用好“电子算盘”，提升财管质量——从财会人员的视角谈电子表格的专业使用

■罗国英

（江西省宜春市上高县财政局）

电子表格素有“电子算盘”之称，是财会人员在日常工作中不可或缺的数据处理工具，其重要性是不言而喻的。然而相关调查显示，相当比例的财会人员并不能熟练而专业地使用电子表格进行高效率和高质量的财会工作。本文主要基于笔者的相关思考和体会从财会人员的视角谈一些关于电子表格应用的问题及对策，希望对相关工作人员有所助益。

1 财会人员使用电子表格的突出问题

一是工作簿设置不合理和工作表运用不科学。电子表格的工作簿是由多个工作表构成，这些属于同一个工作簿的工作表可以相互关联从而达成数据的共享，换言之，一个工作簿内的数据实际上是一个有机的整体。而很多财会人员在实际应用电子表格时，常常是只用一个工作表，还有不少人则相反，只习惯于用一个工作簿处理问题，一些不相关的工作表也放在一个簿里。这两种问题都可归之为工作簿设置不合理，从而不能充分发挥软件功效以至于影响工作效率。应该切实认识到，工作簿是电子表格的存储单元，数据内存也是以工作簿为单位，而工作表则是基本的数据库单元，在具体工作中要根据实际合理设置工作簿和运用工作表。

二是数据输入、处理及输出区域不清晰。不管使用什么工具进行什么类型的数据分析，数据的输入、处理和输出三个基本程序。这三个基本程序紧密衔接而又界限分明，对于电子表格来说尤其如此。然而很多财会人员认知不到这一点，或者这方面的意识比较淡薄，于是导致出现数据输入、处理及输出区域不清晰。比如，有些财会人员在数据输入的工作表按数据输出的格式进行合并单元格等设置，以至于数据处理工具不能发挥正常功用，这方面最突出得表现大概就是很多财会人员经常做的用简单的函数一个工作表中完成数据的输入、处理及输出工作。而相信很多财会人员都有所体会，如果电子表格的数据输入、处理及输出区域不清晰，则无异于是将工作表当成了一张纸来使用，会在很大程度上造成电子表格的功能无法顺畅发挥，从而大大影响使用水平和工作效率。

三是模拟手工处理多，体现信息技术特点少。俗话说思想决定行动，财会人员使用电子表格而存在许多问题，从源头上说是在思想上不具备信息技术思维，也没有真正形成数据库思想和意识，因此也就谈不上形成数据结构的概念以及切实掌握和熟练运用关于数据共享的知识。比如在实际工作中，一些财会人员甚至不知道将工作中高频输入的内容自定义为序列，也不会运用数据有效性进行序列选择输入，更不知道把将数据处理中高频调用的数据或工作表区域定义为名称，这样即可在处理数据时实现名称引用。这些都属于比较具体的问题，其他还有很多类似的比较小但又比较突出的问题，大致上都可归之为模拟手工多，体现信息技术特点少的问题。

2 解决电子表格使用问题的重点对策

2.1 专业处理数据的输入、处理及输出

（1）数据输入方面。数据输入方面，关键在于形成数据结构与数据库的观念，具体来说要切实理解字段和记录，同时掌握数值型、文本型、日期型等主要的数据类型。具体的要求为：具备结合工作具体需要设计工作表数据结构的能力，能够需要的列以及各列为何种数据类型。在此基础上还应熟练掌握依据输入数据的特点选择合适的输入方法。这可以分为下述两个情况来叙述：

第一种，假使所有的需要输入的每条记录的某条字段内容都不相同，因而无法预先确定要输入的各单元格的内容，这种情况下通常应借助记录单来实现每条记录的各字段的数据的顺畅输入和有效管理。有经验的财会人员都知道，直接在工作表中的单元格内输入数据会容易产生差错，而合理利用记录单基本上可以避免差错的出现，特别是在数据量较大的情况下，这种方法还可以大大提高工作效率。

第二种，假使所输入的每一条记录的某些字段含有确定的内容，则通常应首先基于数据共享原理将常见的数据归属项目如部门、客户、产品等，在工作簿的一个工作表中进行初始设置，一般情况下，为了方便工作簿中各个工作表之间的引用，应将常用输入项目定义为名称，在此基础上即可基于数据有效性实施下拉菜单式的序列输入，这可以在很大程度上提升数据输入的效率和准确度。

另外要指出的是，数据共享也是数据输入方面需要熟练掌握的技能。对于一些现成的不需要加工而可以直接利用的相关数据，如工作表数据或其它数据库数据，以及网络上的一些相应的表格数据，一般可借助导入外部数据或新建Web查询功能而直接导入现成数据，从而减少工作量，提高工作效率，最大限度地降低出差错的概率。

（2）数据处理方面。数据处理方面的一个基本与核心的要求是基于所需处理的数据的特点及处理要求，最大限度地应用电子表格附带的函数、公式及相关数据处理工具，这是提高数据处理效率和准确性的基本保障。因此，熟练运用电子表格的常用函数、公式等数据处理工具就成为消除某些操作问题的核心途径。而这其实并不难办到，因为电子表格附带的函数或公式都是软件公司的开发人员预先设置好的自动化程序，就比如常用的函数，只要输入自变量，就能自动得到数据处理结果，不但方便，而且快捷，也不会出现什么差错。当然了，对于一般的财会人员来说，只需要掌握那些经常用到的即可，对于不常用到的，则只要了解，用的时候在较深入的钻研。

（3）数据输出方面。数据输出方面相对比较简单，主要是要根据数据输出的实际需要正确选择输出类型，比如是屏幕显示输出还是打印输出。此外要注意的就是借助电子表格的技术功能手段设置和优化输出格式，如在每个页面标题设置和优化、背景图案的设置和优化等等。

2.2 注重工作表的数据结构和功能区域

使用电子表格最忌只将其当成了一张纸，要避免这一突出问题，就要注重工作表的数据结构和功能区域。对此要做好几个基本方面：

第一，在一个工作表中输入数据前，应结合实际输入需要确定最优的输入方式，所谓最优的标准，即为最有利于提高输入的效率和准确度。在这方面要特别处理重复数据的输入，一般来说，应首先在一个工作表区域中定义名称，而后以此为基，在其他的工作表中加以引用，并尽可能地使用数据有效性形成下拉列表的序列输入。在实际工作中，还会经常用到数据菜单下的记录单功能输入和管理数据，这也是提高工作效率和降低出错概率的重要手段。此外，很多时候需要验证所输入的数据的准确性，而且需要下拉列表方式输入某些字段的数据，这时应该在一个工作表中专设一个输入表，就好比先设置一个输入记账凭证，在此基础上基于保存数据的宏命令将输入数据的工作表中的信息存储到其他的数据库表中。

第二，对于存储数据并需要进行数据处理的工作表，通常应保持原始表格样式，使工作表标签成为数据库的标识，要避免在首行合并单元格输入表格标题，以及可能对数据的正确处理造成影响的操作，如合并单元格等。这么做的主要目的就是形成简明的行列结构的数据库，以此为基础实现数据库数据的高效便捷的排序、筛选、分类汇总以及数据透视等。

第三，对于需要输出数据处理结果的工作表，应依据输出数据表格的格式通过合并单元格等操作进行格式设置，然后运用函数或链接的方式引用数据处理结果，并输出。

2.3 不可忽视运用系统思想设置工作簿

所谓系统思想，简单来说就是由一些具备内在联系的部分组成的有机整体，就电子表格而言，一个工作簿就是一个具有系统属性的工作单元。应用电子表格处理财会工作也应首先树立系统思想，在此基础上才能结合实际工作需要合理设置工作部。一般来说，具体的做法是把同一属性的相关性较强的工作表置于同一个工作簿中，这么做的主要目的就是方便工作表中的数据的相互引用，从而实现高效的数据共享。也许有人会说，不同的工作簿之间的数据的相互引用可以借助超级链接功能来实现，这样也是比较方便的，然而我们要知道，电子表格是将整个工作簿视为数据处理对象的，如果在同一时间段内打开的工作簿过多，就会占用很多系统资源，造成运行速度减慢，以至于工作效率也大大下降，特别是数据比较多、文件比较大时，这个问题是必须要尽量避免的。因此，工作簿的设置应该基于系统思想，着重考虑进而理清工作表间数据的引用关系，把同一属性的相关性较强的工作表置于同一个工作簿中。

如上所述，本文简要探讨了财会人员使用电子表格容易出现的问题及相应对策。鉴于电子表格在日常工作中的极端重要性，财会人员应熟练掌握其功能和应用，最大限度地提升工作效率和质量。本文限于篇幅，有些地方也许未必深入，期望与同仁相互交流，共同进步。