高校档案信息化建设探究

王艳云 马小春

摘  要：随着信息技术的高速发展，各高校借助互联网技术信息化手段实现高校档案信息化建设，有效提高档案使用效率，为高校教学、办公、基建、人资、科研等工作提供高效、高速、高质量的信息化服务。山东华宇工学院开始从传统的档案管理发展为基于管理服务的档案信息化阶段。文章通过档案管理平台系统的设计与建设进行分析，最终实现传统档案管理同现代化技术有机结合，达到档案高度共享，使档案建设的目的（便于社会各方面利用）得到充分发挥。

关键词：高校档案;档案信息化;档案管理

中图分类号：G270.7;G647      文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）17-0111-03

Abstract：With the rapid development of information technology，with the help of internet technology and information technology to achieve the construction of university archives information，effectively improve the use efficiency of archives，and provide efficient，high-speed and high-quality information services for teaching，office，infrastructure，human resources，scientific research and other work in colleges and universities. Shandong Huayu University of Technology began to develop from the traditional archives management to the archives informatization stage based on management service. This paper analyzes the design and construction of archives management platform system. Finally，the traditional file management and modern technology are organically combined to achieve the purpose of high sharing of archives and convenient use of all aspects of society.

Keywords：university archives;archives informatization;archives management

0  引  言

新修訂的《中华人民共和国档案法》中提出推动信息化建设，有利于开辟档案管理现代化新路径。信息化优势在高校档案管理中凸显，档案信息化建设是档案工作发展的必然趋势，是提升高校综合水平的重要途径之一，山东华宇工学院以“全员动员、以评促建、创新发展”为工作目标，加强档案信息化建设，通过构建档案管理平台及统计数据挖掘分析，提升档案管理水平，为校领导的科学化决策提供强有力的支持。

1  档案信息化平台建设意义

1.1  提升高校档案管理水平

通过档案信息化提高我校整体的档案资料管理水平，由原始的手工作业和保存大量的纸质文件改变为集中的计算机管理。由原来的从电脑端查档案分类信息到密集架中抽取所需档案阅览，发展至电脑端全程操作完成档案借阅，使信息资源在全校范围内得以利用，并通过全院档案信息化的建设，将分布在各部门档案信息资源加以整合利用挖掘，最大限度的发挥档案信息资源的价值。

1.2  延长档案保存期限

传统纸质介质档案保存期限一般分为：10年、30年、永久，但由于受环境、湿度等诸多因素的影响，随着时间的变化，纸质档案会出现不同程度的损毁，档案信息化技术有效提高档案存储稳定性，只要有硬盘或光盘即可存储大量档案信息，受外界因素影响程度较低，延长其保存期限可达百年以上。

1.3  服务高校便于资源共享

传统纸质档案一般只有一份或几份，数量较少，并且只可在同一地点借阅，由于档案数量庞大，在查找档案时难免会出现找不到档案或相关信息，浪费了大量的人力物力。档案工作的根本目的是便于社会各方面利用，这一方面纸质档案难以体现，而电子档案能够做到远距离传输分享，无论是我校毕业生还是教职员工，在任何角落的使用者经过授权都可以访问自己所需的档案资料，一致受到查阅人的好评。

1.4  加强安全保障

档案的安全保护是档案管理工作的重要基础。档案管理系统在安全保护方面的设计也是工作的重中之重，要求要对馆藏档案数据信息即时维护、升级，系统通过软硬兼施的手段采用了三层安全防护设计，第一层采用数据加密的方式保证隐秘性;第二层采用权限控制方式控制数据输出;第三层采用水印技术与遮挡打印技术保证利用安全;从而保证数据库安全，长期保存不受损害。

2  山东华宇工学院高校档案管理平台框架设计

如图1所示，系统框架具体包括支撑层、业务层、应用层。

结合学院档案管理现状，山东华宇工学院已初步构建完成档案管理平台的设计，目前满足常规使用并在进一步完善中。档案管理平台系统设计其核心功能是“主动管理”，打破传统的“辅助管理”思维，利用基于状态驱动的智慧管理技术，让系统从辅助管理工具成为主动管理的管理者。基于软件功能、安全保障、系统运行模式等需求，结合网络环境、软硬件环境因素，经过认真研究分析，确定采用分层架构模式进行设计与开发。

系统集主动管理、智能收档、智慧检索、高效统计技术于一身，对档案信息严收细管，对知识信息精挑百炼。该系统能够实现：（1）解决传统纸质档案管理的要求。利于日常分类、整理、查借阅;（2）解决传统档案管理和信息化过渡时期的档案管理需求。山东华宇工学院前期主要通过馆藏的形式保存档案，已利用档案数字化技术全部转化后形成电子文件上传档案管理平台;（3）解决信息化发展的档案管理需求。政策法规通知发布、档案工作在线预审、多级审批等自动化管理功能。

山东华宇工学院档案管理平台主界面如图2所示。

3  档案信息化平台核心功能模块

山东华宇工学院档案管理系统是一个全新架构的系统，与传统档案管理相比，从原来的工作重复繁杂、枯燥乏味、易于出错状况，做到了从辅助管理到主动管理的蜕变。

3.1  智能收档

电子文件是无纸化发展过程中所产生的最为重要的档案资料，具有种类多、产生快、传递快、数量大的特点，如何快速有效地将电子文件归档则十分重要。智慧档案系统采用电子签章、数字签名、关键词提取、主题提取以及自动分类等技术，实现对电子文件的自动归档，让电子文件的归档工作变得更加便捷、有效。智能收档以综合档案管理平台为基础，遵循传统案卷整理和电子归档双轨制档案整理原则，系统即提供对档案案卷、卷内文件整理功能，又支持批量加入已有卷和新卷、批量修改，并自动生成档号。

学院各二级学院及行政处室均设有兼职档案员，未实现档案信息化前，每年学院集中收集上一年度档案，收集工作中会出现为减少工作量，少交或不交日常工作中形成的档案，导致收集的各部门档案质量、数量层次不齐。实现档案信息化后，工作人员积极主动去完成档案工作，不仅是为了完成岗位工作，更是为了方便以后日常工作中的档案利用，为实现档案资源共享奠定良好基础。

3.2  查阅利用

查阅利用包含档案查询、借阅信息、档案查询日志、借阅管理四部分。

档案查询是系统最常用功能，使大家在庞杂的信息集合库中，根据查询者需求在限定时间、条件下快速找到需求信息的一种方法。由于学院档案案卷、文件内容繁多，数量庞大，查询平台可提供采用浏览器/服务器（B/S）结构，以支持远程网络检索。查询检索功能在全文检索、全库检索的基础上提供跨档案库查询、高级条件组合检索、模糊检索以及在查询结果二次检索、检索条件项的定制、分类检索等功能。根据大家的不同需求，使得大家能够通过文字查找到档案目录与原文。

借阅信息、档案查询日志、借阅管理三部分，分别可以显示出高校档案室借阅规律，记录查阅者查询方式、时间等信息，有查询有记录;并能及时提醒档案管理员按时收回档案。细致的功能设计，为后期工作提供数据支撑。

3.3  综合管理

综合管理框架内包含个人设置、大事记、鉴定销毁、通知公告/常用下载五个模块。

个人设置模块考虑到教职工需求，模块内可以查看个人登录历史、修改密码，由于高校各部门档案员一般都为兼职，人员调整、流动性较大，添加设置修改个人信息功能，人员有调整及时修改，综合档案室实时掌握人员流动情况，以便后续进行业务指导服务。

大事记单独建立模块，作为编研成果可以根据年份、内容方便查找利用，大事记是三次文献开发的一种表现形式，单独设置模块可以清晰展现主要信息，帮助学校掌握发展规律、为策略决定提供科学依据。

鉴定销毁模块，这项工作一般都是高校档案工作中的难点。系统可提供按照档案存档年限分类、分件、分卷销毁并建立销毁清册，有过程、有记录依据可查，及时清查销毁能够促进档案管理工作健康发展。

通知公告/常用下载模块，对特定群体发布档案工作相关通知、文件，动态传递信息，确保了通知公告的有效性、安全性，系统内不仅可以上传外部数据也提供文件起草、管理功能，不用同时再打开办公自动化软件编辑，系统提供将档案工作常用表格、标准、规范等文件下载服务，根据特定群体需求自行下载使用，避免了四处查找、翻阅浪费时间。

3.4  高效统计

学院档案管理系统可提供灵活的统计方式和统计报表样式，通过选择需要统计的范围，如按年统计、移交统计、销毁统计等，实现统计分析及結果输出，支持报表打印和数据导出。原始的靠手工统计，存在错误计算、漏算等现象，浪费人力、物力、财力基础上，造成档案统计工作带来负面影响。通过这种对各门类档案客观科学地进行数量统计以及查询利用目的的统计，从数据中找出区别与联系，可帮助档案统计的宏观预测，方便后续分析利用，为高校决策提供数据支撑。

4  结  论

山东华宇工学院档案管理系统自2019年上半年使用以来，在日常档案管理中发挥了举足轻重的作用，档案管理工作由原来的被动服务演变为现在的主动服务，服务质量、效率明显提高，显著提高学院档案管理水平。

档案信息化系统是在档案管理标准化、规范化、科学化、信息化、统一化的需求下而产生的，在“互联网+”信息化的大背景下，利用高新信息技术，使高校档案管理运行维护方面向平台化、网络化、专业化方向发展，运用“互联网+档案信息化管理”模式，不断升级、完善传统档案管理模式，信息化的广泛应用也推动了高校智慧校园建设的步伐，也是高校实现智慧校园不可或缺的一部分。为更好地推进档案信息化管理工作，各高校更要建立系统完善的档案信息化管理制度，与此同时做好档案数据库建设和基础设施建设工作。如何发挥好档案应有作用，为高校领导决策服务，为高校创造更多的社会效益与经济效益，值得我们进一步深入研究。

参考文献：

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[2] 赵浩然，李辉.档案信息化建设研究 [J].兰台世界，2020（S1）：77-78.

[3] 王桦.档案信息化建设 [J].山西档案，2005（S1）：25-26.

[4] 赵静.高校档案信息化管理模式建设研究 [J].兰台内外，2020（4）：7-8.

作者简介：王艳云（1979—），女，汉族，山东德州人，讲师，本科，研究方向：档案管理及大学生就业指导与服务;马小春（1984—），女，汉族，山东德州人，馆员，本科，研究方向：档案管理。