进行关注，将相关的技术与设备引入到管理工作中，让档案管理工作环境得到显著优化。作为档案管理的职能部门，要主动对管理工作的信息化水平进行提升，强化相关管理人员技术应用能力，定期对管理人员展开相关培训，向他们介绍最先进的技术，为大数据背景下的档案管理工作储备更多高技能人才。

2.3 提高机关档案管理工作者的能力和素养

档案整理工作对于很多人来说都是一项极其枯燥单调的工作，因此很多人都不愿意从事这项工作，这在一定程度上导致了我国机关档案管理工作人员紧缺。因此一些机关单位在人员招聘的时候可以适当增加档案管理专业岗位，同时要对档案管理工作者进行定期的业务培训，提高他们的职业素养和业务能力。机关单位要采取一定的激励措施，用一些好政策让这个岗位留得住人才。在档案管理过程中，一定要配备一个专门的档案室，要给档案工作人员创造良好的工作环境，让他们从各方面感受到单位的重视。

3 结束语

综上所述，在社会信息化管理过程中档案管理工作占有重要地位，传统的纸质档案管理需要大量工作人员长期作业才能完成，社会资源浪费较为严重。随着信息技术的不断发展，如今的档案管理工作已经能够与大数据进行深度融合。所以，相关政府部门需要对大数据环境下的档案管理工作加以重视，促进档案管理工作的转型升级，改变传统工作思路与模式，应用先进的技术与设备展开档案管理工作，让档案管理工作的效率与质量得到同步提升。

机关档案管理人员在工作中应该不断提升自身素质，以极强的责任意识和担当精神努力把机关档案管理到位。要紧跟时代发展步伐，让自身的能力可以与这个时代相融合，为单位以及社会的发展做出更多的贡献。