医学研究所科研档案管理创新策略分析

陈桂月 王瑾

随着经济社会生活水平不断提高，医学研究开展的也越来越多，医学研究所在不同阶段发展中会产生大量的科研资料，这些科研资料反映了医学研究所的科研水平，做好科研档案的管理可以方便科研人员对于资料的随时调取，对于过去的研究方法进行论证和借鉴，提高科研医疗水平。当前医学研究所在科研档案的管理现状不容乐观，医学资料管理过于分散、集中性差，档案管理信息化水平不高，在资料查找和利用中对于不能及时发现有价值资料，影响了科研水平提升。因此，医学研究所应该重视科研档案管理的创新性，建立专门的档案管理部门，保证医学科研档案的安全性、整体性和有效性。本文结合医学科研档案特点以及当前管理问题，提出科研档案管理策略，希望对医学研究所的发展提供帮助。

1 医学研究所科研档案的特点

医学研究所从事的主要工作是医疗技术的研发，临床技术的论证实验等工作，由于医疗技术不断创新，在研发过程中自然而然就会产生大量科研资料，医学科研档案管理工作有自己的一些特点，对其进行总结主要包括以下几点[1]。

1.1 科研档案形成周期长、专业性突出

医学研究所的科研工作比较复杂，一项科研任务往往需要几个月甚至几年的时间，周期比较长，而且在研发过程中使用到的材料多、研究领域范围广、覆盖面比较深。此外，医学科研档案最突出的特点就是专业性很强，课题组在档案管理中需要分科进行档案的管理，设置相应的编号对号入座，防止档案资料的丢失，医学档案分类明晰、归类方法简便化能提高档案的管理效率，在进行分类时要保证各个学科的独立性，保证专题的完整性。

1.2 学科综合性较强、项目涉及主体多

医学研究所的工作特点就决定了涉及到的学科会很多，与其他单位的合作性项目会比较复杂，大量的创新性的科技技术不断应用在医学研究领域，在档案管理中不能因为技术的创新，而对之前的科研成果资料进行丢弃[2]。因此，从医学档案的特点来看，档案中涉及到的内容多、复杂、技术应用类型多等，决定了研究所科研档案管理是一项比较重要的工作，必须对其进行良好的创新。

2 医学研究所科研档案管理中存在的问题

医学研究所在发展过程中目前存在的问题还是较多的，研究所管理人员普遍存在重研发轻管理的现象，对于科研档案管理工作的重视度不够，投入的人力和物力都不是很足[3]。在档案管理中经常出现的问题就是对于档案的整理混乱，存在资料不全和归类不明等问题，这些情况的出现使得在档案后期管理困难重重，目前研究所科研档案管理主要存在以下问题。

2.1 医学科研档案比较分散，集中性较差

医学科研是一个循序渐进的过程，从课题的立项到后期的项目交付需要经历长时间的研发，在这些过程中会产生各种材料，这些原始材料的保管非常重要，有很多重要的基础数据，这些资料往往存在于不同的部门之中，比如实验基础数据存在于实验中心、项目材料撰写资料往往保存于科研者电脑中。但是，我国很多医学研究所对于这些资料没有进行有效的收集和整理，科研资料仍分散在各个部门自己的系统中，资料流失严重[4]。

2.2 医学科研资料保存时间过长

在长期的医学科研过程中，医学资料的保存时间也会较长，在保存过程中会继续产生各种其他资料，这样有可能就会造成很多重复的材料保存，一些价值意义不强的材料长期存在于档案中，在后期进行资料的查找时，同一个关键词输入会出现大量的材料，让科研工作者不知道如何进行甄别，科研工作由于档案管理不善导致中途停止。

2.3 真实性、客观性以及可靠性差

医学研究所在科研档案的管理中存在档案资料真实性和客观性不强，数据可靠性较差等问题，突出表现在以下几个方面：（1）原始资料保存不够规范和严谨，科研背景资料介绍不够详细；科研数据的记载不准确，很多重要数据遗漏，很多技术细节交代不清楚，重点内容没有进行突出，医疗技术说明时大都是科研者的主观意见，数据的修改现象较多，不同形式载体的实验结果保存不够全面。（2）科研文件的分类不明晰。常见的就是材料内容分类不全，立卷的方式不够标准化，档案不科学、不合理和不规范内容较多，导致科研工作者对于文献的参考价值不高[5]。

2.4 科研档案管理信息化水平不高

当前互联网技术发展迅猛，电子信息技术应用在多个学科中，但是医学研究所在科研档案的信息化方面做的不够到位。科研档案的管理还是采用手工和电脑录入结合的方式，达不到大面积数字化的需要，信息技术的真正发挥受到很大的限制。研究所对于档案管理人员的培训做的同样不到位，很多人对于档案管理制度、档案法律规范以及档案基础了解不足，工作效率不高[6]。

3 医学研究所科研档案管理创新策略

3.1 建立科研档案集中统一、分级管理制度

鉴于医学研究所档案管理的重要性，研究所应该建立科研档案专门档案室，配备专门的档案员，档案室在所长的统一领导下，开展档案业务工作，研究所的其他部门要协助科研档案室完成档案的管理工作[7]。研究所要贯彻执行国家有关答案管理的法规和条款，制定适合本所的档案管理细则，做好档案的收集、整理和分类工作。积累和保存本单位重要有价值的科研档案，要保证档案的安全性和完整性，加强对于档案管理的监控，杜绝档案信息的泄露。

3.2 做好科研项目的档案管理

医学研究所相关部门要发挥行政监督的作用，严格把控医学项目的检定验收、成果上报等关口。在进行项目鉴定验收、申报成果前，应该由业务主管部门与档案室档案员对形成的各种材料进行审核，在鉴定完成后签署意见并加盖不同科室的公章，凡是出现项目材料不完整、客观数据失真等情况，不能给予验收和存档。在医学科研项目获奖后，项目负责人可以将申报材料、获奖证书等讲给研究所内的科研处，通过科研处负责将档案进行归档[8]。为了提高档案管理的效率，可以将档案管理质量、效率等纳入个人的工作职责中，将档案管理作为职工年终考评、聘任以及晋升职称的重要依据，对于因为工作疏忽导致的答案丢失情况，可以取消年终的评优，情节严重者评定为年终考评不合格。

3.3 做好科研档案立卷归档工作

医学研究所在对各种不同载体文件材料的立卷归档中，应当适当保证文件的自然形成规律以及文件材料之间的联系性，兼顾到文件保存价值，以能真实反映科研工作者的科研过程、方便查找运用为原则[9]。要适当增加医学研究所内部课题组的立卷归档范围，按照立卷要求进行立卷整理，及时进行归档，档案室应该加强立卷归档的指导工作，让立卷归档制度化，真实的做好档案管理的前期工作。同时研究所要要对档案文件进行适当的区分，按照文件保管期限将其分为永久、长期和短期三类[10]。凡是国家重大的医学科研项目，对于国家医学进步有长远利用价值的文件应当列为永久管理档案；凡是省部级科研文件，反映所内重要职能活动，对于本所和医学长期利用有价值档案，应当归为长期管理档案，保存期限至少十六年；凡是市级或者所内自己的科研项目，在短期内对于医学研究有价值的档案，应当进行短期管理，保管期在十五年以下。

3.4 做好档案文件的保管和利用

医学科研档案的利用价值极高，需要配备专用库房进行保管，配备防盗、防潮、防高温等设施[11]。档案室对档案要进行科学的分类，按照编号进行排列，方便查找，保管期限已满的档案应当会同有关部门和专家组织鉴定，提出销毁或者延长保存的意见。在销毁过期和利用价值不高档案时，要至少有两人监督，批准人和销毁人在责任书上签字确定。同时要完善电子科研档案保管力度，实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。通过计算机磁盘等设备实现对档案扫描件的管理，与纸质档案相对应。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，方便科研人员的调取和利用[12]。

3.5 严格规范管理制度，保证档案质量

科研档案的质量高低，对于指导科研人员科研工作帮助会很大。在科研档案管理中要纳入科学的管理方法，档案管理与课题管理、计划管理以及成果管理等紧密结合，实施同步的管理，保证档案材料的完整和有效性。同时对于各种不同档案进行分类管理，档案室要适当开展档案的提供利用工作。医学研究院要划定具体人员工作职责，检查和归档各科研项目或课题组的科技文档材料，及时对其进行归类管理。