医院档案精细化管理实践

程 浪

（贺州市人民医院 党政办公室，广西 贺州 542899）

随着社会和人民生活水平的提高，人们对医疗服务的质量和要求越来越多，为了满足这种现状，我国不断健全和完善医疗卫生体系，为人们提供更加优质的医疗服务。档案管理作为医院管理的重要组成部分之一，提高档案管理质量不仅能够全面提升医院的服务水平，更能为医院行政管理、科研项目提供重要的支持。当前许多医院的档案管理以粗放式管理为主，由于医院领导人员和档案管理人员的不重视，管理理念和管理环节与档案管理标准存在出入，非常容易造成医院档案的丢失、损坏。医院档案中所记录的不仅是患者资料、员工资料，更有许多与医院未来发展息息相关的重要资料。因此，医院必须实施档案精细化管理。

1 医院档案精细化管理的重要性

医院的档案管理工作大多与医院的日常工作相关，因此档案管理也是医院工作人员开展工作的主要依据。由此可见，提高医院的档案管理工作质量有助于提高医疗人员的工作质量。医院档案管理工作人员的主要工作内容是通过纸张、影音等等对医院的工作日程、医疗情况、研究结果等等进行记录。近几年来，随着社会和时代的不断发展，医院的内部管理模式也在发生着重大变化，管理模式逐渐趋于理想化、经济化，在这种背景下医院的高层领导人员更应当提高对档案管理工作的重视程度。提高医院档案管理工作质量的方法多种多样，例如学习国外高效、合理的档案管理模式；开展档案管理工作人员的培训活动等等。

精细化管理是由20世纪某个国外公司所提出的。医院档案管理的精细化是指分工的精细化与服务质量的精细化，医院的精细化管理中融入了具体、明确的要求，通过精细化管理能够最大程度的提高档案管理效率和质量。医院档案的精细化管理实践是指将档案管理目标、要求分化落实到各个管理环节中，极大的提高了档案管理工作人员的执行力度[1]。对于医院来说，实现档案管理的精细化，不仅仅提高了档案管理的工作效率，更为重要的是能够帮助医院的领导人员发现管理中存在的漏洞与薄弱环节，并一一解决。这样一来可以最大程度的发挥出档案管理的作用和价值，从而推动医院整体管理水平上升。

2 医院档案精细化管理中存在的问题

1）管理人员的专业水平较低。管理人员的专业水平能够直接关系到医院档案精细化管理质量和效率。但当前的医院档案管理人员大多是调剂或改行的，因此对档案管理专业知识的掌握程度并不高，这就非常容易导致档案管理效率和质量迟迟得不到提高。随着医疗服务需求的不断增高，医疗服务水平的不断上升，住院的患者和医院每天的人流量越来越大，这就对档案管理工作造成了很大的负担。虽然档案管理工作看似简单，但其中所涉及的专业知识非常多，档案管理经验也非常必要。对于医院档案精细化管理人员来说，不仅要具备相应的专业知识和管理经验，更要具备计算机操作能力。但医院当前的现状是精细化管理人员水平参差不齐，很难有工作人员能完全胜任所有工作。另外，档案管理人员的工资不高，这个原因也会在一定程度上限制医院档案管理工作的开展和建设。2）管理制度不完善。管理制度不完善也是制约医院档案精细化管理效率提高的原因。例如医院内部经常出现归档分类错误、归档效率低、档案完整度低等问题，这些问题对后续档案的使用造成了很大影响[2]。另外，管理制度不完善造成医院档案使用效率低，在医院的管理活动和学术研究活动中，档案无法完全发挥应有的价值。3）档案管理技术落后。当前医院档案管理仍旧以传统的人工管理方式为主，也就是粗放式管理，这种管理方式不仅造成管理效率低下，更重要的是会引发档案的丢失、损坏。另外，由于医院管理人员缺乏对档案的重视，许多档案归档后长时间不对其进行更新，导致档案内容落后、陈旧，无法对医院的未来发展提供帮助。另外，档案管理部门在医院中是一个较为透明的部门，因此与其他科室和部门之间的沟通、交流较少，很容易出现档案更新不及时，当事情完成后再去收录档案时，档案的完整性会受到影响。

3 医院档案精细化管理的实践策略

1）提高对档案管理工作的重视程度。若想提高医院等精细化管理质量，首先要加强对档案管理工作的重视程度。同时，医院高层管理人员还应当加强对档案管理的财力、物力、人力等方面的支持，为档案管理的建设和发展打下坚实基础。另外，管理者还应当深入了解档案管理工作的实际情况，收集档案管理人员的工作需求，优化和改善档案管理工作中的漏洞和缺陷。2）提高医院档案管理人员的综合素质。为了更好的发挥档案管理在医院中的作用，需要不断提高医院档案管理人员的综合素质，加强档案管理团队的建设。医院可以定期培训档案管理人员，提高档案管理人员的整体水平，真正发挥管理人员的作用，具体措施有以下几种：第一，制定完善的员工培训计划，通过培训可以提高档案管理人员的专业水平，弥补非专业人员的不足。另外，医院还可以聘请专业的档案管理专家对人员进行操作培训，增加档案管理人员的工作经验，提高工作效率[3]。第二，除了专业培训，还要加强档案管理人员的思想政治教育。例如对档案管理人员进行党建培训，提高他们的思想政治水平，与此同时还要建立思想政治考核。若想提高档案管理人员对培训和考核的积极性，医院管理人员可以将考核结果与绩效相结合。增强档案管理人员的思想政治水平，有利于培养人员的责任心和道德感。第三，培训档案管理人员的计算机能力。当前社会和时代在快速发展，各种技术也在不断更新，通过培训档案管理人员可以掌握最新的计算机操作技术，这样一来，极大的提高了档案管理工作的效率，同时也增强了档案管理工作的信息化水平。3）完善医院档案管理制度。医院档案精细化管理制度是档案管理顺利开展的前提和基础。医院档案精细化管理制度要明确人员的责任和任务，既要确保能够完整的回收和装订患者入院到出院的所有档案信息，又能提高医院后勤工作的落实程度。首先，医院档案管理人员要做好档案的分类工作，这样不仅提高了档案管理工作效率，又为后续的档案查找和使用提供了便捷。其次，档案管理人员在整理、分类档案的过程中，一定要确保档案信息的准确性，按照档案管理的相关标准开展工作。最后，医院的各个档案管理工作应当落实到个人，一旦档案管理出现问题或查找不到相关资料，能有专门的负责人。另外，若医院的内部档案需要外借，必须派遣专业的档案管理人员对外借档案进行保管，防止档案丢失。4）建立信息化档案管理模式。信息技术近几年来在我国得到了飞跃发展，医院通过建立信息化档案管理模式，优化了医院档案资料的收集、存储、查询等环节，提高了档案管理的效率和质量。若想最大程度的发挥信息化档案管理模式的作用，应当开发、编制信息平台的检索工具，做好信息分类，提高各部门对医院档案资料的利用率。另外，信息化档案管理模式的建立和发展需要医院各个部门的共同支持。例如医院的一些珍贵、特殊病例，各部门之间应当加强合作，提高资源共享程度。这样一来为医院医疗服务水平的提高奠定了良好基础。

4 结语

综上所述，医院档案的精细化管理是医院发展和经营中的必备活动，对医院的未来发展有着十分重要的影响。因此，在档案管理工作开展过程中，管理人员一定要深刻意识到档案管理的重要性，并合理利用精细化管理理念提高档案管理的效率和质量。