浅析精细化管理在医院档案管理中的应用

蒋 锋

（绥芬河市人民医院，黑龙江 绥芬河 157300）

1 引言

在医院的各项管理工作中，档案管理工作是其中十分关键的组成部分，医院档案管理着重针对医护人员的工作表现以及患者的病历资料等等进行相对应的记录、总结和分析，是医院有效开展相关管理工作的重要参考依据。对于医院档案管理工作来说，如果没有系统完善的管理方案，在细节方面没有着重做好管理，会导致医务人员的工作质量受到严重影响，同时使医疗机构的服务效率降低。针对这样的情况，就需要充分应用精细化档案管理模式，以此使档案管理效率得到显著提升。

2 精细化管理概述

通常情况下我们所称之为的精细化管理主要指的是一种更为先进的管理理念，它是社会分工进一步精细化以及服务领域进一步细分、服务质量需要切实提升的对于现代管理的必然要求。从现代管理学层面来看，科学化管理主要包括三个层次，分别是规范化，精细化和个性化，由此可见，精细化管理是现代科学化管理中的关键内容。在医疗领域，精细化档案管理模式也是一种高效先进的管理理念，在当前我国医疗技术不断创新发展的基础上提出的一种新型的档案管理理念，在医院的档案管理工作中，切实有效的应用精细化管理模式，这样能够使医院的档案管理质量和效率得到显著提升，使医院整体工作质量更上一个台阶。

3 目前我国医院档案管理工作中存在的主要问题

1）档案管理制度不够健全完善。从实践情况来看，目前我国的很多医院往往仍然采取传统的档案管理模式，而这样的旧有模式已经无法充分满足新时代的档案管理要求，在档案管理机制体制方面不够健全完善，管理过程十分随意盲目，而这种情况导致整体管理工作有失规范，很容易导致档案的丢失，也无法切实提升档案管理质量和效率，对于医务人员各项工作的开展造成很大的限制，同时也严重降低整体的医院服务质量和水平。例如，在实际的患者会诊过程中，需要全面细致的了解患者的病历情况，对其进行随时调取，然而采取传统的管理体制和制度导致查询过程十分复杂，无法及时有效的获得相关内容，严重影响诊疗质量和服务效率，对整体工作的开展会造成很大限制。

2）档案管理模式比较落后、单一。从实践情况来看，目前很多医院在档案管理模式方面都比较落后，单一并没有形成系统完善的科学可行的档案管理模式，由此导致档案管理效率比较低下，管理方法不够规范，存在着档案放置杂乱无章等相关方面的问题。除此之外，又加之某些医院的档案管理人员缺乏应有的责任感和使命感，并没有着重认识到档案管理的重要性和必要性，由此导致医院档案管理水平不能切实提升。例如，在实际的档案存放环节，并没有进行科学严谨的管理，未充分融入信息化技术和信息化管理手段，没有构建系统完善的信息化管理平台，档案调取之后不能进行及时有效的归档或者没有归还，无法利用大数据进行档案的应用情况的掌握和跟踪，由此导致很多档案都缺乏应有的利用效率，甚至可能导致档案遗失等问题。

4 精细化管理在医院档案管理中的应用

1）在档案管理流程方面进行切实有效的精细化管理。针对医院档案管理工作而言，确立系统完善且具有可行性的管理流程，这是关键所在。相关管理人员必须通过规范完善的管理流程，这样才能使档案管理工作有序推进。在这个过程中，有效应用精细化管理模式，这样能够确保整个管理流程更加的精细化，细节化，从而使各项细节管理工作能够有效措施，以此使档案管理工作变得更加简单方便，从根本上提升档案管理质量。针对传统流程的来说，首先要进行的管理分类，将档案录入目录，之后制作相对应的检索本，然后把档案进行入库保存，结合档案分类进行上架。尽管这样的管理流程比较完整，有一定的系统性，但是在长期的应用情况下，因为一系列相关因素的影响很容易导致档案在不同程度上出现缺失或者损坏等相关问题。所以针对这样的情况，采取精细化档案管理模式就显得至关重要，而且十分必要。在精细化管理过程中，首先要着重针对所有档案进行全面系统的编码，如果其中有增加的档案，要再一次进行重新整理，然后使其汇总到统计的编码中。其次，在整体工作中要制作出更为系统完善的规范流程，确保管理人员能够充分结合具体的流程来展开针对性、高效性的档案管理，同时在调取档案的过程中要确保调取者在既定的时间内进行档案归档，在归档环节也要充分结合具体的分类和编码，做好整理和汇总。第三，调取档案的过程中，需要受理档案管理人员和调取人共同签名登记，按照《档案保管制度》等相关内容来进行规范化管理。

2）档案管理电子化、信息化应用。随着信息化技术的进一步应用和普及，在医院档案管理过程中，也要充分实现电子化、信息化的应用，而这也成为当前医院档案管理的必然发展趋势。在具体的操作过程中，主要是采取计算机信息化档案管理模式，利用信息化档案管理系统确保完整系统的电子档案能够在信息化管理系统中有效输入，充分利用其信息化备份、查询功能等等，在该系统中针对档案展开行之有效的预先分类，然后结合医院的各类数据资料库，使其当做载体，然后保存更为系统完整的档案资料，同时和医院的信息化系统进行充分的连接，有效实现资源共享，在这样的情况下，医护人员在针对档案进行调取的过程中可以利用电子档案这样的模式，以此有效降低归档和调取档案的时间，提升调取效率，确保纸质档案和电子档案有效融合，这样能够有效避免档案归档错误等相关方面的问题。在具体的操作过程中，要确保医院的所有档案资料都要汇总到电子档案管理系统和信息化管理程序中，对其进行系统完善的储存和备份，然后在系统中按照相对应的档案类型实现分门别类管理。

3）档案归档过程中应用精细化管理模式。在医院的档案归档过程中，有针对性的应用精细化管理模式，也能够呈现出巨大的作用和优势，使档案管理质量得到显著提升。例如，管理人员在针对档案进行收集归档的过程中，要充分确保档案的系统性和完整性，对于不同类型的档案，要采取与之相对应的更行之有效的方式做好管理，以此确保档案归档之后更加清晰明确，分门别类，利于后续的应用和管理等等。除此之外，要采取分级归档，分类归档的方式，确保档案在后续的应用过程中更加精准，有效提升其便捷性和针对性。在这个过程中融入精细化归档理念，可以确保归档过程更为细致，富有条理，为整体管理质量的提升提供必要支持。

5 结语

通过上面的分析，我们能够充分看出，在医院档案管理过程中，需要进一步与时俱进，充分利用精细化管理模式，着重结合当前的管理现状，形成系统完善而且科学可行的信息化档案管理模式，严格按照相应对应的规范流程和管理制度充分应用电子化档案管理模式，更有针对性地利用现代技术，使得医院档案管理工作取得良好进展。