计算机技术在办公自动化中的应用分析

尚红

摘要：随着我国计算机技术的不断发展，在办公自动化方面得到了广泛的应用，促进了办公自动化的发展。办公自动化是以计算机技术为基础，旨在解决日常办公中重复、繁杂的一些事物，从而达到提高工作效率与工作质量的目的。传统的办公作业模式已经不能满足现代的需求，高质量、高效率的自動化办公受到了广大办公职员的青睐，本文主要对办公自动化的优势，以及计算机在自动化办公中的应用，以供同行专家参考。

关键词：计算机技术;办公自动化;应用分析

引言

在人们的日常生活工作中计算机已成为必不可缺的一种办公设备，并且随着我国在计算领域的不断发展，计算机技术已经应用到各行各业。自动化办公技术是以计算机技术为基础，计算机技术可为日常办公提供各种丰富的功能，同时还能帮人们实现资源分享、协同办公、检索分析以及资源储存等，从而使办公变得更加便利。对企业而言，现代自动化办公技术可提高办公效率与质量，同时还能够节约资源，降低企业日常办公成本，能够为企业的发展提供良好的支撑。

1.计算机技术在办公自动化中的重要性

随着信息时代的来临，各行各业都在迎合时代的发展，不断发展完善自身。对于办公而言，将计算机技术运用到办公自动化中，促进办公的效率与质量，为企业的发展提供坚实的后盾。办公自动化是指将计算机技术应用到企业的日常办公中，通过先进的计算机技术，从而使办公过程中信息传递、储存、分析等方面更加便利，同时革除一些重复、繁杂等浪费人力物力的事务;与传统的办公模式相比，能够简化文件审批、会议沟通、协同办公等办公程序，是企业的办公更加高效、快捷、严密，从而提高企业的办公质量;能够使企业的内部资源得到充分的共享，优化办公环境与办公模式，使企业办公向现代化办公方向发展，良好的办公模式不仅能够提高企业在市场中的竞争力，而且有利于企业长久健康发展。

2.计算机技术在办公自动化中应用的优点分析

相较于传统的办公方式，现代化的自动化办公具有高效率、低成本、信息安全以及改善办公环境等多方面的优势，下面对上述的优点进行详细分析：

2.1显著提高办公效率

计算机技术在日常办公中的应用，能够显著提高办公效率。通常在日常办公中，有大量的文字材料、数据信息等文件需要收集、整理、分析以及归类，应用计算机技术能够显著提高上述工作的工作效率，而且还能够有效降低办公室人员的体力劳动，通过网络可以完成文件的传递、打印、审批以及储存等工作;通过数据处理软件对数据进行有效处理，不仅高效而且准确性高，可有效避免人为的工作失误。日常办公的材料可通过计算机进行加密保存，这样不仅保障了企业信息的安全，而且还便于员工对信息的查阅，通过计算机网络可以随时上传各种指导性文件，使员工第一时间收到相应的通知。同时还可以利用计算机网络技术开展技术研讨会，增加不同部门之间的沟通，从而提高企业整体的办公质量与效率。

2.2降低企业办公成本

计算机技术在办公自动化中的应用，可使办公使用率显著降低，有助于无纸化办公的实现。无纸化办公可借助计算机网络技术实现对所需信息的在线查询、审阅以及审批等，这种办公模式不仅更加清晰明确，而且还避免了责职不清、互相推诿的现象发生，同时还使显著提高了办公效率。无纸化办公使企业节约了纸张、文具等办公用品的费用，同时也减少了打印机、复印机等设备的检修，使企业的日常办公费用支出显著降低，提高了企业的经济效益。

2.3增加企业信息安全性

计算机技术在办公自动化中的应用能够提高企业信息的安全性，在利用计算机网络进行数据信息传递时，通过加密可防止信息的泄露;此外，利用计算机技术将公司的一些资料、信息进行储存，可有效避免纸质材料因时间或其他原因造成的损坏;通过计算机技术进行办公，能够对工作人员的办公过程进行详细的记录，从而可以有效避免内部人员对信息的进行泄露的问题;企业可以根据资料信息的重要程度进行权限设置，办公人员可以在进行普通的办公，非常重要的资料进行权限设置;利用计算机技术建立信息数据库，保留所有人的访问以及修改记录，从而便于越后期的检索与查询，让所有的信息都做到有迹可循;通过计算机技术可以设置安全钥匙，在公司内网和系统设置密码登录，所有办公人员需要登录各自的办公账号密码，才能进入系统进行操作，从而保证企业信息的安全性。

3.计算机技术在现代企业办公自动化中应用分析

计算机技术在现代办公自动化中的应用主要体现在文字及数据的处理、图文资料处理、远程信息交流以及办公流程优化这四方面，下面对上述的四方面进行详细分析：

3.1文字及数据资料的处理

现代的办公过程中会涉及大量的文字及数据的处理，传统的办公模式已经不能满足现代的工作需求，通过计算机技术可以高效的完成对文字及数据的处理工作。在现代的办公环境中，常见的OFFICE办公软件能够显著提高办公人员的工作效率，其中Word可完成对大部分文字的处理工作，Excel文件可以对数据进行处理，通过这类办公软件可使员工高效的完成对文字编辑、排版、收集、整理等工作，与传统的人工抄写，减少了大量的体力劳动;此外，使用Excel软件能够对数据进行计算、统计、分析，该软件中具有函数编辑功能，从而使整个数据处理工作更加高效率，并且降低了错误发生的概率。

3.2图文资料处理

在现代的日常办公中，图文资料处理是不可避免的，并且图文资料在日常工作中所占的比例呈现出上升的趋势，由于行业不同在这方面的应用也不尽相同。例如，对于设计类行业而言，在进行图文处理时能够利用各种图形辅助软件，常见的图形制作软件有Auto CAD、Photoshop、Pro/E等，这一类的软件可以帮助设计人员直接在电脑上进行绘图，并且整个绘图过程十分高效，与传统的绘图相比，不仅使绘图过程更加便捷，而且还节省了绘图时间。此外，通过计算机绘制的图，还可以进行填色，从而使整个图形更加形象，这主要是利用计算机技术的渲染功能。此外，通过计算机制图还能够绘制三维的图形，三维立体效果的图形能更加直观的显示出实际工程的效果，使工作质量与工作效率得到显著提高。

3.3远程信息交流方法

现代的社会对信息交流越来越看重，及时的信息交流对于问题的解决是极其重要的，在企业的自動化办公中应用远程技术进行信息交流越来越普遍。利用自动化办公中的视频会议进行办公，有效的解决了远程办公的的问题，对问题的研讨、审批等业务能够得到及时的反馈与处理，借助计算机网络技术，可以实现面对面的研讨、交流，以及各种数据文件的远程分享，从而使远程办公更加便捷，这不仅降低了办公人员的出差劳顿的问题，而且还节省了各种现场会议布置的费用。远程信息交流节省了大量的时间，提高了工作效率，对于现代社会而言，远程办公是一种必不可少的办公模式。

3.4优化办公流程

传统的办公模式比较繁琐，例如对于文件的批复，需要一步一步的找上一级领导签字确认，假若领导出差，则就会使审批时间被延长，并且整个文件的审批时间比较长，而自动化办公模式中的协同办公就非常便利，办公人员只需要在协同网上发起申请，上一级单位则会在协同网上收到申请，即使当时在外出差也可通过VPN登录协同网查看需要审批的信息，从而保证了信息批复的及时性，这不仅缩短了审批时间，而且还节省了工作人员不必要的来回奔跑时间。

4.计算机技术在办公自动化中存在的问题

4.1现代办公人员计算机水平问题

现代的办公自动化中对计算机的依赖比较大，这也就要求办公人员应当具有较强的计算机水平。从现阶段来看，部分办公室工作人员计算机能力有待提高，一旦出现问题不知如何解决。因此，对于存在的这种现象企业应当积极组织办公人员进行计算机水平培训，通过定期安排员工进行专业培训并考核，设立明确的奖罚制度，从而不断提高现有员工的计算机水平。

结束语

综上所述，随着现代信息社会的发展，传统的办公模式已经不能满足现代的办公需求。计算机技术在办公自动化的应用越来越广泛，主要在信息检索、文件数据处理、资料分享以及远程信息交流等多方面具有巨大的优势;此外，计算机相关的技术服务内容十分丰富，并且具有强大的实用功能，简单易学、使用方便，能够为企业办公自动化提供强有力的技术支持。

参考文献

[1] 周婧. 计算机技术在办公自动化中的应用分析[J]. 电脑迷， 2018， 000（016）：38.

[2] 马月生. 计算机技术在办公自动化中的应用[J]. 现代工业经济和信息化， 2018， v.8;No.160（04）：75-76.

[3] 李莉， 王灿灿. 计算机技术在办公自动化中的应用分析[J]. 装饰装修天地， 2019， 000（005）：138.

[4] 吴靖宁. 计算机技术在办公自动化中的应用[J]. 科学与财富， 2020， 000（003）：81.

[5] 王爱霞. 计算机技术在办公自动化中的应用[J]. 数字化用户， 2019， 025（025）：132.