关于企业实施合同精益化管理的思考

贺香利（广西新电力投资集团有限责任公司）

现代化市场经济环境下，经济合同作为企业对外开展经济活动的第一载体，合同风险成为企业各项风险的源头，合同管理成为防范化解企业重大风险的第一道屏障，也是企业依法经营、依法治企的重要体现。因此，做好经济合同签订前的各项审核、合同履约过程中的实时监督以及合同纠纷的及时处理，有效保证经济合同依法签定、依法履行、依法维权，是所有企业都必须重视的研究课题。

■ 制度打造合同全过程管理闭环圈

通常，合同管理涉及的主要流程有：合同签订的审查、合同履行中的监督、合同纠纷的处理等，通过修订合同管理制度，一是明确建立合同全过程管理，确定合同的签订、履行以合同承办部门为流转中心，实行合同承办部门负责与合同审查部门把关相结合的原则；二是借助信息化手段将合同的起草、审查、审批等流程通过统一的合同管理信息系统进行信息化管理；三是对合同全过程中涉及的各相关部门职责进行划分，并设置相关考核指标对各部门履职情况进行考核。

（一）合同全过程管理流程划分

合同全过程管理涵盖合同承办人资质管理、采购文件法律审核、合同标准文本管理、合同审查及签署管理、合同纠纷管理、合同变更、终止及解除管理、合同统计分析、合同管理评价等内容，按照合同的生命周期可分为合同签订前、签订、履行及履行后四个阶段。

合同签订前：主要是合同承办部门完成招标文件、非招标采购文件合同条款的合法性审查；调查核实合同其他各方的相关资信情况和履约能力，主要包括：营业执照及其有效性、商业信誉及近期经营业绩情况、承担该合同业务必须具备的其它资质条件等；审查对方承办人员的资格，主要是法定代表人身份证明书以及授权委托书等；通过招投标等法律法规允许的方式确定合同对方当事人。

合同签订：主要是承办部门起草合同并与对方商定合同条款内容，发起合同审查流程，相关部门根据审查职责、权限进行审查、审批，签署合同。

合同履约：合同承办部门负责履约监督，督促合同对方当事人全面、及时履行合同，法律部门组织开展履约检查，及时提出法律意见；变更或解除合同，须履行法定或约定的程序；发生合同纠纷时，合同承办部门应尽快收集相关证据，及时联合法律部门进行处理。

合同履约后管理：主要是指合同承办部门及时将相关的资料提交档案部门归档，法律部门进行合同统计分析报告，总结合同管理中存在的问题，提出解决措施或建议；并组织制定完善履约评价标准，合同履行部门在合同履行完毕后对履约情况进行评价。

（二）合同管理各部门责任

1.法律部门

作为合同的归口管理部门，负责制定合同管理制度和相关标准，审查合同条款、牵头办理合同纠纷的仲裁、诉讼等法律事务工作，参与合同纠纷的协调、处理等。

2.合同承办部门

根据工作和业务需要，负责合同立项、谈判、起草、签订、履行。具体负责内容有：签约前对合同其他各方资信调查，并审查对方是否一般纳税人；合同立项、谈判、起草、会签、履行、归档全过程负责；提供合同的订立依据；审查合同的经济性、可行性、项目合法性及价款的合理性；审查合同实质性条款是否与招标文件一致；是否存在倒签；合同纠纷处理；建立合同档案及台账，填报合同履行情况；收集保管合同相关资料；参与合同标准文本的修编等等。

3.合同审查部门

按照各部门工作重点对合同相关内容进行审查。各部门审查重点为：

财务部门：合同相关条款是否符合国家财经、税务法规以及公司财务规定；资金来源是否纳入预算；支付条款是否合规合理，金额大小写是否准确规范一致；担保事项是否符合国家及公司有关规定等内容。

招投标管理部门：合同签订依据是否合规；合同签约对象及采购范围等是否与招标或非招标采购结果一致；审查合同履行期限是否合理，是否存在倒签合同的情形等内容。

法律部门：合同条款是否完备、合法，合同风险是否可控等内容。

建设部门、科技部门等可根据专业重点对相关合同进行审查。

（三）合同分类分级管理

合同分类：按照合同标的类型，将合同分为工程合同、服务合同、买卖合同等大类，并进一步细分为若干小类。

合同分级：按照合同类别及合同金额大小将合同分为重大合同与非重大合同，重大合同必须由法定代表人进行审批签署，非重大合同根据金额授权分管领导或者部门负责人进行审批签署。

■ 信息化手段助力合同流程、合同文本标准化

（一）建设合同审批系统，提高合同审批效率

与公司办公系统集成开发合同审批系统，按照合同基本信息，合同分类与金额等自动识别、分配审批流程，实现合同审批流程化、自动化，从而减少、杜绝合同线下审批，降低合同审批过程中的倒签、手签等风险。

（二）建立合同标准文本库，防范合同法律风险

对于公司主营业务所涉及的各类合同，将必备、通用条款进行固定，仅保留部分需双方约定的内容留空，形成合同标准文本，并不断完善更新，滚动修编，建立起文本库。合同经办人在起草合同时只需选择适用的合同标准文本类别，将双方约定的内容进行填空即可，加强合同标准文本使用，可从根源上降低因合同条款不合法、内容不完备而带来的法律风险。

■ 提升合同经办人员素质，同时利用好外部各种力量

（1）提升合同经办人员素质。通过加强合同承办人、审查人的培训指导，严格落实合同承办主体责任；对签订及履行过程中反复出现同类问题的合同承办人及承办部门进行培训、通报及考核，倒逼合同审查水平提升。

（2）充分利用好公司法律顾问等各种力量，尤其是使用对方提供的合同版本，必须经过公司外部法律顾问、律师等专业人员对合同内容进行指导把关，多渠道提升合同管理水平。

■ 以关键指标考核为抓手，倒逼合同管理水平提升

（一）以关键指标为抓手，量化合同管理成效

通过合同签订及时率、合同标准文本使用率以及合同倒签率等关键指标入手，切实改变公司合同签订不及时，随意性强的状况；强化推广使用合同标准文本，弥补合同签订管理短板。

（二）强化监督考核，倒逼管理提升

不定期开展合同专项检查，并结合审计、巡视巡察发现问题，下发整改意见，以问题为导向，倒逼合同管理水平提升。加强履约问题抽查，下发履约风险提示，落实合同承办部门履约责任，规范履约行为。加强合同变更管理，重点防控合同变更法律风险。

经过一段时间的运行，公司合同管理的成果显著，合同全部实现线上流转审批，合同审批效率提高，倒签数量大大减少，由于合同标准文本的推广使用，因合同条款不完备而引发的合同纠纷数量显著减少。总体来说，公司合同精益化管理的措施是有效的，对其他企业合同管理有着一定的指导意义，但是在实际执行过程中也要注意各自的实际情况，不能完全照搬，主要应考虑以下因素的影响：一是制度贯彻程度。体系完备只是成功的前提，关键还在于人员对于制度的理解、吸收程度。二是合同标准文本的使用受制于企业在经济市场中地位和议价能力，如业主单位推广使用标准文本容易，施工单位则较为困难；大多数企业对银行贷款合同、移动通信合同、电力营销合同等无修改及议价权限。