独立学院教学秘书“互换式”、“借调式”交流学习的工作探索

韩 苗

（南宁师范大学师园学院，广西 南宁 530226）

教学秘书是推动教学工作正常运转的助力器，是对接教务处、系部、教师、学生非常重要的纽带。教学秘书岗位工作要求细致，需要完成杂细、繁琐的工作，但是培养一位经验丰富、熟悉教学管理的秘书需要大约两到三年的时间，才能游刃有余处理各项工作内容。

一、教学秘书“互换”岗位工作

本校教学秘书之间相互交换工作岗位一学期，彼此熟悉一到两个系的工作内容、教学任务、课程设置、开课计划、实习情况、毕业生要求等工作。以备有教学秘书离岗后，熟悉业务的另一个教学秘书能“以一顶两”的暂时带一带新人，以防在短时间内找不到合适人选的的情况下也能正常的开展教学活动，办理好各项事务。特别对于一些紧急需完成的工作，若能有一位经验丰富的教学秘书来指导，工作会开展得相对顺利许多。各系教学秘书都是使用同一套教学管理系统，在操作方法上没有大的障碍，就是熟悉多一个系部的人才培养方案的特点、师资情况、学生情况、联络方式、各学期的工作安排等相关信息后，在初步掌握这些数据后，一位教学秘书可以完成本系的工作，也可以同时兼顾另一个系的工作。这样常态化的交叉工作互换岗位学习，目的是为了当岗位出现空缺时，能有同样经验的教学秘书熟悉该系的业务，可以帮忙兼顾一段时间，也可以指导顶岗实习生开展教务管理工作。总之，相比较之下，有人懂该系部的工作与完全没有人懂工作的情况要好得多，工作推进受影响的程度会小很多。

学校教务管理一般由教务处在统筹协调，与系部教学管理形成一条战线。教务处发布通知到系部，系部执行通知任务，在有效期内完成工作任务。比如，教务处发通知要求各系部需在一周内完成排课工作。某系秘书于两周前已离职，那么该系可能还没有来新人或是新人来也了还不熟悉工作流程和教务系统。如果该系承担着整个学校的公共课程，需要先安排完公共课程的排课任务，其他各系才能按时段安排。如果没有经验丰富的教学秘书来带领或指导工作，那么工作会很难推动下去。教务处、人事处临时调配人员到岗工作也需要一定时间学习，那么推进工作就慢了许多，影响行政办事的时效性。如果能在本校教务处干事、各系教学秘书交叉互换岗位工作，这样一是方便教学秘书熟悉教务管理工作，二是教务处干事也了解系部的教学管理。在对接工作时能保持畅通，也能站在双方工作的立场思考问题，能有预见性的发布通知、布置工作任务。交叉互换岗位工作，正好解决了这一痛点，为人员离岗后提升工作率效。

1、教学秘书缺位对教学工作的影响

学校从发布招聘信息到真正有教学秘书上岗，再到熟悉工作任务需要一定的时间，而这段时间往往又无人能顶上该岗位的空缺，临时找来的实习生或其他岗位工作的老师顶替工作，会使整体工作滞后，实施开展教学管理有难度，通知任务传达不到位。例如，外聘教师因事需要临时调课，顶岗人员不会操作教务管理系统帮助外聘老师调停课，通知不到学生，导致教学活动不能正常开展。教师因为没有及时对接到位，被认定为教学事故。外聘教师有意见，以后不愿意接学生的课程，学生也因教师不到位有情绪，对教学实施有影响。学校是以教学为重中之重，一切工作以教学为主线，参与的人主要是学生与教师。一旦这两项人与事不能沟通顺畅，就会影响到学校的整个教学运转。长期以往，学生的招生率、就业率等会受到一定的影响。一所学校办学水平如何，不是个单方的评估维度，而是贯穿于整个管理当中的方方面面。

2、岗位交叉互换式工作的情感交流

我们一直都在提倡“换位思考”，工作中要少一点相互抱怨、相互指责的情绪。但是，如果不经过真正的岗位实践历练，没有相同的工作感受，寻找不到共鸣点。我们就总会认为别人的岗位轻松自在，自己的岗位忙得一塌糊涂。因此做真正的“换位思考”，就要真正的换到岗位当中去学习，才配得上有真正的有体会。如果我们的独立学院也试行一下这样的真换位、真思考、真学习，那么在制定方案，发布通知，布置任务时就会更全面的考虑问题。系部教学单位、基层行政部门也能理解上级管理部门的难处。相互体谅，相互支持，工作开展起来势必会更加顺利、高效。

3、岗位交叉互换式工作对个人能力的有效提升

教学秘书岗位是最基层的教学管理岗，工作繁重、重复单一、责任重大，晋升空间又小，工作久了容易出现职业倦怠，导致人员流失率高。互换岗位工作，是学校培养综合型人才的一种方法，能很好的激发员工的能动性。分配到新的岗位工作，一般有较强的学习动力，相比长期只干同一件事会更有干劲儿，对培养教职员工横向职业能力发展有促进作用。同时，为培养综合能力较强的管理干部奠定基础。一位优秀的管理干部，通常要了解掌握多个部门的业务知识。综合能力强的管理干部才更有说服力，才能在开展管理工作中得到相关部门的认可支持。互换岗位一段时间后，可以安排一些技能业务的交流学习，一个人的学识、能力是有限的，要不断学习别人的优点、长处，才能更好的促进个人职业生涯的提升。

二、借调式工作方式，有利提高工作的积极性

借调式工作方式，上级行政管理部门向分管部门调配借用工作人员到到其他岗位进行工作一段时间。借调工作是目前行政部门关于用人使用更较多的方式。比如，教育厅因组织某项工作量较大、时间较长的项目时需要借调学校某些特殊的专业技术型人才组建团队，各司所长发挥优势，共同参与完成好项目。项目结束后，解散回到原单位。

学校各行政部门之间也可以学习借鉴这样的用人方式，在完成一些时间较长的工作项目时，临时成立小组，抽调各部门人员和教学秘书参与工作，教学秘书对学校的某项工作加深了解，以后再有类似项目时也算是有经验的人选。由于独立学院与公办学校相比较没有编制，其他待遇方面也较公办学校稍逊色一些，导致教师、行政人员流动得相对频繁。对于长期稳定师资队伍需要制定长效的用人机制与明朗的晋升制度。学校内部的借调式其实也是解决人员“一专多能”的好办法。教学秘书不单只会做教务管理的工作，也可以接触到其他部门的工作内容，待岗位空缺时可以优先从内部进行人员选聘。教学秘书可以从原来的岗位换到需要的岗位。新岗位对激发个人工作热情起到较好的作用。其他部门的教职人员，也可调到教学秘书岗位进行教务管理工作，跟岗工作三个月左右，学习到基本的工作流程，了解教务管理系统，熟悉教学计划，能够独立的开展工作。当出现有教学秘书请休产假、离职、转岗等情况时，能有已基本熟悉业务的人员对接上工作。这种人才培养方法有利于独立学院的岗位选拔、人员晋升，也可以较好的降低人员的流失率，对整个学院的长期发展有着重要作用。这项工作的推进需要整个学校的统筹安排、协调组织，特别是人事部门的认可支持。

三、换互式、借调式工作方式的可行性分析

教学秘书岗位是一个综合性的岗位，不需要非常强的专业技术支持，不受专业限制。只要学习掌握教务管理系统，熟悉行政工作的基本知识，具备教师职业的基本素质，与学校其他行政管理岗位的人员有较强的岗位黏合度，比较适合借调、互换。

本文以广西区内八所独立学院的教学秘书为调查对象，采用问卷调查法，共调查了31 位教学秘书，有效问卷27 份，问卷有效率为87%。问卷证实了;1、独立学院教学秘书的选聘制度缺少合理、有效的约束。2、独立学院教学秘书工作繁重，待遇偏低，职业晋升空间小，个人的价值较难体现。3、相应的岗位培训和继续教育机会较少，容易产生职业倦怠。4、缺乏有利的科研环境和科研氛围。

本文认为加强教学秘书队伍建设的具体措施有：1、学校层面提高认识，重视基础教学管理人员队伍建设工作。2、加快推进独立院校人事制度改革，优化教学秘书队伍。3、进一步完善绩效管理和薪酬制度。4、促进教学秘书专业化发展，提升晋升空间。5、提高岗位轮换的机率，提升学校行政教育工作者的留存发展。

结束语

随着我国高等教育改革的深化发展和国内外高等教育环境的巨大变化，受互联网、新媒体等信息的冲击，学生的视野与见识日益开阔，学校的管理要人性灵活。因此，公办院校与独立院校的生存与发展都受到双重挑战。对于高等教育，教学质量就是决定生存与发展的根源，有效提高教学质量是当前所有高校面临的一项紧迫的任务。教学质量的提高需要教学工作与管理工作的良好配合，不能片面强调一方的作用。教学活动的有效开展，有赖于教学管理者的精心安排组织。专业教师是教学活动的执行者，教学管理人员是教学活动的调配者。只有通过有效的管理，充分整合学校有限的资源，创造良好的教学环境，使教学工作有序、高效的运行，才能促进教学改革和创新，从而达到提高教学质量的目的。因此，加强独立学院教学秘书队伍人才培养，是加强教学管理的根本源头。加强教学管理，提高教学质量，离不开一支拥有丰富的管理知识与技能的教学秘书队伍。