物业公司ERP系统运行风险控制探讨

刘志平

摘要：ERP是现代企业管理质量提升的重要手段，也是从根本上改变传统企业内部控制及管理工作模式的关键环节。在众多企业争相应用ERP系统，希望能够有助于管理质量加强的同时，却也出现了许多新的问题及风险。本文以物业管理公司为例，结合ERP系统运行特点，谈谈在ERP系统运行环境下所可能产生的风险，并提出若干有利于风险防控的方法及手段，以供参考。

关键词：物业公司;ERP系统;风险防控

ERP系统是企业资源计划的简称，ERP系统的应用目的是为了提升企业资源配置的合理性，强化企业管理工作的具体质量和水平，从而促使整个企业的市场竞争综合实力明显提升。ERP系统，不仅仅是一个管理系统，它对企业管理的模式及管理观念也具有革新意义。ERP系统希望通过高效率的自动化信息处理来实现企业人力物力财力的优化组合，提速内部管理，加强企业全面运转。尤其是物业管理公司，其特点是资金密集、人员众多，涉及范围也较广，如果能够有效应用ERP系统帮助企业进行管理，必然能够实现管理品质的有效突破。但是，在具体应用活动中，ERP系统带来企业的不仅是预期的管理增效，同时也带来了许多新的问题与研究课题，需要企业管理者、经营者有效应对。

一、ERP系统新特点

ERP系统的应用，宗旨在于提升企业管理质量、效率，降低相应管理成本，实现精益化企业管理。但是，ERP系统大大区别于传统的企业管理模式，ERP系统运作更为复杂、信息化水平更高、对企业管理人员的素质要求也大大提高。ERP系统的运行，彻底改变了物业公司原有的管理流程及业务程序。在过去很长一段时间内，物业公司的各项业务开展，诸如内部管理、小区安全保卫管理、公共区域清洁维护、小区植被绿化养护、消防安全管理维护都需要经过层层管理及权限确定，这种管理模式虽然能够在一定程度上强化管理质量、有效约束人员及部门工作和维护正常管理秩序。但是，随着物业公司业务开展种类的增多、人员数量的增多以及新兴项目的不断开发，等级式管理也暴露出了自己的一些问题，如管理层人员过多、管理权限存在交叉、权责义务难以有效界定、各项管理信息及数据传递存在滞后等，这都大大制约了物业管理公司的管理水平提升。在ERP系统运行环境下，将等级式管理模式逐渐“扁平化”，减少了管理中间层的比重，降低了管理人员的数量，加快了信息传递速度，让企业决策者能够在更短的时间内获取有效信息，帮助决策的科学制定和执行。但是，ERP系统与传统管理模式的差别也就带来了一些新的管理研究重点和风险触发点，需要我们加大工作力度进行研究和应对措施研究。

二、物业公司ERP系统运行可能的风险分析

ERP系统能够帮助物业公司大大提升管理效率，但同时也带来了一些以前未曾遇到甚至未曾考虑过的新风险和新问题。具体来说，由ERP系统运行所带来的新风险主要有几个方面。

首先，管理流程新风险。扁平化的企业管理新模式能够缩短数据信息传递时间、提高信息传递的真实性和时效性，让各项管理活动都更加自动化与智能化。但是，由于扁平化管理，也容易在减少工作人员的同时出现一人兼任多职的现象，这在某些关键部门和管理环节来说，容易导致监督约束缺失，从而产生各种人为因素风险，破坏管理秩序。其次，由于ERP系统所要求的管理环境秩序性更高，要求每个环节的配合度和协作性也更强，所以，如果管理流程中出现任何疏漏或滞后，都有可能影响到整个管理系统的有序运转，这也对企业的管理规范性与精确性提出更高要求。

其次，制度不完善的风险。ERP系统不仅仅是一个独立的管理系统，要实现其管理有序，还需要进行有针对性的制度研究及推行。但是，就目前的情况来看，许多物业公司虽然在尝试ERP系统应用，却在制度建设方面缺乏系统性和针对性，尤其是在以ERP系统为核心的绩效考核和绩效评价方面，涉及甚少，这就让ERP系统难以在管理内部真正得到重视，无法打造有利于ERP系统有序运行的内部环境。

再次，缺乏有效监督约束机制。许多企业管理者在看到ERP系统运行优势的同时，着手了大规模的减员、合并管理部门，虽然减员与合并并不是完全没有益处，但想要实现减员减耗和效率提升的双重目的，就必须真正落实监督约束机制建设。尤其是需要加强内部审计及外部监督环境打造，否则，减员减耗只会给企业带来更多的管理麻烦，不仅无法发挥出ERP系统的管理优势，甚至会影响到物业公司的正常运作，造成更多运行风险。

再次，ERP系统运行依托的是高效率、自动化的管理网络，而在网络环境下开展管理活动，必然离不开网络安全及网络维护等相关问题。这不仅需要我们有网络安全管理意识，更加需要有针对性管理制度和具体细则。如果缺乏这些必要因素，各种网络安全问题、病毒、木马、恶意程序等，必然会扰乱企业的管理，而借由网络环境，给企业造成更大程度的经济损失与信誉损害。

最后，依托网络及管理系統开展的管理活动，就必须保证各种管理设备、存储设备等的安全稳定运行，所以ERP系统对于物理环境的要求也更高，要求我们从设备存放地点、管理流程、人员素质、技术能力等众多方面进行科学量化管理，避免物理因素的运行风险发生。

三、物业公司ERP系统运行风险应对措施研究

前文我们就当前物业公司的传统管理模式和ERP系统管理模式的区别进行了比较，ERP系统的优势相当明显，但同时也给我们提出了更多管理方面的要求，以及容易出现的新风险也需要我们投入更多精力和时间进行应对措施研究。笔者认为，强化物业公司ERP系统运行风险的管控，应该重视以下几个方面。

（一）树立ERP管理新观念

管理体系应用不仅仅在于程序的应用和制度的建立，更重要的是要从管理意识上明确其管理重点以及对企业管理活动健康开展所具有的积极意义。要真正把ERP系统装进脑子里，渗透与行动中。尤其是企业管理者和领导者，要深入学习ERP系统管理理论，并结合物业公司管理特点，寻找适合的管理途径和侧重点，这样才能够站在全局的高度进行统筹协调，实现内部管理环境的有效打造。

（二）加强岗位监督及部门间协调

在ERP系统运行下，在某些管理部门的人员任用方面，或许会存在一人兼任多职其效率高于一人一岗的情况，而一人兼任多岗也并不完全是不可取的岗位设置方式。但是，为了避免一人兼任多职造成的监督约束失效问题，我们应该对岗位设置分门别类的进行处理。对于基层管理活动及岗位，如清洁卫生、绿化维护等，可以进行多岗合并，提高人员工作效率，减少人员用工成本。但，对于诸如财务管理、会计出纳、收支管理等岗位，必须坚持岗位相分离原则，杜绝一人多职现象出现。并在关键岗位坚持专人专岗的同时，加强相关岗位之间的监督和约束力度，同时还可以推行定期轮岗制度，这样能够有效避免长期任职与谋职而滋生利己主义思想，还能够帮助相关岗位工作人员更加熟悉其他岗位工作流程，提升岗位间的协作性和配合度，从管理部门衔接方面提高ERP系统运行效率，避免因为反应滞后造成的管理风险。

（三）加强监督约束机制建设

在内部审计制度建设方面，要以ERP系统运行的高效、有序为工作重点，不仅要针对部门衔接、任务完成情况进行审计与考核，同时也要就管理层是否有效发挥管理作用进行监督和审计，确保管理层、执行层都能够为ERP系统健康运行做出自己的贡献。

（四）加强网络及物理环境安全管理

在网络安全管理方面，首先要针对物业公司具体业务开展情况进行安全软件的开发和应用，加强数据分类，实现高效率精确化管理。尤其是对于棚户区改建房、采煤沉陷区住房，更需要有区别有强调的进行数据安全管理，避免管理疏漏给住户、给政府造成不必要的损失和麻烦。其次，要通过有效的网络管理权限设置来杜绝越权越级操作行为的产生，避免外来入侵及内部违规人员行为造成的运行风险和经济损失。在物理环境安全管理方面，要重视机械设备存放地点的环境维护，避免自然气候变化等因素给设备造成的不安全影响。此外，还要针对设备管理的特殊要求进行专门的人员招聘和培训，确保物理层面的管理始终适应ERP系统运行要求。

参考文献：

[1]肖超平.ERP系统风险控制探究[J].中国管理信息化，2016 （1）.

[2]周韬.ERP系统风险管理研究[J].财会月刊，2015 （12）.