关于建筑工程竣工档案管理存在问题分析及对策探讨

任 宏

（吉林省白山市江源区建筑工程质量监督站，吉林 白山 134702）

建筑工程涉及内容诸多，每个环节都有对应的数据信息，而竣工档案资料是对整个项目数据资料的有效统计、整理、归档，记录着较为完整的施工流程，对项目质量监管以及后期维护管理具有意义，所以，强化建筑工程竣工档案管理尤为重要。

1 建筑工程竣工档案管理过程中存在的问题

1.1 缺乏完善的竣工档案管理机制

在档案管理当中，档案管理机制的健全与否关系着档案管理的效率与质量，对于施工企业而言，只有构建完善的竣工档案管理机制，才能够确保施工过程中所有关键数据信息的整理归档。不过在现有阶段，多数企业的档案管理制度并不健全，尤其是缺乏规范化的档案管理机制。同时，档案管理机制缺乏对应的保障机制，没有严格的监督管理机制，造成档案管理在执行当中缺乏相关部门的配合，工作难以如期完成。

1.2 归档内容缺乏清晰度

建筑工程涉及项目众多，在施工当中产生的数据信息相对较多，这就要求在竣工档案归档过程中，必须要明确对应的归档资料，如此方可确保归档的精准性。而且我国档案管理对工程竣工类项目的归档问题也作出了相关阐述，明确了对应的归档内容。但在现实当中，多数企业并未对归档内容作出具体要求，更缺乏具体的归档实施准则，在归档内容、时间、要求等方面较为模糊，影响了归档的质量和 效率。

1.3 缺乏档案管理重视度

在建筑工程管理当中，无论是管理人员还是基层员工，往往将建筑工程进度、质量放在首位，因为这些内容关系着工程项目的最终效益，而竣工档案管理的重要性并未受到重视，这就导致建筑工程管理单位缺乏档案管理意识，忽视竣工材料搜集、管理等工作。具体表现为，档案材料的搜集与工程没有同步进行，往往在竣工之后才开始搜集对应的资料，这个时候不仅难以实现原始数据的有效搜集，而且还会影响到档案信息的真实性、完整性，不利于竣工档案编制工作的顺利开展。

1.4 缺乏高素质的档案管理人员

在建筑工程项目施工中，工程质量管理、进度管理、安全管理往往是项目管理的重心，而且工程项目建设耗费较大的人力、物力、财力等资源，为了节省成本多数建筑工程企业并不会设立专门的档案管理部门，在竣工档案材料搜集整理当中多由公司内部人员兼任完成，这些人员并不具备专业的档案管理知识和素养，对档案管理缺乏重视度，不了解档案管理具体流程。这就导致建筑工程竣工档案管理缺乏专业的管理人员，档案管理人员素质参差不齐，严重影响了工程项目档案的管理水平。

2 建筑工程竣工档案管理的优化策略

2.1 完善档案管理机制

针对建筑工程竣工档案管理机制缺失问题，必须要通过政策措施的制定实现竣工档案管理机制的完善，为档案管理水平的提升提供坚实保障。首先，在档案管理制度制定过程中，必须要满足国家制度法规，同时，从企业自身需求入手，完善对应的档案管理机制；其次，完善档案监管机制，明确竣工档案管理当中各部门的职责、义务，要求相关部门做好档案管理部门的配合工作，切实保障档案管理工作的顺利开展。

2.2 优化归档流程

建筑工程竣工档案管理流程的科学与否，决定着档案归档管理效率，所以，必须要对企业档案流程进行优化，明确档案管理流程，确保档案管理各项工作的落实。首先，根据建筑工程项目的内容以及特征，细化对应的档案管理流程，明确档案管理各个环节的具体工作，包括材料的搜集标准、时间等内容；其次，在档案搜集流程制定过程中，必须要以国家相关档案管理制度为准则，确保档案搜集的规范性、合法性。再次，对于建筑工程企业而言，涉及文件资料相对较多，包括合同、设计资料、工程图纸等内容，要对材料做好细分，进行分类归档，确保后期查阅的便利、精准。

2.3 构建高素质的档案管理团队

高效的档案管理离不开高素质的管理团队，对此，在建筑工程竣工档案管理中必须要注重档案管理人才的培育。首先，要注重高层管理在竣工档案管理方面的重视性，加强档案管理重要性的宣传，树立高层档案管理意识，只有高层重视，才能够确保竣工档案管理制度的有效落实；其次，构建专业的档案管理团队，一方面，吸纳专业的档案管理人才，使其参与到建筑工程企业档案管理当中；另一方面，强化内部档案管理人员的培训力度，根据档案管理需求制定对应培训方案，通过培训实现档案管理人员素质的全面提升。

2.4 强化竣工档案质量管理工作

建筑工地竣工档案管理质量影响着施工单位档案资料的后期使用，因此，必须要强化档案质量管理工作，只有如此，才能发挥竣工档案的最大价值，为建筑企业后期发展提供坚实保障。首先，竣工档案质量管理人员要严格遵循《建设工程竣工验收备案制度》等制度规范，并按照质量管理条例进行档案资料的审核管理；其次，强化验收管理意识，根据质量规范对提交的竣工材料进行质量把关，确保提交档案资料的完整性、清晰性、准确性、及时性。

3 结语

建筑工程竣工档案资料管理对建筑企业的后期运营发展具有重要意义，针对建筑工程竣工档案管理中存在的问题，本文主要从竣工档案管理团队构建、档案治理管理、归档流程优化、档案管理机制健全等方面提出了优化策略，希望能够为建筑工程企业竣工档案管理水平的提升提供参考依据。