浅谈医院行政档案与行政部门管理职能

李正莹

随着时代向前不断发展，我国正处于各行各业都高速发展的关键时期，同样的医疗卫生行业也在发展进步。医疗服务如何保证跟上时代的脚步，充分发挥行政管理工作的职能，就成了当前医疗行业的重点关注内容。医院行政管理中，档案管理是非常重要的组成部分。医院如果想要实现稳定的发展，那么档案这类信息资源是不可或缺的，必须在实际工作中落实行政部门的管理职能，提升医院的整体管理水平[1]。目前我国正在大力推进信息技术的发展进步，档案管理正在逐渐实现信息化的管理方式，想保证档案管理顺利从实际文件管理转变成电子管理方式，相关部门必须加强管理，尤其是医院的档案管理。医院的档案中包含着整个医院发展过程中的所有资料，对于医院的重要性不言而喻，必须加强重视。

1 医院行政档案管理的重要性和必要性

医院的行政档案包括多方面的内容，涉及范围相对较广，不仅仅记录着医疗资料，同时也承载着医院的文化[2]。医院加强行政档案管理能够帮助医院传播文化，例如医院中的病历管理，能够记录所有的医疗数据，不仅仅能够记录医院的信息，同时也能为科研工作提供参考借鉴。完整有效的病历资料能够帮助患者提供更科学的治疗方案参考，医生也能够总结后续经验，为日后的工作打下更牢固的基础。

行政档案管理对于医院的日常工作开展是必须的，例如人事档案就是人事队伍的管理基础，也是医院调整人事工作的信息参考。如果人事档案存在问题，那么医院的人力资源会受到严重影响。

医院的整个发展过程都会由行政档案记录下来，所以档案的历史价值也很高，负责着医院传承精神文化的任务。医院发展过程中，档案的数据还能够帮助医院作出发展的决策，提升社会效益，保证各项工作顺利进行。

2 医院行政档案管理的原则

行政档案，指的是医院在进行行政或党群活动中产生的具有保存价值的文字、视频、音频、图像、表格等材料。行政档案管理必须集中进行，确保其安全完整，能够在日后调出使用，不能由个人自己保管，必须由医院统一保管[3]。医院应该安排专门的部门和人员负责行政档案管理，医院其他工作人员需要协助档案管理部门工作，实现现代化的档案管理。

3 医院行政档案与行政部门的管理职能

3.1 行政文件材料归档

形成和积累。医院在年初的时候会对各个职能部门布置工作，同时布置行政文件材料的积累任务。专门负责档案管理的部门和人员负责将积累到的文件材料整理起来[4]。归档的材料要保证完整性，如果有字迹模糊的情况必须重新复制。医院各个部门产生的材料都需要自留一份，送到档案部门一份。

整理。档案部门接收到其他部门送来的文件材料以后，需要按照下列步骤进行整理：装订，按照文件的实际情况进行装订，正本、正文、原件、转发文在前，定稿、附件、复制件、被转发文在后，如果来文和复文是一个文件，需要将复文放在前方[5]；分类，归档文件分类需要按照保管的期限区分，每年分为一类，随后再继续分成党群类或行政类；排列，文件排列应当参考分类方案进行排列，同时参考档案的重要程度和时间；编号，归档的文件需要按照顺序编号，文件首页的空白位置填写编号相关内容；编目，文件编号完成以后，根据文件的分类和科室情况进行目录编制；装盒，文件按照科室顺序装入到档案盒中，填写好封面和盒脊内容，统一使用省档案局提供的纸盒；备考表，档案盒中除了需要装好文件以外，还需要填写备考表装入其中，说明文件的变化情况[6]。

归档时间。行政文件通常在次年的2 ～3 月进行初步整理后送到档案部门，进行进一步的整理和归档。

归档范围文件材料。能够反映出医院发展过程中的历史记录和党政部门职能的材料。材料包括行政、团委、工会、党务四个主要方面的内容。医院的工作活动中，如果材料能够证明国家、集体、公民个人权益，那么就是具有价值的材料，应当归档。医院贯彻落实上级机关的文件材料，下级机关递送的关键材料，具有参考价值的材料，同样需要归档。

不属于归档范围文件材料。上级机关发布的仅供参阅类型的文件、未定稿文件，不需要归档处理；医院已经备份的材料，没有参考价值的材料，临时性的材料，一般性的材料多次修改记录，不需要特别保存的材料，不需要办理的电话记录和来信，不需要归档处理；下级机关参阅的文件，抄报文件，同级机关不需办理的文件材料等也不需要归档处理。

归档制度。文件归档要求日常工作中必须严格进行文件和材料的分发，处理结束以后立刻归档。需要归档的文件要仔细检查，确定清晰无误以后收集起来，如果发现有圆珠笔字迹、字迹不清等情况，应该重新抄写。各个科室进行培训、体检、医疗服务等业务活动中的材料都是需要归档处理的，必须安排科室中的档案负责人员进行严格收集整理，及时上交。医院的档案管理负责人需要按照规范要求进行管理，保管期限一般设定为永久和定期两种形式，定期时间可以设定为10 年和30 年[7]。

3.2 行政档案保密和保管制定

档案需要保证保密，参考国家制定的保密条例，医院可以制定档案保密制度。负责档案的工作人员不能将档案相关的信息随意泄露，不能将档案相关的内容记录在其他工具上。任何人都不能未经允许将档案从档案室中调出，如果需要查阅档案或是调整档案留存方式，必须严格遵照相关的规定和制度操作。档案复制、销毁、转移都必须严格遵照规定进行，领导人批准以后才能执行任务。如果档案管理员需要调职，那么必须将交接手续认真办理。

档案库的档案管理需要保证安全、科学、完整，排列尽量整齐，编码尽量醒目。库房需要注意防火防盗、防水防潮、防光防尘，严禁烟火，负责人员下班的时候要保证门窗关闭。为了保证档案库的空气流通，需要定期通风去湿。除了管理人员以外，其他人员不能擅入档案室[8]。每年对档案库中的材料进行一次清点，一旦发现丢失或是虫蛀之类的问题，要马上上报处理。

4 医院行政档案管理的改进策略

4.1 健全管理制度

医院的行政档案管理需要建立起完善的管理制度，医院的日常工作中，医疗服务对于档案管理有着重要的影响[9]，所以档案管理过程中需要对医疗服务相关的内容持续关注，进行适时整理和记录。医院应当参考本单位的实际情况以及国家规定规范制定符合实际情况的档案管理制度，将负责人员集中到一起进行培训。档案管理人员日常工作中必须随时了解实时动态，掌握其他科室的工作流程，尤其是突发医疗事件，更要及时了解和记录。

4.2 创新管理模式

目前我国的医院进行行政档案管理，重心主要是在人力资源管理方面，但是在实际工作中，通常会产生大量的资源消耗，尤其是纸[10]。随着科技的不断发展进步，我国多个领域都在引进先进的信息技术，档案管理同样如此。医院应当顺应时代的发展需求引进先进的管理技术和设备，推广信息化行政档案管理。档案管理信息化要求医院必须对电子文件的收集和整理严加关注，保证电子文件真实有效，对比纸质文件的不同之处，采取合适的保管方式进行保管。

4.3 强化服务意识

医院的作用就是为整个社会提供医疗服务，行政档案管理是医院的重要工作，也是为医院提供的服务[11]。医院方面需要对服务意识加深关注，定期组织思想政治教育，对整个医疗工作群体成员进行档案管理相关知识的教育，提升档案管理人员的工作水平。档案管理人员需要提升自身的管理意识，实现自己岗位价值的最大化，统一管理档案，提升管理效率。

4.4 加强人员培养

行政档案管理的负责人员是最终落实工作的关键，因为管理方面不可能完美无缺，所以工作人员面临着较严峻的挑战，必须提升自身的专业能力和综合素质。所以，医院方面一方面需要聘请具有较高水平的管理人才，另一方面则要对现有的管理人员进行培训，鼓励其积极参与活动，完善职业道德，提升业务水平。此外，医院的档案管理需要坚持以人为本的管理观念[12]，对于管理人员的想法多加关注，若是发现工作人员工作不积极，应该及时找出存在的问题并解决。最后，医院方面可以针对档案管理召开会议，吸收多个领域的宝贵意见，完善管理制度，提升工作人员的工作主动性。医院方面同时可以为档案管理人员提供适当的工资福利，提升工作人员的工作积极性，保证档案管理工作顺利开展。

综上所述，行政档案在一家医院中有着非常重要的意义，本单位应该针对档案的开发利用、编辑检索加强管理，行政人员要不断学习先进的专业知识，提升自身的综合素质，最后落实信息化的档案管理，进而为医院的发展提供确实可靠的参考依据，提升医院的综合水平。