卫生事业单位文书档案收集归档工作管理分析

韦晓娅

（江苏省常州市医疗急救中心，江苏 常州 213015）

作为组织发展重要记录载体的文书档案，是形成于特定社会环境及一定历史背景下的问题解决材料或相关措施实施的成果。卫生事业单位档案管理中，文书档案收集与归档工作十分重要，因其自身特点的缘故，能将基础性、辅助性的协助供于卫生事业单位各项工作的开展，保障工作开展的科学性、合理性。单位在管理文书档案时，需要着重提高收集与归档工作的重视度，在科学有效的方式方法的运用下，促进收集归档效率的提高，保障文书档案应有的价值作用能够得到充分发挥。

1 卫生事业单位文书档案收集归档的重要性

首先，卫生事业单位通过及时、全面的收集与归档文书档案，有利于信息存储、查找及点阅效率的提高，进而促进医疗服务质量与效率的提升，能将更科学、有效的医疗服务提供给患者，取得更高的疾病治愈力，并帮助单位自身构建良好的社会形象，且在医疗技术发展进步方面也能发挥一定作用；其次，通过文书档案的合理收集与归档，能将单位自身发展与运作情况更全面、及时且准确地记录下来，能为单位带来更可观的社会效益；最后，通过文书档案收集归档工作的合理开展，还能将外泄医院、患者或工作人员重要信息的情况规避，能为信息提供更可靠的安全保障[1]。同时，在单位形象及社会安定方面也能发挥有效的维护作用，最终能为单位的正常运行与发展及患者生命健康及安全提供保障。

2 卫生事业单位文书档案收集归档工作管理优化

2.1 积极优化文书档案管理体系

对于卫生事业单位而言，其文书档案收集归档管理工作的开展，发挥着不可忽视的辅助作用，例如帮助单位将医疗纠纷顺利化解，或促进单位管理效率的提升。基于此，单位领导及管理人员首先需要着重关注文书档案收集归档管理工作，在该方面投入充足的人力及财力资源，打造优异的软环境与硬环境，为顺利开展文书档案收集归档工作奠定基础；其次，卫生事业单位也要重视文书档案管理系统的构建，组建领导小组负责指导文书档案收集归档工作，并向单位考核中纳入文书档案收集归档工作，在构建约束与激励机制的基础上，营造适宜的管理工作氛围，促进文书档案收集归档管理人员工作积极性的提高；最后，汲取其他单位或行业的成功经验，优化设计单位文书档案收集归档制度，促进管理工作开展成效的提高。

2.2 全面开展文书档案宣传工作

卫生事业单位通过宣传文书档案管理工作，能引导单位内部人员树立正确的认知，并加深他们对文书档案重要性与开展必要性的认识[2]。为了达成这一效果，单位在开展宣传工作时可从下述几方面入手：其一，着重提高文书档案收集归档管理工作宣传力度，通过档案编研形式与年报编制形式的整合推行，促进宣传工作成效的增强。同时，关注相关工作人员文书档案管理意识的增强，引领他们在收集归档工作开展中能够更积极、主动地参与；其二，合理拓展档案宣传范围。卫生事业单位领导及管理人员需要做好榜样，率先垂范，踊跃投入文书档案管理宣传工作事宜中。在现代化信息技术的运用下，创新文书档案管理手段方法。同时，以单位自身实际情况为根据，围绕档案室库藏展开定期或非定期的检查，以便将存在于收集归档中的问题与不足发现并及时解决，这样一来即可取得更直接的管理成效；其三，着重宣传文书档案管理作用，在深入发掘其作用价值的基础上，帮助相关人员进一步认知，促进宣传效果的提升。卫生事业单位领导管理人员要注重强化文书档案管理力度，实时监督宣传工作开展情况、取得的成效，采取适宜的奖惩手段，为宣传工作的顺利开展提供保障。

2.3 规范文书档案管理内容流程

当前形势下，卫生事业单位需要规范化管理文书档案，在对现代化社会及自身发展予以考虑的基础上，科学化调整文书档案管理内容及流程，避免此项工作开展中出现各类问题。文书档案管理人员在工作开展中，有必要将收集、管理、存储及归档等操作相关的流程熟练把握，加快关键信息提取的速度，及时归纳文书档案资料，有序开展分类工作[3]。同时，为进一步突出文书档案价值作用，管理人员需要有效区分各个类型及内容的资料，深入分析关键事件或医疗科研项目，以便帮助领导管理人员能将具备使用价值的信息更快速的获取。此外，部分储存很长时间的文献档案本身不再存在价值，应以规定操作流程为根据对此类档案实施销毁处理。

2.4 引领各部门间构建合作关系

各部门间合作关系的构建，能为单位文书档案收集归档工作的顺利开展提供保障，有利于收集归档能力的提高。基于此，单位需要将以往的收集归档工作方式创新、转变，将以往对部门提出上交文书档案资料的要求转变为主动收集，以此促进收集管理工作质量的提升。同时，通过各部门间的密切交流与合作，进一步普及收集归档文书档案的意义与价值，引领相关工作人员摒弃以往不愿将文书档案资料上交的思想，激发他们的主动性，由此促进文书档案收集管理工作效率的提高，进一步发挥文书档案应有的价值，为单位的发展建设及经营奠定基础。

2.5 贯彻落实人员素质培训工作

文书档案管理人员自身能力的高低，会决定收集归档工作的开展效率及质量。基于此，卫生事业单位领导管理人员要组织安排形式不一的活动，推动档案管理工作人员能力素质的提升[4]。具体而言可从下述几方面入手：其一，日常工作开展期间，应以具体情况为根据，围绕工作人员定期安排专业化项目，通过培训促进工作人员责任感与使命感的增强。同时，在文书档案管理工作开展中融入适宜的培训活动，在推动文书档案收集归档效果得以提升的基础上，促使文书档案管理工作能够取得更显著的成效；其二，卫生事业单位需要积极引进专业人员，建立在自身实际情况的基础上，以兼职人员为对象定期开展培训活动，促使他们能够逐渐具备更强的综合能力，如此即可将文书档案管理中出现返工等问题的概率减少；其三，卫生事业单位在开展培训活动的同时，也要引领工作人员将文书档案收集归档范围准确把握，以免出现不属于范围内的档案信息，这也能从侧方面提高文书档案收集归档工作的效率。

3 结语

综上所述，在卫生事业单位各项管理工作中，文书档案作为重要的记录载体，其收集与归档工作能否顺利开展，将会在很大程度上决定单位档案管理工作的开展情况。同时，文书档案收集归档工作的开展，也会对档案管理效果及自身价值的体现构成关键性影响。基于此，卫生事业单位领导及管理人员需要对此项工作予以足够的重视，在积极宣传工作开展重要性、优化管理体系、规范内容流程、督促部门间合作关系构建的基础上，为文书档案管理工作的顺利开展提供保障，进而推动单位自身的发展与运营。