事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化分析

徐晓莹

（德州市农业科学研究院，山东 德州 253000）

在互联网时代背景下，网络和计算机技术发展迅速，数字化与网络化已经成为事业单位人事档案信息管理的主要发展趋势。提升数字化与网络化水平，有助于提升人事档案信息管理的水平和质量，而且有助于事业单位的健康发展。对于事业单位而言，人才是影响其竞争力的核心因素，促进人事档案信息管理水平的提升，有助于提升事业单位的核心竞争力，保障事业单位的可持续发展。

1 事业单位人事档案信息管理数字化与网络化的重要性和优势

1.1 重要性分析

数字化与网络化有助于提升事业单位人事档案信息管理的质量和效率，数字化与网络化需要应用到计算机和网络技术，能够代替人工进行管理，提升管理的智能化与自动化水平。这既能降低人力的消耗，也能避免人为失误，进而提升管理质量。与此同时，在人事档案信息管理过程中，管理人员只需对个人档案信息账号进行检索便可以 快速调取所需的相关个人档案资料，因此有助于提升管理效率。随着事业单位的发展，人事档案信息量也在不断增加，进而导致管理人员的工作量也会随之不断提升，带给管理人员更大的工作压力。在较大的压力下，管理工作的质量和效率都会受到影响。而数字化与网络化的实现，可以有效缓解管理人员的工作压力，促进人事档案管理的质量和效率的提升。

1.2 优势分析

事业单位认识档案信息管理的数字化与网络化，需要构建完善的管理制度，为数字化与网络化的落实提供保障。要明确管理责任，加强基础设施建设，配置高性能的计算机，营造良好的网络环境，为数字化与网络化建设奠定基础。通过数字化与网络化建设，可以有效提升档案信息的利用率。传统的答案管理，人事档案多为纸质档案，纸质档案管理不仅难度大，而且还会占用大量的空间，同时，档案的查询与利用也十分繁琐，一旦档案出现损毁或者丢失等情况，则会导致信息丢失，给事业单位带来损失。而采用数字化与网络化管理方式，则可以将传统的纸质档案转化为数字档案，档案信息的储存不受空间的限制，如果档案信息发生变化，则管理人员可以直接通过数字化档案管理系统直接对档案信息进行更改。与此同时，档案信息的查询也十分便捷，管理人员只需要输入关键字便可以直接调取相关资料，进而极大的提升了档案信息的利用率。除此之外，数字化与网络化的管理，还可以在很大程度上降低管理成本。传统的人事档案管理，纸质档案成本以及人力成本耗费加高。而数字化与网络化的管理模式，则可以节省大量的成本，无论是档案自身成本还是人力成本都能得到有效的降低。

2 事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化措施

2.1 建立数字化与网络化系统

构建数字化与网络化系统，首先要结合事业单位自身发展的实际，建立人事档案信息管理数据库，同时对档案信息进行分类，这样才能促进档案信息管理效率的提升，为人事档案信息的查新和利用提供便利条件。为了避免数据丢失给事业单位造成损失，应做好数据备份。应用数字化与网络化系统，同时还要注重提升系统的防御能力，避免系统遭受病毒或者网络黑客的侵袭。确保事业单位人事档案资料的安全性。

2.2 树立正确的观念

构建灵活的管理方案，同时明确人事档案管理工作的目标和流程，构建现代化的管理机制。与此同时，还要不断加强宣传力度，引导事业单位人员认识到数字化与网络化的重要性，为人事档案信息管理数字化与网络化建设奠定基础。加强对现代化管理技术的应用，注重档案的收集整理与鉴定，制定统计管理方案。在档案信息管理过程中，创建多元化的管理机制，明确相关部门与人员的职责，重点落实管理人员的工作职责，结合工作职责建立岗位责任制度，同时配合与之相关的奖惩制度，提升管理人员的责任意识。除此之外，还要加强人事档案信息管理保密性建设，保障档案信息的安全性。

2.3 加大培训力度

加强对档案信息管理人员的培训，提升档案管理人员的专业能力与技术水平，这是提升事业单位人事档案信息管理质量和效率的重要基础。首先要加强数字化与网络化技术培训，合理制定培训内容与培训方案。管理人员要认识到数字化与网络化的重要作用，积极主动参与培训，自身也要加强学习，掌握人事档案信息管理所需的数字化与网络化技术，更好的为事业单位人事档案信息管理服务。其次，在培训过程中，应做到理论联系实际。要为管理人员提供良好的实践操作环境，只有做到理论与实践相结合，才能帮助管理人员更好的掌握应用技能与应用要点，促进管理人员业务水平的提升。可以邀请相关专业进行培训，讲解相关的数字化与网络化技术。最后，管理人员不仅要掌握电子管理技术，同时还要注重提升自身的手工工作能力，将手工工作与电子管理技术相结合，提升人事档案信息管理水平。这样才能充分发挥出人力资源的重要作用，更好的为事业单位的发展服务。

2.4 健全数字化档案管理相关配置

人事档案信息数字化与网络化管理，需要具备完善的信息设备，不仅包括相关的硬件设备和软件设备，而且还要营造完善的区域网络。健全相关配置，需要耗费大量的资金，在资金充足的情况下，事业单位可以一次性完善相关配置。如果资金相对比较紧张，则可以采用分阶段建设的方法，逐步完善数字化档案管理相关设备。除了硬件设施之外，事业单位还要结合自身的发展需求以及人事档案信息管理的实际情况等，构建完善的数据库管理系统与完善的操作系统。只有健全相关配置，才能充分发挥出数字化与网络化的作用，促进人事档案信息管理成效的提升。

2.5 加强数据库的安全防范

在事业单位人事档案信息管理过程中，安全问题始终都是首要问题，在数字化与网络化管理模式下，同样需要高度重视安全问题。因此，事业单位应构建完善的安全防控机制。首先要建立安全防控管理制度，规范档案信息管理方式，提升管理人员的责任意识，为档案信息管理提供有力的保障。安全防控管理制度要对管理人员的工作作出明确要求，例如要求管理人员要加强人事档案信息的备份，建立档案信息恢复机制等。其次，要加强对管理人员的培训，帮助其提升安全防范意识与安全防范技能。最后，管理人员要认识到互联网中对档案信息管理工作造成的潜在威胁，在日常的工作过程中注重加强防范，在加强防护的同时，有条件的情况下还可以同时进行纸质档案储存 管理。

3 结束语

事业单位人事档案信息管理数字化与网络化具有十分重要的意义，有助于提升人事档案信息管理的质量和效率，是提升事业单位竞争力以及保障事业单位可持续发展的关键性措施。因此事业单位应加强数字化与网络化建设，为人事档案信息管理提供更加有力的支持。