建立现代医院合同管理模式关键问题与实施路径分析

■ 刘 蕊 秦环龙 包桂丽 张煜婷 殷 钧 倪文轩 刘文豪 周丹青 于学靖

1 建立现代医院合同管理模式的背景

现代医院必须要有现代化的治理体系和管理能力，其中内部运行机制的系统化设计和体系建设是中国特色医院现代化制度建设的重要内容[1-2]。上海市某三甲医院作为公立医院现代医院管理制度试点单位之一，积极探索现代医院管理制度的构建与落实工作，将现代医院管理理念深入到医院各项工作中。其中，合同管理是医院经济运营下现代医院管理的核心内容之一。合同管理不再是简单的要约、承诺，而是全过程、全方位、科学的管理，因此构建现代医院合同管理模式是落实现代医院管理制度不可或缺的一部分[3]。

2 我国公立医院当前合同管理存在的关键问题分析

课题组通过文献研究和关键知情人访谈发现，公立医院合同管理存在诸多问题，可以归纳为以下3个方面。

2.1 制度方面存在的问题

2.1.1 合同制度不完善不健全。公立医院在改革、管理和发展过程中已逐步建立起一套完善的内部制度，从而提升了医院的管理效能[4]。但在研究中发现，国家层面没有公立医院合同管理的具体标准，公立医院内部管理制度中也存在着合同管理制度陈旧和缺失现象。这就导致了操作层面“无法可依、无章可循”，也缺少从签订到履行再到监管全过程监控的制度保障[5]。

2.1.2 缺乏统一的合同文本。合同文本既是合同双方权利、义务的载体，又是合同履行及合同纠纷解决的依据，承载着合同的谈判结果、履行效果和合同的目的。合同文本的不规范将导致合同存在风险，并给医院带来巨大损失。医院合同涉及多个科室，各科室又涉及不同种类的合同，导致合同文本没有统一性。如医院科研处就涉及实验动物、技术服务、设备、媒体宣传、会务服务等多种合同[6]，因没有统一合同格式，而导致合同管理比较混乱。

2.2 人员方面存在的问题

2.2.1 医院缺少合同管理的专业人才。医院的合同管理多由其他职能部门兼顾管理。当合同管理出现问题或发生合同纠纷时，医院通过临时聘请律师来进行处理，而外聘人员对医院的情况不熟悉，对医院各种涉及经济的流程运行规律以及流程中的风险防控点认识不足和把握不够，势必存在着风险。这种合同管理模式由于缺乏专业的部门集中管理，从而导致合同管理缺乏系统化和专业性，导致合同管理存在较大风险和隐患。

2.2.2 各科室负责合同的人员不是法律专业。非法律专业人员对合同管理意识淡薄，使合同执行过程不够细致，如订立合同时对方资质的审核、合同履行的监管等不到位，都会成为隐患。

2.3 操作方面存在的问题

2.3.1 缺乏统一的合同管理部门。医院合同管理分散在医院的多个职能部门，没有统一的归口部门，所以在执行过程中容易产生分歧，也不能系统地管理合同。这些因素导致合同管理虽然保证了形式的专业性，却无法从实质上保障合同的签署效果和对合同进行系统化管理。

2.3.2 合同管理操作流程不规范。合同会签进程、付款进度等难以控制，由于合同会签参与的部门及人数较多，一份合同签订往往需要消耗很长时间，而且难以追踪具体已签至哪个部门，需要逐个部门进行联系，付款签字流程需要长时间签字流转，效率低且流程监管困难。

3 公立医院建立现代医院合同管理模式实施路径

3.1 完善合同管理制度，从根本上控制风险

规范管理，制度先行。通过建立合同管理制度，提高医院的合同管理水平、降低医院风险，从而实现精细化管理的目的。医院合同审批管理涉及多个部门，在合同审批中合理设置相应的流程能够保护医院的合法利益，降低医院成本，保证医院各项经济活动高效运作[7]。以上海市某三甲医院为例，医院法务部门根据《中华人民共和国合同法》《卫生部关于进一步加强经济合同管理工作的通知》等国家相关法律法规以及医院的内部管理制度，从医院实际出发，建立了一套适合自身运行的《XX医院合同管理制度》。该制度规范了医院合同管理中各部门、岗位的职责，规范了医院合同全生命周期流程。通过完善医院合同风险管理体系，降低合同风险，通过明确信息化审批流程制度，实现合同的系统化、全过程管理，减少医院各管理部门之间工作的相互重叠甚至冲突。

3.2 设置合同管理部门，保障合同管理的专业性

合同管理是一项专业性较强的工作，要求相关管理人员具备扎实的专业知识和解决实际问题的能力。医院通过在医院设置2名专业法务人员，并在各相关职能科室设置兼职合同管理员的方式实现合同的系统性管理。医院法务部门定期对科室和医院员工进行合同方面的专业培训，鼓励各部门合同兼职管理人员踊跃参加不同形式的合同管理学习与培训，从而保证合同管理人员的专业性，并最终实现合同管理的专业性。

3.3 制定合同规范文本，保障合同签订质量

总会计师牵头对医院现有合同模板进行梳理和分类，制定并完成符合医院实情的合同模板，保障医院经济业务顺利进行。通过合同条款的事先约定，可以最大限度地保障医院的合法权益。同时，推行使用合同规范文本，还可以避免重复拟定合同，方便合同各审批部门的审核，缩短合同的流转周期，提升签订合同的质量，从而实现医院合同管理的规范化。

3.4 注重授权委托和印章管理，保证合同有效安全

为确保医院合同合法、有效，医院应加强委托授权管理。医院对外签订的各类合同应当经医院法定代表人签字并加盖医院公章。合同由其他人代为签章的，应当经法定代表人委托授权；委托书的内容应当具体、明确，约定授权范围、代理权限、办理条件、有效期等。

做好合同印章管理。医院合同申请需加盖公章、法人章和合同专用章，所以合同必须经过各审批部门和院领导审批同意方可盖章。医院所有合同均需由归口部门上传至OA审批系统，经各部门审批完成后，持已经审批完毕的合同OA审批单到合同管理部门，由该部门盖章、留档并做好登记。

3.5 推进合同管理的信息化，实现合同全程监管

合同管理不等同于对合同文本的管理，也不仅限于对合同签订的审核，而是对合同全过程、全周期的管理和审核。医院通过将制度表单化、表单信息化的手段，设计了一套系统、规范的合同审批信息系统，将合同管理流程固化到信息系统中，实现对业务流程的“硬约束”，从而做到对合同全过程、全方位的信息化管理、标准化管理和实时全程监控，并最终达到对合同生命周期中各环节风险防控的目的。

3.6 加强合同纠纷处理，明确纠纷处理原则

精细化合同管理可以最大限度地减少和避免合同风险与纠纷，但是合同纠纷并不能通过精细化管理而彻底免除。因此，医院还应当建立完善的合同纠纷处理机制，明确合同纠纷的处理原则、负责机构和纠纷处理的基本程序等。出现合同纠纷后，首先由合同各方协商解决，协商无法达成统一意见的，医院合同经办部门及时收集整理相关证据材料，及时通过仲裁或诉讼程序进行解决。

3.7 留存合同资料，做好合同档案管理

医院合同签订并履行后，合同承办部门应将已经审批完成的合同报至合同管理部门或档案管理部门备案，同时将已签字盖章的合同扫描上传至合同OA系统存档。医院合同管理部门将书面合同和电子合同同时留档，并在年终整理后将合同档案一并归入医院档案室按档案保管期限进行统一管理。