事业单位档案管理的优化和现代化路径构建

郭柳颜

（中山市黄圃镇水务事务中心，广东 中山 528429）

1 引言

在当下的信息时代，计算机以及大数据技术等先进科学技术的应用，有助于提升档案管理效率和管理水平。因此，针对水利档案管理部门所需要管理的工程档案、人事档案以及其他各种文件资料等，需要合理应用现代化手段提升档案管理效果，发挥各类档案资料的最大价值，推动水利管理部门管理水平的提升。

2 事业单位档案管理的现状分析

在基层事业单位中，主要的档案管理工作内容有以下几点：首先是档案收集。此工作是档案管理工作的首要环节，最基本的要求就是要保证所收集档案资料的全面性和完整性。在此管理环节中，重点就是收集和整理各种资料，并检查资料的规格和页数，且按照规定签字盖章。然后针对不同资料之间的相互逻辑关系进行归类整理，检查各类档案资料的质量。

其次是档案整理。对于基层水务单位来说，其所收集和整理的档案类型主要有人事档案、工程档案以及其他文书档案资料等内容。对于人事档案来说，就是按照政府相关规定和标准要求对人事档案信息进行统一编制和分类整理，并且补充其中不完整的档案信息。对于工程档案来说，由于水利工程建设和管理相关档案比较繁杂，不仅种类多而且数量庞大，需要消耗大量的时间进行分类整理。对于其他文书档案来说，通常是按照统一的标准、按照时间和类别开展整理工作。

再次是档案保管。档案管理工作的主要作用，不仅仅是收集和整理档案资料，更重要的是做好档案资料的保管，满足最后对档案资料利用的要求，发挥档案资料的指导价值。在此保管工作中，不仅要保管好原始的、纸质的各类档案资料，而且要按照不同的保密级别采取不同的保管方式，还要记录好档案借阅情况，及时催促借阅人员归还档案资料。同时针对目前数字化的档案，还要做好计算机软件升级以及杀毒和病毒防护等工作，及时做好备份，保护数字化档案安全。

最后是档案利用。档案利用是档案管理的最终目的，也主要包括利用其基础价值以及深层价值两部分。对于前者来说，也就是利用档案资料中所机载的相关信息和数据等，比如通过对人事档案的查阅，判断其是否符合晋升条件或者竞选条件等。对于后者来说，则是通过大数据技术的应用，分析整理各类档案数据，总结其规律，作为后续开展水利工程建设和管理工作的依据。

3 事业单位档案管理中存在的薄弱环节

1）管理制度方面的薄弱问题。事业单位中的档案管理混乱是普遍存在的问题，这主要由于单位对于档案管理工作不够重视而造成的。具体地说，目前的基层事业单位中通常也按照要求制定了相关档案管理制度，但是由于单位相关领导的重视不足，造成了档案管理制度没有及时更新而无法适应单位当下管理现状的问题，影响管理制度的执行效果。表现出档案管理工作中积累的档案资源过多、管理人员责任意识较差、档案资料丢失现象频繁、档案信息收集不及时、不全面、档案资料有借无还等问题，进而影响后续档案利用工作，同时也难以保证档案资料的真实性。

2）管理工具和手段方面的薄弱问题。对于水利管理部门来说，随着水利工程规模的扩大以及数量的增多，增加了档案管理工作量。同时随着信息技术的发展，对档案管理工作的要求也更高。但是由于此类单位中普遍存在档案管理工具和手段过于落后的问题，没有充分应用现代信息技术，表现出档案管理效率较低且容易出错，难以保证档案管理质量。

3）档案信息利用方面的薄弱问题。正如前文所述，档案管理工作的最终目的是利用档案资料，发挥其在单位业务开展以及提升内部管理水平等方面的作用。但是多数单位对于档案管理工作存在理解偏差，没有意识到档案管理工作的真正价值，仅仅将此工作认为成对档案资料的收藏和保管，难以发挥出档案信息的应有价值，同时也导致档案管理工作中重视收藏和轻视管理的问题，降低了档案信息的利 用率。

4）管理人员方面的薄弱问题。基于目前越来越高的档案信息管理要求，价值信息时代下各种先进信息化技术的应用，对于档案管理人员的专业素质以及信息化技术水平等提出更高的要求。而目前基层单位中由于不够重视此工作，不仅配置的档案管理人员数量不足，而且表现出档案管理人员兼职现象比较普遍，也就是专业能力偏低，不仅缺乏档案管理责任意识，而且无法充分应用先进的信息技术开展高效和高质量的档案管理工作，进而影响档案管理工作效率和质量。

4 事业单位档案管理的现代化路径

1）完善档案管理制度。对于基层单位来说，从领导层面上要提高对此工作的重视，不仅要构建适合本单位的档案管理制度，而且要不断总结档案管理工作经验，及时补充和完善档案管理制度。在此制度中要明确具体的档案管理工作流程和要求，通过完善的制度和机制来明确各个档案管理人员的具体职责内容，强化管理人员的管理理念，提高对自身工作的重视。此外，还要结合完善和严格的考核机制以及奖惩机制，加强对档案管理工作的监管，确保管理制度的落实，调动管理人员的工作积极性。

2）更新档案管理手段和工具。基于目前信息化背景给档案管理工作带来的改变，为了充分利用信息化技术提升档案管理效率和质量，需要基层单位加大对档案管理工作方面的基础设施建设力度，比如要配置足够的计算机硬件设备并引入配套的档案管理信息系统等软件。还要定期做好各类软硬件的检查和更新维护工作，确保其应有作用的发挥，有助于帮助管理人员提升档案管理工作效率和质量。

3）合理利用和开发档案信息。为了最大化发挥档案信息的作用，要在单位领导足够重视此管理工作的同时，加强对全体职工的培训和宣传教育，转变全体职工的观念，提高对档案信息资料的重视。然后在具体工作中要不断总结经验，在快速和准确收集、整理各类档案资料的同时，精确划分不同类型的资料并做好保护管理工作，便于将其应用于后续的工程管理和单位管理工作中。同时也要构建完善的档案管理信息系统，便于使用者可以利用手头上便捷的终端随时查找各类所需文件资料，提升档案信息利用的便捷性，充分发挥其优势作用。

4）加强对管理人员的培训。在单位领导足够重视此管理工作的同时，要在人事管理工作中提高对档案管理人员的招聘要求，结合完善的管理制度合理划分不同岗位职责，合理安排人力资源。同时还要引进高素质人才，加强对新入职人员的岗前培训以及对在职人员的系统化培训工作，保证其满足当下档案管理工作的要求，保证档案管理工作高效和高质量开展。

5 结语

基层事业单位中的档案管理工作主要开展人事、工程以及其他文件资料的管理，对于单位的日常管理以及后续发展起到重要作用的。但是目前此工作中普遍表现出制度不完善、工具和方法落后、档案信息开发利用不足以及人员综合素质偏低等问题。这就需要采取现代化的手段改进和优化上述问题，充分发挥档案信息的价值，推动事业单位的可持续发展。