人事档案管理的有效性探讨

杨召霞 周 松

（山东省德州市宁津县人力资源和社会保障局，山东 德州 253400）

人事档案是个体人生轨迹的记录载体，也是个人在学历、身份、资历方面的证明依据，具有法律效用，与个体社会劳动保障、工资待遇、组织关系均具有紧密的联系。新时期，人力资源和社会保障局承担着愈加繁重的人事档案管理任务。基于此，探讨人力资源和社会保障局人事档案管理有效性的提升路径，就具有非常重要的意义。

1 人事档案管理的现状

1.1 信息利用率低

以往人事档案管理过程中占据比例较大的为纸质档案，个人在工作调动等信息出现变化时，需要经过较为繁琐的程序进行变更、记录。再加上人事档案在市场经济发展中作用价值日趋弱化，非行政事业单位人员对人事档案中信息的利用率较低[1]。

1.2 管理难度大

在市场经济大环境中，人员流动性不断提升，流动人口实际所在地、人事档案保存地点不一致。再加上多数企业不需要原始纸质人事档案，导致人档分离状况较为突出，增加了人事档案管理难度。

1.3 管理技术滞后

虽然当前人力资源和社会保障局引入了信息化管理手段，但是，人事档案管理仍然为传统纸质管理模式。不论是人事档案保管方式、录入方式，还是人事档案应用方式，均无法满足当前社会中民众对于人事档案的差异化需求。

2 人事档案管理的有效性提升路径

2.1 提高利用率

新时期，人事档案在个体生活、工作中均发挥着愈加突出的作用，这里的人事档案并非传统的纸质档案，而是与个人工作经历、基本信息、过往经历评价、教育经历相关的信息集成。因此，根据时代发展需求，管理者应从强化人事档案信息完整性、利用便捷性出发，对人事档案管理利用机制进行进一步完善。拓宽人事档案信息搜集、归总、梳理、分类应用的高效率手段[2]。特别是在异地人员档案信息申报过程中，应额外思考异地人员档案信息申报、应用便捷安全性，以便为人事档案利用率的提高提供依据。同时鉴于以往认识不足、关注度不足招致的人事档案管理长时间处于被动服务状态，管理者应立足基本档案信息管理，改变以往档案管理理念，最大程度开发档案信息资源，驱动人事档案利用从被动向主动、从基本管理向凸显人才成长路线的管理方向转变。比如：专业技术岗位流动情况、专业管理岗位流动情况、专业技术职务资格变化情况、岗位任职过程中的成就等。在这个基础上，针对以往人事档案管理中围绕个人开展的立卷管理问题，可以立足公共利益视角以及整个社会发展视角，注重整个团队档案的建设。比如，在开发、研究个人岗位变动、职称变化、信息采集时，可以关注行政岗、专业岗的梯队建设情况，为管理人才选拔任用、编制科学分配、优质团队建设提供充足数据参考，促使区域人才引进计划可以趋于更加科学、合理、健康的方向。

2.2 简化管理流程

依据中华人民共和国人力资源和社会保障部（以下简称人社部）在2016年颁布的《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》，人事档案管理者应在整理辖区内公共就业、人才服务机构、授权管理流动人员人事档案的机构信息（联系方式、机构名称、地址）的同时，聚焦重点群体（高校毕业生），结合本地实际情况，梳理人事档案管理服务项目并对办事流程进行进一步细化。同时以取消办理转正定级手续、行政（工资）介绍信为契机，利用服务指南的方式，对注意事项、明晰事项进行逐一梳理，并通过相关专业网站、政府官方网站、服务场所显示屏或者印制手册，向整个社会公开人事档案管理服务机构基础信息（地址、名称、联系方式）以及办事指南（流程、材料）。同时在现有支付宝、微信平台中开放更加完善的预约渠道，避免人员长时间排队等候，真正促进人事档案管理服务于民、便民、利民。比如，个人跨地区就业可以依据指南规定办理入职手续后，经微信或支付宝查询具有人事档案管理缺陷的企业或者服务机构，进行人事档案转递手续的直接办理。

此外，为了实现人事档案管理的长效规范，除跟随档案信息化水平升级基础配套设施外，还需要结合现有社会条件，简化现有的人事档案管理流程以及人事档案使用流程。从人事档案信息定期收集入手，细化人事档案信息回收、整理、归档要求，进一步夯实组织机构力量。渐进式推动人事档案管理人才专家库建设，每间隔一定时期进行区域档案管理风险分析以及专业人才调整、补充，切实发掘新时期人力资源和社会保障局人事档案管理在实践中的有效性。

2.3 更新管理技术

在服务型社会不断深入民心的背景下，以人本为核心价值观的新公共服务理论在人事档案管理中得到了广泛的应用。鉴于纸质人事档案管理无法充分保障公民知情权的弊端，新时期的人事档案管理者应立足电子化发展主旨，驱动人事档案管理模式的转型升级。即以人力资源和社会保障局为中心，针对现阶段人事档案管理状况，进行电子化工具引入、更新、优化升级，初步搭建人事档案管理科学化框架[3]。同时组织管理者学习现代化档案管理理论指导下的信息化新技术、新应用，结合实际管理工作，不断融入新的创意，以实干、专干的作风，为人事档案管理提供更加优质的服务。借鉴2018年06月04日在长沙举办的广西—湖南流动人员人事档案管理一体化服务平台数据省际联网项目经验，人力资源和社会保障局应依据人社部“互联网+人社”的有关工作部署要求，结合信息化管理、标准化操作、精细化服务的方针，建设流动人口人事档案管理网联平台，打造互联网时代新型人事档案公共服务管理系统，利用两地或多地人员人事档案“一网办通”代替两地或多地流动人员办理人事档案服务“来回跑”模式。与此同时，进一步完善区域人事档案管理统一相关操作标准及互信机制，驱动流动人员人事档案管理信息共享、远距离阅档、跨省区档案调动、证明打印异地联网办理等功能实现。充分发挥网联平台互查共享、互联互通的优良特点，实现不同级别、不同机构之间业务证明、人事档案流转、档案查询或借阅的协同服务，营造流动人员人事档案管理省级联网协同办公的新局面，奠定流动人员人事档案管理全国联网基础。

需要注意的是，在互联网+人事档案管理平台开放后，应制定更加严格的审核机制，以便在体现人事信息公开公平性的同时，保障档案相对人信息的私密安全性。

3 总结

综上所述，人事档案管理有效性的提升，涉及了创新人事档案工作形式、完善人事档案管理机制、提高人事档案管理的公开化及信息化、规范化多个方面。基于此，人事档案管理部门应立足管理现状，寻找信息化档案管理技术应用契机，将人事档案放置在“阳光下”，给予社会公众监督管理的途径，保证人事档案有效价值的充分发挥。